Hướng dẫn tiện ích Cài đặt cấu hình hệ thống (phiên bản 1.0)

Tìm hiểu cách cài đặt cấu hình hệ thống sẽ giúp bạn tự giải quyết được các vấn đề như cấu hình số thập phân, cấu hình SMTP gửi mail, Số dòng sản phẩm/dịch vụ trên trang cuối hóa đơn và một số cấu hình khác…. Tham khảo bài viết này để biết cách cài đặt cấu hình hiệu quả.

Đầu tiên bạn đăng nhập vào trang Quản lý hóa đơn Matbao-invoice

Tiếp theo, bạn chọn mục Cài đặt cấu hình hệ thống trong Danh mục.

Trong phần cài đặt cấu hình hệ thống sẽ chia làm 5 phần Cấu hình :

1. 1. 1. Cấu hình số thập phân.
      2. Cấu hình SMTP gửi mail.
      3. Cấu hình nội dung Email thông báo.
      4. Cấu hình khác.
      5. Cấu hình bảng kê/ báo cáo.

 

 

Cấu hình số thập phân.

Chức năng này sẽ giúp bạn có thể tự thiết lập cấu hình số thập phân chung cho toàn bộ hóa đơn khi xuất.

Bạn sẽ chọn số thập phân thể hiện cho từng tên cột bạn muốn, sau đó bạn nhấn Lưu Số Thập Phân.

Hệ thống sẽ cho lưu tối đa 4 chữ số thập phân, và nếu bạn không muốn thể hiện số thập phân thì bạn sẽ chọn số 0 để giá trị được làm tròn.

Bên cạnh đó, bạn có thể chỉnh độ rộng cho từng cột trong phần nhập dữ liệu tạo mới hóa đơn. Sau khi đã chọn xong bạn nhớ bấm Lưu độ rộng cột để hệ thống cập nhật thông số bạn vừa chọn.

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn Cấu hình số thập phân bên dưới:

Cấu hình SMTP gửi mail.

Chức năng này sẽ giúp bạn thiết lập dùng Email của bạn để gửi đến cho đối tác mà không cần sử dụng Email của Matbao-invoice.

Nếu bạn không sử dụng địa chỉ mail riêng để gửi thì bạn có thể dùng tên hiển thị riêng, tên hiển thị mặc định của hệ thống mail phát hành hóa đơn của Matbao-invoice là Matbao-invoice.

Lưu ý: Khi bạn dùng chức năng này, thì việc gửi mail cho đối tác sẽ do bạn quản lý.

Bạn cần lấy thông tin Máy chủ SMTP, SMTP Port và mật khẩu ứng dụng.

– Đối với Gmail, thì bạn sẽ thực hiện theo bài hướng dẫn tại đây

– Đối với Yahoo mail thì sẽ xem bài hướng dẫn này.

Sau khi bạn đã nhập xong thông tin Tên hiển thị, Địa chỉ Email gửi, Mật khẩu Email, Máy chủ SMTP, SMTP Port, bạn click vào ô vuông Sử dụng thông tin Email khách hàng —> Lưu cấu hình SMTP.

Để kiểm tra cấu hình SMTP thành công chưa bạn sẽ click vào mục Test gửi mail kế bên mục Lưu cấu hình SMTP.

Tiếp theo, bạn nhập Email gửi đến và sau đó nhấn Test mail.

 

Cấu hình nội dung Email.

Cấu hình này sẽ giúp bạn tự thiết kế nội dung Email gửi đi cho đối tác. Để sử dụng tiện ích này bạn sẽ nhấn chọn vào mục Cấu hình nội dung Email trong phần cấu hình SMTP gửi mail.

Bạn có thể chọn màu nền và chèn logo theo logo công ty của bạn. Bên cạnh đó, bạn có thể chỉnh sửa Tiêu đề, ẩn hoặc hiện bằng cách nhấn vào ô vuông ở cột Ẩn/ Hiện . Sau khi bạn đã thiết kế xong, bạn nhấn vào ô Cập nhật.

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn Cấu hình nội dung Email bên dưới:

Cấu hình khác.

Trong mục cấu hình khác này bạn có thể tự thiết lập các tính năng của hệ thống, đặc biệt là chọn số dòng sản phẩm/ dịch vụ mặc định cho 1 trang đối với hóa đơn xuất 1 trang và mặc định cho trang cuối đối với hóa đơn xuất nhiều trang.

• Không tự tính giá trị đơn hàng: Hệ thống sẽ không tự động tính các giá trị mà bạn nhập vào, bên cạnh đó bạn có thể tự tính và nhập dữ liệu mà bạn mong muốn thể hiện.
• Tính thành tiến, tiền thuế theo số lượng và tổng tiền: Hệ thống sẽ giúp bạn tính ngược lại các giá trị đơn giá, thành tiền trước thuế và thuế GTGT khi bạn đã có số liệu thành tiền sau thuế.
• Cấu hình Thuế suất GTGT mặc định: Bạn có thể chọn mặc định mức thuế suất cho các mặt hàng hóa mà không cần phải nhập tay từng mục.
• Kỳ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Hệ thống sẽ hỗ trợ bạn biết được những hóa đơn sai sót đã hoặc chưa kê khai trong Quý/Tháng, nhằm giúp bạn có thể xử lý hóa đơn sai sót chính xác hơn.

Sau khi đã thiết lập xong bạn nhấn chọn Lưu cấu hình.

Cấu hình bảng kê/ báo cáo.

Chức năng: Bạn có thể cấu hình vị trí các cột trong bảng kê/ báo cáo theo ý muốn của bạn.

Bước 1: Bạn nhấn chọn Cấu hình bảng kê/ báo cáo.

Bước 2: Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị các loại bảng kê, bạn chọn loại thống kê cần thiết lập.

Hoặc có thể ẩn hoặc thêm vào những cột thông tin mà bạn muốn.

Trước tiên Bạn nhấn vào Danh sách ẩn (1) tiếp theo Bạn nhấn vào cột mà bạn muốn ẩn sau đó giữ và rê chuột vào bảng Các cột không hiển thị (2).

Ngược lại, nếu bạn muốn cột đó thể hiện thì bạn click vào đúng cột bạn muốn trong bảng Các cột không hiển thị sau đó giữ và rê chuột vào vị trí trong trong Bảng kê/ Báo cáo.

Bước 4: Sau khi đã thay đổi cấu hình bảng kê/ báo cáo xong, Bạn nhấn chọn Lưu cấu hình.

Hoặc có thể chọn dùng cấu hình mặc định của hệ thống.

Lưu ý: các thông tin mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn là những thông tin bắt buộc không thực hiện ẩn trong bảng kê/ báo cáo.

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn Cấu hình Bảng kê/ báo cáo bên dưới:

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!