Quy trình 7 bước triển khai hóa đơn điện tử Nghị định 70/2025

Sau khi đã nắm rõ những điểm mới cốt lõi của Nghị định 70/2025, bước tiếp theo và cũng là quan trọng nhất là biến lý thuyết thành hành động. Việc chuyển đổi không chỉ là nâng cấp phần mềm mà là một dự án cải tiến quy trình thực thụ, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa Kế toán, Công nghệ thông tin (IT) và Ban lãnh đạo.

Xem thêm về Hóa đơn điện tử máy tính tiền:<Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền>

Bài viết này sẽ cung cấp một quy trình triển khai chi tiết gồm 7 bước, từ khảo sát ban đầu đến khi vận hành ổn định, giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa hiệu quả.

Trong bài viết này, bạn sẽ nhận được:

• Một quy trình 7 bước áp dụng ngay.
• Checklist công việc chi tiết cho từng bộ phận Kế toán và IT.
• Các tiêu chí đánh giá hoàn thành (Definition of Done) cho mỗi bước.
• KPI cần giám sát sau khi “go-live” và kế hoạch xử lý sự cố.

---

Tổng quan quy trình 7 bước và vai trò các bên

Hành trình triển khai có thể được tóm gọn trong sơ đồ sau:

Khảo sát → Thiết kế → Tích hợp → Cấu hình Ký & Lưu trữ → Kiểm thử → Đào tạo → Go-live & Giám sát

Để thành công, việc phân định rõ vai trò là tối quan trọng:

• Kế toán/Tài chính: Là chủ nhân của quy trình nghiệp vụ (Business Owner), định nghĩa các yêu cầu và xác nhận kết quả cuối cùng.
• IT/Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm tích hợp hệ thống, đảm bảo an ninh, hiệu năng và hạ tầng.
• Nhà cung cấp HĐĐT (T-VAN): Cung cấp giải pháp phần mềm, API kết nối và hỗ trợ kỹ thuật.
• Ban lãnh đạo: Phê duyệt ngân sách, nguồn lực và các quyết định chiến lược.

---

Bước 1: Khảo sát hiện trạng và xác định phạm vi

Đây là bước nền tảng quyết định thành công của toàn bộ dự án. Đừng vội vàng lao vào tích hợp khi chưa hiểu rõ mình đang đứng ở đâu.

Checklist công việc:

• [ ] Kế toán: Liệt kê tất cả các nguồn phát sinh giao dịch cần xuất hóa đơn (POS tại cửa hàng, website, ERP, hợp đồng…).
• [ ] Kế toán: Thống kê khối lượng hóa đơn trung bình và cao điểm (ngày/giờ).
• [ ] IT: Kiểm kê hiện trạng hệ thống: phiên bản phần mềm, khả năng kết nối API, hạ tầng lưu trữ.
• [ ] IT & Kế toán: Đánh giá chất lượng Master Data (mã hàng, thuế suất, thông tin khách hàng). Dữ liệu có sạch và nhất quán không?
• [ ] IT & Kế toán: Xác định những “nỗi đau” hiện tại: thời gian xuất hóa đơn lâu, hay sai sót, khó tra cứu, rủi ro thất lạc…

✅ Tiêu chí hoàn thành (Definition of Done):

• Có một Biên bản khảo sát được ký duyệt, ghi rõ hiện trạng, các rủi ro, và khoảng cách so với yêu cầu của Nghị định 70.
• Có một Tuyên bố phạm vi dự án xác định rõ: sẽ triển khai cho kênh bán nào trước, ngân sách dự kiến, và timeline tổng thể.

Bước 2: Thiết kế kiến trúc và luồng nghiệp vụ mục tiêu

Từ kết quả khảo sát, hãy vẽ ra bức tranh tương lai mà bạn muốn xây dựng.

