Hướng dẫn thủ tục thay đổi thông tin (TB04/AC) hoặc hủy số hóa đơn (TB03/AC) khi đã được Thuế duyệt sử dụng

Trong suốt thời gian hoạt động sẽ có trường hợp Công ty thay đổi thông tin (địa chỉ, đổi tên công ty, Logo công ty ….). và tất nhiên khi Công ty bạn có những sự thay đổi đó thì Hóa đơn mà bạn sử dụng cũng sẽ thay đổi. Vậy thủ tục để thay đổi những thông tin trên Hóa đơn là gì? Cùng theo dõi bàn viết sau đây. Matbao-invoice sẽ hướng dẫn bạn nhưng thủ tục cần thiết nhé!

Lập tờ khai thông báo điều chỉnh thông tin (TB04/AC)

Trường hợp cần lập thông báo điều chỉnh thông tin

Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý:

Đầu tiên bạn cần phải hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh với Sở kế hoạch và đầu từ. (Bạn cần lưu ý sau khi đã thay đổi trên Giấy Phép kinh doanh xong bạn hãy vào tra cứu thông tin của công ty mình trên trang tổng cục thuế qua đường link: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ để xem đã được cập nhật đúng thông tin chưa nhé)

Và tất nhiên rồi, để có thể sử dụng tiếp hóa đơn điện tử một cách hợp pháp bạn cần phải thực hiện tiếp các thủ tục đối với hóa đơn điện tử như sau:

Nếu bạn không thay đổi bất cứ thông tin gì trên mẫu hóa đơn ngoài thông tin địa chỉ công ty thì bạn chỉ cần tiến hành làm thông báo điều chỉnh thông tin (Mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK) 

Bước 1: Bạn sẽ đăng nhập phần mềm HTKK và sau đó chọn vào mục thông báo điều chỉnh thông tin như hình bên dưới:

Bước 2: Nhấn đồng ý

• Tiếp theo bạn nhập các trường thông tin hiển thị trên thông báo điều chỉnh:

+ Ngày đã có thông báo phát hành hóa đơn: là ngày được cơ quan thuế duyệt thông báo ở link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html#

+ Thông tin thay đổi: chọn địa chỉ trụ sở chính

+ Thông tin cũ: thông tin địa chỉ cũ

+Thông tin mới: thông tin địa chỉ mới

• Bạn tiến hành kết xuất ra file xml và lưu về máy  (lưu ý không được đổi tên file) => nộp thông báo điều chỉnh này qua trang thuedientu.gdt.gov.vn hướng dẫn nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại đây
• Cuối cùng, bạn liên hệ với nhà cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử để được cập nhật lại thông tin địa chỉ cho đúng với trên giấy phép kinh doanh

Lập thông báo hủy hóa đơn (TB03/AC)

Trường hợp cần lập thông báo hủy hóa đơn

Trường hợp 1: Thay đổi thông tin địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

Nếu muốn tiếp tục sử dụng tiếp hóa đơn thì bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi
• Nộp thông báo điều chỉnh thông tin và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế mới.

Nếu không có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn thì sẽ thực hiện như sau:

• Thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng bằng cách lập thông báo kết quả hủy hóa đơn và nộp đến cơ quan thuế nơi chuyển đi
• Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế mới

Trường hợp 2: Thay đổi những thông tin khác:

• Thay đổi tên công ty
• Thay đổi Logo công ty trên hóa đơn
• Thay đổi những nội dung bắt buộc khác trên tờ hóa đơn: Tên loại hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn; Số thứ tự hóa đơn;Tên liên hóa đơn; …

Để sử dụng tiếp hóa đơn với những thông tin mới:

• Bạn tạo thông báo hủy số hóa đơn còn lại chưa sử dụng (TB03/AC)
• Thực hiện nộp thông báo phát hành với mẫu hóa đơn mới.

Nguồn: Điều 9 khoản 2 thông tư 39

Lưu ý:  Nếu thay đổi thêm các thông tin khác trên mẫu hóa đơn ngoài thông tin địa chỉ như logo, background hoặc thay đổi các tiêu thức khác thì bạn sẽ thực hiện thông báo hủy những số hóa đơn chưa sử dụng và tiến hành nộp Thông báo phát hành mới.

Hướng dẫn lập tời khai Hủy số hóa đơn (TB03/AC):

Ví dụ: Công ty A đã thông báo phát hành 1000 hóa đơn GTGT lần đầu, hiện tại đã xuất 200 hóa đơn. Vậy thông báo kết quả hủy sẽ thực hiện như sau:

• Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn ( Mẫu TB03/AC trên phần mềm HTKK)

• Tiếp theo bạn thực hiện điền vào các thông tin trên mẫu thông báo kết quả hủy :

A. Thông tin chung

• Tên tổ chức, cá nhân; Mã số thuế; Địa chỉ được lấy dữ liệu từ phần Thông tin chung kê khai trong chức năng “Thông tin doanh nghiệp” tại đây.

Các thông tin tự nhập như sau:

• Kính gửi: Chi cục Thuế quản lý trực tiếp
• Phương pháp hủy hóa đơn: nhập dấu chấm
• Ngày, giờ thông báo hủy hóa đơn: tự nhập theo định dạng ngày tháng.
• Người đại diện theo pháp luật: tự nhập kiểu text, bắt buộc
• Ngày lập báo cáo: mặc định là ngày hiện tại, cho phép sửa
• Người lập biểu: nhập dấu chấm

B. Thông tin chi tiết:

• Mã hóa đơn: là ký hiệu quy định của tên loại hóa đơn. Ví dụ: 01GTKT (Hóa đơn giá trị gia tăng)
• Tên loại hóa đơn sẽ tự động nhảy theo tương ứng với mã hóa đơn
• Mẫu số, ký hiệu hóa đơn: là mẫu số/ ký hiệu hóa đơn đã được cơ quan thuế duyệt trong thông báo phát hành, cụ thể ví dụ trên là 01GTKT0/001
• Từ số: số hóa đơn liền kề với số hóa đơn mới nhất mà công ty bạn đã xuất, cụ thể ví dụ trên là 0000201
• Đến số: số hóa đơn cuối cùng bạn đã được cơ quan thuế duyệt trong thông báo phát hành, cụ thể là 0001000
• Số lượng: sẽ được nhảy tự động (là số lượng hóa đơn còn lại mà bạn chưa thực hiện xuất), cụ thể là 800

• Sau đó bạn tiến hành liên hệ với nhà cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử để tiến hành cập nhật lại thông tin và làm mẫu hóa đơn mới theo yêu cầu –> Ví dụ: yêu cầu làm lại mẫu mới 01GTKT0/002

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết !