Mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất 2022 cho kế toán

Khi hóa đơn bị mất, phải hủy, thu hồi,... doanh nghiệp cần lập biên bản nào? Tham khảo ngay các mẫu biên bản mất hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn sau đây.

Trong quá trình vận hành, kinh doanh, doanh nghiệp có thể gặp những rủi ro như cháy, mất hóa đơn, phải hủy, điều chỉnh hóa đơn,.. Bộ phận kế toán cần có kỹ năng xử lý các tình huống này để tránh bị phạt, tránh làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Sau đây là mẫu biên bản mất hóa đơn đỏ, báo cáo mất hóa đơn,... theo quy định hiện hành mà chủ doanh nghiệp, kế toán có thể tham khảo để áp dụng xử lý mất hóa đơn phù hợp trong từng tình huống.

Hãy cùng Mifi tìm hiểu rõ hơn về các mẫu hóa đơn này cũng như các lưu ý khi sử dụng mẫu hóa đơn (Link tải mẫu có đính kèm dưới mỗi mẫu, bạn có thể tải về).

Mẫu biên bản ghi nhận mất hóa đơn

1. Mẫu biên bản mất hóa đơn đỏ (GTGT) liên 2 đã lập

Mẫu biên bản mất hóa đơn GTGT (liên 2 đã lập) căn cứ vào Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ, Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —oOo— BIÊN BẢN MẤT HOÁ ĐƠN ( GTGT) LIÊN 2 ĐÃ LẬP Số ……./BBHHĐ           – Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.          – Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số  51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.          Hôm nay, ngày ………, đại diện hai bên gồm có: BÊN NHẬN HÓA ĐƠN:  …………………………………         Địa chỉ :  …………………………………………….         Điện thoại : ………….                              MST: ……………….         Ông (bà): …………………                       Chức vụ : ……………. BÊN GIAO HÓA ĐƠN:   …………………………………………………….         Địa chỉ :  ………………………………………………………………         Điện thoại :  …………                             MST: ………………………….         Ông (bà) : …………………….                 Chức vụ : ……………………..         Hai bên cùng tiến hành lập biên bản mất hóa đơn để xác nhận việc bên mua mua hàng (bên nhận hóa đơn - Công ty …….) đã làm mất bản gốc liên 2 - liên giao cho khách hàng theo chi tiết sau:         Các số hóa đơn bị mất bản gốc (liên 2):   STT Tên loại hóa đơn Mẫu số Ký hiệu hóa đơn Từ số đến số Số lượng Liên Hóa đơn Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Giá trị gia tăng 01GTKT…/… ……. ….. …… …. Liên 2 Hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ đã sử dụng                      Liên 1 của các hóa đơn trên, bên bán hàng (bên giao hóa đơn) đã thực hiện kê khai thuế trong kỳ báo cáo tháng …………         Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất hóa đơn này.         Biên bản này lập thành 02 bản, đơn vị giao hóa đơn giữ 01 bản, đơn vị nhận hóa đơn giữ 01 bản.                 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÓA ĐƠN                             ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÓA ĐƠN

> Tải mẫu biên bản mất hóa đơn đỏ

Trong quá trình giao dịch, buôn bán dịch vụ, hàng hóa, người bán đã lập hóa đơn theo đúng luật định. Tuy nhiên, vì nhiều lý do mà hóa đơn có thể bị thất lạc, hỏng, mất,... liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập.

Đặc biệt, trong thời buổi phát triển mạnh mẽ của hình thức kinh doanh Online, hóa đơn cũng có thể được gửi đến người mua thông qua bên trung gian, hoặc được gửi đến sau hàng hóa,... Do đó, việc mất hóa đơn cũng dễ xảy ra hơn.

Theo quy định của pháp luật, khi phát hiện mất hóa đơn đỏ (GTGT) liên 2 đã lập, người bán và người mua phải lập biên bản mất hóa đơn để ghi nhận sự việc và ghi rõ thông tin liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào.

Đồng thời, hai bên cần ký và ghi rõ họ tên của người được ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật, đóng dấu (nếu có) trên biên bản.

Ngoài ra, bên làm mất hóa đơn phải làm báo cáo mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC (theo thông tư 39/2014/TT-BTC) để gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. 

Chúng tôi có chia sẻ bài viết thủ tục mất hóa đơn để bạn nắm rõ hơn về xử lý vấn đề này.

Trong quá trình lập, lưu trữ, người mua và bán có thể làm mất liên 2 hóa đơn GTGT.

Một số lưu ý khi lập biên bản báo mất hóa đơn:

• Người mua và người bán hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn.
• Bộ phận kế toán của bên bán hàng cần tiến hành sao chụp liên 1 của hóa đơn sau khi lập biên bản mất hóa đơn (GTGT) liên 2 đã lập.
• Bản sao liên 1 hóa đơn cần được người đại diện theo pháp luật ký xác nhận, đóng dấu để giao cho người mua. 
• Người mua có thể sử dụng hóa đơn bản sao đã được người bán ký xác nhận, đóng dấu (nếu có), kèm với biên bản về việc làm mất liên 2 hóa đơn để kê khai thuế, làm chứng từ kế toán. 

>>Tìm hiểu thêm về dịch vụ hóa đơn điện tử bảo mật đảm bảo lưu trữ hóa đơn an toàn cho doanh nghiệp.

>> Mất hóa đơn điện tử và cách giải quyết chi tiết

2. Mẫu biên bản báo mất hóa đơn

Mẫu biên bản báo cáo mất hóa đơn cho cơ quan thuế

Ngoài việc lập biên bản mất hóa đơn, bên làm mất hóa đơn cần phải làm báo cáo mất hóa đơn. Trong vòng 5 ngày sau khi làm mất hóa đơn, kế toán phải làm thông báo với cơ quan thuế theo quy định.

Bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ làm báo cáo mất hóa đơn trên phần mềm hỗ trợ kê khai, sau đó gửi qua mạng đến cơ quan thuế. Trên phần mềm hỗ trợ kê khai, bạn chỉ cần vào mục "hóa đơn" là có thể làm báo cáo này.

Tùy từng trường hợp, đối tượng làm mất, hỏng hóa đơn mà bộ phận kế toán sẽ làm thông báo phù hợp gửi cơ quan thuế.

Theo đó, bộ phận kế toán cần điền thông tin mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC của thông tư 39/2014/TT-BTC. 

>> Tải mẫu biên bản báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

3. Xử phạt hành vi làm mất hóa đơn của doanh nghiệp

Bên cạnh tìm hiểu mẫu biên bản mất hóa đơn thì bạn cũng cần tìm hiểu mức xử phạt đối với từng hành vi làm mất hóa đơn. Hiện nay, pháp luật Việt Nam cũng đưa ra những quy định với từng mức phạt khác nhau tùy vào mức độ nặng nhẹ của từng hành vi vi phạm, cụ thể như sau:

Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

• Làm mất hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
• Làm mất hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi:

• Làm mất hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.
• Làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ trừ các trường hợp đã được liệt kê ở trên.

Kết Luận

Quá trình lập, phát hành hóa đơn sẽ không thể tránh khỏi một số sai sót. Chủ doanh nghiệp, bộ phận kế toán cần sử dụng đúng mẫu biên bản mất hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn,... cho từng trường hợp để xử lý đúng cách.

Quý doanh nghiệp có thể xem thêm những thông tin về việc tạo lập, chỉnh sửa hóa đơn, dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn tại Website của MIFI.