Thủ Tục Mất Hóa Đơn – 3 Điều Kế Toán Cần Phải Thực Hiện

Doanh nghiệp cần phải thực hiện những thủ tục mất hóa đơn tương ứng sau nếu như chẳng may làm mất hay hóa đơn bị hư hỏng.

Khi bị mất hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra và hóa đơn điện tử phải xử lý mất hóa đơn như thế nào? Doanh nghiệp phải chịu mức phạt hành chính ra sao? Tham khảo các bước và thủ tục mất hóa đơn cho từng trường hợp cụ thể qua bài viết sau.

Thủ tục mất hóa đơn đỏ đầu vào liên 2

Nếu như doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã lập để hạch toán kế toán, thanh toán vốn ngân sách, kê khai thuế thì sẽ chịu mức phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. 

Đối với trường hợp hóa đơn bị cháy do hỏa hoạn, thiên tai hoặc người mua đã tìm lại được hóa đơn và báo cáo với cơ quan thuế thì không bị phạt tiền. Còn trường hợp doanh nghiệp có một tình tiết giảm nhẹ và đã lập biên bản ghi nhận sự việc cùng các chứng từ chứng minh thì sẽ bị phạt ở mức tối thiểu. 

Có từ hai tình tiết giảm nhẹ trở lên sẽ bị phạt cảnh cáo. Khi phát hiện hóa đơn đỏ đầu vào bị mất, bạn thực hiện theo 3 bước sau đây:

• B1 – Hai bên bán và mua lập biên bản ghi nhận sự việc
• B2 – Sao chụp, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao hóa đơn
• B3 – Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về các bước trên.

Hai bên bán và mua lập biên bản ghi nhận sự việc

Khi lập biên bản ghi nhận lại sự việc, kế toán cần phải khai báo rõ liên 1 của doanh nghiệp và thời gian nộp thuế trong tháng nào.

Lưu ý: Ký và ghi rõ họ tên người đại diện hoặc người được ủy quyền theo pháp luật. Sau đó, cần đóng dấu lên biên bản và mức phạt doanh nghiệp phải chịu là 4-8 triệu.

Sao chụp, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao hóa đơn

Bước tiếp theo, kế toán cần chụp liên 1 của hóa đơn kèm theo chữ ký xác nhận của người đại diện. Sau đó đóng dấu trên bản sao hóa đơn này để giao cho người mua.

Người mua sẽ dùng hóa đơn bản sao đã được đóng dấu và ký xác nhận của người bán kèm theo các biên bản về việc mất, cháy hỏng hóa đơn đầu vào để làm kê khai thuế và chứng từ kế toán.

Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Khi bên mua làm mất hóa đơn thì sẽ cần làm thủ tục mất hóa đơn. Ngược lại nếu bên bán làm mất thì họ sẽ lập báo cáo mất hóa đơn. Phần này, bạn có thể làm trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK). Đầu tiên, bạn chọn vào mục báo cáo  mất, cháy, hỏng hóa đơn BC21/AC.

Sau đó điền thông tin vào các cột: Cột số 1 thể hiện số thứ tự, cột 2 là mẫu hóa đơn, bạn điền tên loại hóa đơn vào cột số 3, cột 4 là mẫu số, cột 5 biểu thị cho ký hiệu hóa đơn, cột 6 và 7 bạn điền từ số đến số, điền tiếp số lượng vào cột 8, cột 9 là liên hóa đơn, cột 10 là phần ghi chú.

Lưu ý:

• Đối với cột ký hiệu hóa đơn, bạn dựa vào hóa đơn để điền ký hiệu vào.
• Mối trường hợp sẽ có mức phạt khác nhau nên bạn phải chọn đúng trường hợp.
• Về lý do mất, bạn hãy điền vào cột lý do.

Thủ tục mất hóa đơn đỏ đầu ra

Nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu ra cũng sẽ chịu mức phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. Các trường hợp không bị xử phạt gồm: 

• Hóa đơn bị mất, cháy hỏng do hỏa hoạn, thiên tai hoặc sự cố bất ngờ. 
• Người bán tìm lại được hóa đơn bị mất khi cơ quan thuế chưa ban hành các quyết định xử phạt. 
• Hóa đơn bị cướp giật và được công an xác nhận. 

Bạn thực hiện theo các bước sau khi phát hiện hóa đơn đầu ra dù chưa lập hay đã lập bị mất, cháy hoặc hỏng:

Lập báo cáo mất hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý

Lưu ý, trong 5 ngày sau khi bạn phát hiện hóa đơn bị mất thì phải lập báo cáo mất hóa đơn để gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bạn có thể tải mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn mẫu số BC21/AC tại đây.

