Xử Lý Hóa Đơn Bị Mất Nhanh Chóng Để Không Bị Xử Phạt

Nắm vững cách xử lý hóa đơn bị mất nhanh chóng để không bị xử phạt là một trong những nghiệp vụ mà kế toán cũng như chủ doanh nghiệp cần nắm rõ.

Kế toán có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hóa đơn theo quy định

Bài viết sau đây sẽ chỉ bạn cách xử lý mất hóa đơn sao cho phù hợp nhất.

Nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ hóa đơn của kế toán

Kế toán phải có nghĩa vụ bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán trong đó có hóa đơn suốt quá trình sử dụng và lưu trữ. Theo đó, thời gian lưu trữ là 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. 

Cách xử lý hóa đơn bị mất do người mua làm mất

Theo Khoản 1 điều 12 thông tư 10/2014/TT-BTC quy định người mua làm mất hóa đơn sẽ được xử lý như sau:

Người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn do thiên tai, hoả hoạn sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

Đặc biệt, người mua không bị phạt tiền nếu tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, người mua thông báo mất nhiều hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

Người mua làm mất hóa đơn sẽ bị phạt theo quy định

Người mua làm mất hóa đơn sẽ bị xử phạt theo số lần thông báo mất, chứ không căn cứ vào số lượng hóa đơn bị mất. 

Trường hợp bên thứ ba do người mua thuê làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.

Cách xử lý hóa đơn bị mất, cháy, hỏng do người bán làm mất

Người bán làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế trong trường hợp đã lập hoặc chưa lập phải tiến hành lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐ Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Người bán làm mất, cháy, hỏng hóa đơn cần lập báo cáo và thông báo với cơ quan thuế.

Người bán làm mất, cháy, hỏng hóa đơn cần lập báo cáo và thông báo với cơ quan thuế.

Trong trường hợp ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trường hợp người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập.

Thì người bán lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn.

Tiếp đến giao bản sao này cho người mua. Lúc này người mua được sử dụng bản sao hóa đơn có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Hai bên chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định.

Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn giảm thiểu rủi ro mất hóa đơn

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích nổi trội hơn so với hóa đơn giấy, cụ thể:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản
• Tăng độ bảo mật, an toàn
• Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản

Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua Email, tin nhắn điện tử hoặc in trực tiếp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.

Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải thuê đơn vị vận chuyển hoặc sử dụng đội ngũ hỗ trợ để vận chuyển hóa đơn đỏ cho người mua. Điều này tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản không nhỏ do sử dụng đơn vị vận chuyển thứ 3.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển

Tăng độ bảo mật, an toàn

Khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm vì hóa đơn điện tử bảo mật rất khó làm giả. Bởi hóa đơn được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, bạn chỉ cần truy cập hệ thống Online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm.

Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính 

Bạn có thể chủ động truy xuất Online để kiểm tra thông tin hóa đơn kịp thời trên hệ thống mà không phải mất thời gian chờ đợi. Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến nên giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp. 

Bạn sẽ không phải thực hiện một số thủ tục hành chính phức tạp nếu sử dụng hóa đơn điện tử

Chắc hẳn bạn đã biết cách xử lý mất hóa đơn nhanh chóng để không bị xử phạt sau khi theo dõi bài viết trên. Lưu lại những kiến thức này có thể giúp bạn trong những lúc cần thiết đấy.

Tham khảo thêm: Thủ tục mất hóa đơn – 3 điều kế toán cần phải thực hiện