Checklist công việc:

• [ ] Kế toán: Vẽ sơ đồ luồng nghiệp vụ (BPMN) cho các kịch bản: bán lẻ tại quầy, bán hàng online, xuất hóa đơn dịch vụ định kỳ. Ai làm gì, khi nào?
• [ ] IT: Thiết kế sơ đồ kiến trúc kỹ thuật. Dữ liệu sẽ đi từ ERP/POS, qua lớp xử lý nào để chuẩn hóa, rồi đến dịch vụ ký số (HSM/Token), sau đó gửi đi qua API và cuối cùng là lưu trữ ở đâu?
• [ ] IT: Thiết kế cơ chế đảm bảo an toàn và tin cậy: Idempotency Key để chống gửi trùng, cơ chế retry khi mạng lỗi, unique constraint để chống trùng số hóa đơn.
• [ ] IT & Kế toán: Xây dựng ma trận phân quyền (RBAC): ai được lập, ai được duyệt, ai được ký, ai được hủy/điều chỉnh hóa đơn.

✅ Tiêu chí hoàn thành:

• Có Tài liệu thiết kế kiến trúc và luồng nghiệp vụ được tất cả các bên liên quan thông qua.
• Ma trận phân quyền được định nghĩa rõ ràng.

---

Bước 3: Tích hợp hệ thống và chuẩn hóa dữ liệu

Đây là giai đoạn “xây dựng” thực sự, nơi các kỹ sư phần mềm biến bản thiết kế thành hiện thực.

Checklist công việc:

• [ ] IT: Xây dựng một lớp trung gian (adapter) để “dịch” dữ liệu từ hệ thống nội bộ (ERP, POS) sang định dạng XML/JSON chuẩn của cơ quan thuế.
• [ ] IT: Lập bản đồ trường dữ liệu (data mapping): trường customer_name trong POS tương ứng với trường nào trong schema XML? Quy tắc làm tròn số, tính thuế là gì?
• [ ] IT: Tích hợp với API của nhà cung cấp T-VAN trên môi trường thử nghiệm (sandbox).
• [ ] IT: Kết nối với thiết bị ký số HSM hoặc xây dựng module cho phép ký bằng USB Token.
• [ ] IT: Ghi nhật ký (log) chi tiết mọi bước xử lý để phục vụ cho việc truy vết lỗi sau này.

✅ Tiêu chí hoàn thành:

• Gửi thành công một hóa đơn thử nghiệm từ hệ thống nội bộ lên môi trường sandbox của T-VAN và nhận được phản hồi Accepted.
• Toàn bộ quá trình được log lại đầy đủ.

Bước 4: Cấu hình Ký số và Lưu trữ bất biến

Đảm bảo chữ ký số và bằng chứng lưu trữ của bạn là không thể chối cãi.

Checklist công việc:

• [ ] IT: Cấu hình hệ thống kết nối với Dịch vụ dấu thời gian (TSA) để gắn timestamp cho mỗi chữ ký.
• [ ] IT: Cài đặt cơ chế cảnh báo tự động qua email/SMS khi chứng thư số sắp hết hạn (trước 30, 15, 7 ngày).
• [ ] IT: Thiết lập quy trình lưu trữ:
  1. Lưu file XML gốc.
  2. Tính mã hash SHA-256 của file XML và lưu lại.
  3. Lưu bản hiển thị PDF.
• [ ] IT: Kích hoạt chính sách lưu trữ bất biến (WORM/Object Lock) trên dịch vụ lưu trữ đám mây (nếu có) để file gốc không thể bị sửa/xóa.
• [ ] IT & Kế toán: Thực hiện sao lưu (backup) và diễn tập khôi phục (restore) thử.

✅ Tiêu chí hoàn thành:

• Hóa đơn thử nghiệm được ký số và gắn timestamp hợp lệ.
• File XML và mã hash được lưu trữ an toàn. Có thể thực hiện đối chiếu hash thành công.
• Quy trình backup và restore được kiểm chứng là hoạt động.

---

Bước 5: Kiểm thử toàn diện (UAT)

“Tin tưởng, nhưng hãy xác minh”. Đây là bước Kế toán và người dùng cuối tham gia để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng như mong đợi.