Nộp mẫu báo cáo mất hóa đơn

Trường hợp nộp trực tiếp:

• Khi đã tải mẫu báo cáo ở trên về, bạn điền đầy đủ thông tin rồi nộp trực tiếp cho chi cục thuế.
• Lưu ý, hãy liên hệ trước để xem Chi cục thuế quản lý có đồng ý nhận trực tiếp hay không đã nhé!

Trường hợp nộp qua mạng:

• Với trường hợp này, bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK. Sau đó, truy cập vào mục hóa đơn và tiếp tục vào phần báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn.
• Điền đầy đủ thông tin vào các mục tương tự như phần thủ tục mất hóa đơn đỏ đầu vào.

Thủ tục mất hóa đơn điện tử

Với hóa đơn điện tử, bạn thực hiện theo thủ tục sau đây:

Trường hợp còn lưu trữ hóa đơn

Với trường hợp người bán/người mua làm mất hóa đơn điện tử nhưng các bên liên quan vẫn còn lưu trữ trong một số thiết bị hoặc máy tính. Bạn chỉ cần yêu cầu bên người bán/người mua hay các bên liên quan gửi lại hóa đơn.

Trường hợp không còn lưu hóa đơn

Ngược lại, với trường hợp người bán/người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ được với bên liên quan để yêu cầu họ gửi lại hóa đơn. Lúc này, người bán/người mua áp dụng thủ tục mất hóa đơn theo quy định của Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn với MIFI

Có thể thấy việc lưu trữ hóa đơn điện tử rất quan trọng. Với các doanh nghiệp càng phát triển thì nhu cầu tìm một phương pháp lưu trữ hóa đơn an toàn lại càng cao hơn.

Tại sao phải dùng phần mềm để lưu trữ hóa đơn điện tử?

Khi lưu trữ tất cả dữ liệu hóa đơn điện tử vào hệ thống của doanh nghiệp. Nếu máy tính lưu trữ bị Virus xâm nhập hay nặng hơn là máy tính bị hỏng ổ cứng, thì sẽ khiến cho dữ liệu bị xóa và bạn sẽ mất tất cả dữ liệu về hóa đơn điện tử.

Nếu như doanh nghiệp không có phương án khác dự phòng để lưu trữ những tài liệu này ở một nơi khác an toàn thì việc mất dữ liệu hóa đơn là không tránh khỏi. Việc khôi phục lại hoàn toàn các tài liệu về hóa đơn sẽ là điều không đơn giản.

Do vậy, sự lựa chọn tốt nhất đối với doanh nghiệp là sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử để giúp bảo mật an toàn hơn. Bạn nên chọn nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tài chính kế toán.

Ưu điểm của giải pháp Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI

Nếu chủ doanh nghiệp muốn bảo mật thông tin, hay các kế toán muốn biết những thông tin và quy định mới được cập nhật về hóa đơn, hãy tìm hiểu ngay các phần mềm lưu trữ và xuất hóa đơn điện tử an toàn với MIFI. 

MIFI là phần mềm xuất hóa đơn điện tử an toàn đạt chuẩn thông tư 68/2019/TT. Phần mềm này còn được thiết kế đặc biệt để giúp doanh nghiệp bảo vệ bí mật kinh doanh của mình.

Hiện nay, đây được xem là giải pháp hóa đơn điện tử an toàn sở hữu nhiều ưu điểm giúp việc quản lý thông tin tốt hơn như:

• Giúp chủ doanh nghiệp quản lý được toàn bộ quá trình nhận, gửi và lưu trữ thông tin.
• Nhờ bảo mật bằng mật khẩu 2 lớp cùng mã OTP mà chủ doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng vấn đề an toàn dữ liệu.
• Tất cả cơ sở dữ liệu, thông tin doanh nghiệp cũng như hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ và bảo vệ an toàn trên hệ thống MIFI Cloud. Hệ thống được đặt tại Microsoft Azure (đây là hệ thống có quy mô và độ bảo mật nhất thế giới).
• Dữ liệu và các thông tin của doanh nghiệp sẽ được sao lưu tự động bằng công nghệ hiện đại trên nền tảng đám mây như Backup and Sync Google, Azure Backup,…
• Chủ doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về độ bảo mật khi sử dụng phần mềm MIFI. Vì toàn bộ thông của doanh nghiệp đều được mã hóa theo công nghệ AES chuẩn 256 bit trên hệ thống Cloud cũng như các bản Backup khác.

Qua các thông tin trên, mong rằng chủ doanh nghiệp sẽ không còn lo ngại các vấn đề như mất hóa đơn hay bảo mật thông tin. Đồng thời, kế toán sẽ tiến hành làm thủ tục mất hóa đơn nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn nếu chẳng may gặp tình trạng mất hoá đơn. 

Nếu như bạn còn bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay cho MIFI nhé! Chúng tôi sẽ sẵn sàng giải đáp thắc mắc của bạn tận tình nhất.