Quy trình chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Sử dụng chứng từ điện tử trong khấu trừ thuế tncn điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình và tăng tính hiệu quả.

Cùng tìm hiểu quy trình làm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cùng những ưu điểm và thách thức của việc áp dụng công nghệ trong lĩnh vực quản lý thuế.

I. Khái niệm và quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

1. Định nghĩa và mục đích của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Thuế thu nhập cá nhân) là các tài liệu, thông tin mà cá nhân hoặc tổ chức cung cấp cho cơ quan thuế để được khấu trừ một phần thuế TNCN theo quy định của pháp luật. 

Xem thêm:>>>Kiến thức cơ bản về kế toán thuế giá trị gia tăng<<<

Mục đích: Chứng minh và xác nhận các khoản thu nhập và các khoản giảm trừ được áp dụng vào thuế TNCN, từ đó giúp cá nhân hoặc tổ chức giảm bớt số tiền phải nộp thuế.

2. Các quy định pháp lý chứng từ điện tử trong khấu trừ thuế TNCN

Trường hợp 1: Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân không có HĐLĐ

Theo Điểm b.1 Khoản 2 Điều 26 Thông tư 111/2013/TT-BTC, cá nhân không ký HĐLĐ đã bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho mỗi lần hoặc nhiều lần khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong một kỳ tính thuế.

Trường hợp 2: Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN với cá nhân ký HĐLĐ < 3 tháng

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng sẽ bị khấu trừ thuế TNCN theo quy định. Họ có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Xem thêm:>>>PID là gì? Quy trình lấy mã số định danh cá nhân ở đâu<<<

Trường hợp 3: Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN với cá nhân ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên

Theo Điểm b.2 Khoản 2 Điều 26 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, khi cá nhân đã ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đã bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định, thì tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong một kỳ tính thuế.

II. Hướng dẫn quy trình lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Trước khi thực hiện sử dụng chứng từ khấu trừ thuế tncn, bạn cần phải đăng ký với cơ quan thuế theo như quy định:

Xem thêm:>>>Hướng dẫn hạch toán tiền chậm nộp thuế mới nhất<<<

Bước 1: Đăng ký tài khoản trên phần mềm Viettel

Viettel đã phát hành phần mềm chứng từ khấu trừ thuế tncn điện tử, nên thao tác này thực hiện trên Viettel, nếu bạn chưa có tài khoản, cần phải đăng ký.

Bước 2: Truy cập vào hệ thống lập chứng từ khấu trừ thuế tncn

Quản lý hóa đơn => Hóa đơn chưa phát hành => Lập hóa đơn

Lưu ý: Hệ thống đang áp dụng V2, nếu bạn đang sử dụng V1 cần chuyển đổi qua hệ thống V2.

Sau khi truy cập vào lập hóa đơn mới hãy ghi từ khóa”TNCN” để hệ thống hiển thị mẫu chứng từ thuế tncn đã có sẵn. Nếu không có mẫu sẵn thì liên hệ bên cung cấp để tạo mẫu thêm vào để sử dụng phần mềm.

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ khấu trừ thuế tncn điện tử

Phần nhập thông tin chia làm 3 phần:

Phần 1: Nhập thông tin địa chỉ, mã số thuế, địa chỉ

Phần 2: Nhập thông tin bổ sung

• Về khoản thu nhập cá nhân, nếu nhận theo tháng thì điền số tháng, nếu theo năm thì điền số năm.
• Tổng thuế thu nhập cá nhân tính theo năm. Ví dụ 12 triệu/tháng => 144 triệu/năm hoặc nhận bao nhiêu tháng thì nhân lên và điền thông tin chính xác.

Phần 3: Nhập thông tin mục “Số thu nhập cá nhân được nhận” copy => Paste xuống ô hàng hóa phần chữ, còn số tiền thì dán vào ô thành tiền

• Lưu ý: Không được khác nhau, phải giống nhau

Bước 4: Kiểm tra thông tin chứng từ thuế

Nhấn vào mục xem trước => Hệ thống lưu nháp lại thông tin

Bước 5: Tải xuống, phát hành thông tin

Có thể tải xuống kiểm tra hoặc phát hành hóa đơn gửi đi

III. Ưa điểm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

1. Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Nhân sự: Sử dụng chứng từ điện tử giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu các bước thủ công như in ấn, phân phối và lưu trữ tài liệu giấy.
• Tăng hiệu suất: Quy trình xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN trở nên nhanh chóng hơn do không cần phải chờ đợi và vận chuyển tài liệu giấy.

2. Giảm sai sót và rủi ro trong quản lý thuế

• Chính xác và đồng nhất: Sử dụng hệ thống chứng từ điện tử giúp giảm thiểu sai sót do con người trong quá trình xử lý thông tin.
• Bảo mật dữ liệu: Hệ thống chứng từ điện tử thường được bảo vệ bởi các biện pháp bảo mật hiện đại, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc lộ thông tin.

3. Minh bạch khấu trừ thuế TNCN cá nhân điện tử

• Dễ dàng truy xuất thông tin: Thông tin trong chứng từ điện tử có thể dễ dàng truy cập và tra cứu, giúp cải thiện tính minh bạch trong quản lý thuế.
• Tối ưu hóa quy trình: Sử dụng chứng từ điện tử cho phép tối ưu hóa quy trình xử lý và giám sát khấu trừ thuế TNCN, từ đó tăng hiệu quả và đồng nhất hóa quy trình làm việc.

IV. Kết luận

 Chứng từ điện tử trong khấu trừ thuế TNCN giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý thuế. Bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải đào tạo kiến thức nhân sự thực hiện và chi phí hệ thống máy móc, phần mềm phù hợp.