Checklist công việc:

• [ ] Kế toán: Thực hiện các kịch bản kiểm thử nghiệp vụ (User Acceptance Test – UAT):
  • Tạo hóa đơn thành công.
  • Cố tình tạo hóa đơn sai (sai MST, thiếu tên hàng) để xem hệ thống báo lỗi ra sao.
  • Thực hiện kịch bản Điều chỉnh và Thay thế cho một hóa đơn đã phát hành, kiểm tra tham chiếu có đúng không.
• [ ] IT: Thực hiện kiểm thử tải (load test): gửi đồng thời 100, 500, 1000 hóa đơn (tùy quy mô) để xem hệ thống có bị quá tải không.
• [ ] IT: Thực hiện kiểm thử khả năng phục hồi (resilience test): rút dây mạng, tắt API server tạm thời để xem cơ chế retry và hàng đợi có hoạt động không.

✅ Tiêu chí hoàn thành:

• Biên bản nghiệm thu UAT được bộ phận Kế toán ký, xác nhận hệ thống đáp ứng yêu cầu.
• Tỷ lệ hóa đơn được “Chấp nhận” trên môi trường thử nghiệm đạt > 99.5%.
• Không có lỗi nghiêm trọng (critical bug) nào chưa được khắc phục.

---

Bước 6: Đào tạo, ban hành SOP và Quản trị thay đổi

Một hệ thống tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu người dùng không biết cách sử dụng.

Checklist công việc:

• [ ] Kế toán & IT: Tổ chức các buổi đào tạo cho từng nhóm người dùng:
  • Nhân viên bán hàng/Kế toán viên: Cách lập, tra cứu, và xử lý các lỗi thường gặp.
  • Kế toán trưởng/Quản lý: Cách giám sát dashboard, xem báo cáo, duyệt các thao tác phức tạp.
• [ ] Kế toán: Soạn thảo và ban hành Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), đặc biệt là SOP xử lý sai sót hóa đơn.
• [ ] IT: Cung cấp tài liệu hướng dẫn xử lý sự cố cấp 1 cho đội hỗ trợ nội bộ.
• [ ] Ban lãnh đạo: Gửi thông báo chính thức trong toàn công ty về thời điểm áp dụng hệ thống mới.

✅ Tiêu chí hoàn thành:

• Tất cả người dùng liên quan đã được đào tạo và ký xác nhận.
• Bộ tài liệu SOP và hướng dẫn sử dụng đã được ban hành và lưu trữ tập trung.

---

Bước 7: Go-Live có kiểm soát và Giám sát liên tục

Đây là thời khắc quan trọng nhất. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

Checklist công việc:

• [ ] IT & Kế toán: Lựa chọn “giờ G” là thời điểm ít giao dịch nhất (ví dụ: nửa đêm, sáng sớm đầu tuần).
• [ ] IT: Chuẩn bị sẵn một kịch bản “rollback” (quay lui) phòng trường hợp có sự cố nghiêm trọng không thể khắc phục ngay.
• [ ] IT: Thiết lập một “phòng tình huống” (war room) với đầy đủ thành viên từ IT, Kế toán, nhà cung cấp T-VAN trong 48 giờ đầu tiên.
• [ ] IT: Bật hệ thống giám sát và theo dõi chặt chẽ các KPI:
  • Thời gian trung bình để hóa đơn được “Chấp nhận”.
  • Tỷ lệ lỗi và mã lỗi chi tiết.
  • Độ dài hàng đợi (queue length).
• [ ] Kế toán: Lấy mẫu ngẫu nhiên 10-20 hóa đơn đầu tiên để kiểm tra thủ công tính chính xác từ A-Z.

✅ Tiêu chí hoàn thành:

• Hệ thống vận hành ổn định trong 48 giờ.
• Các KPI nằm trong ngưỡng cho phép.
• Có một buổi họp Rút kinh nghiệm (Retrospective) sau tuần đầu tiên để ghi nhận các bài học và lên kế hoạch cải tiến.

Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn điện tử:<Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp Phải Sử Dụng? Cập Nhật Thông Tin Mới>

Bằng cách tuân thủ quy trình 7 bước này một cách bài bản, doanh nghiệp của bạn không chỉ đáp ứng được yêu cầu của Nghị định 70/2025 mà còn xây dựng được một nền tảng HĐĐT vững chắc, minh bạch và hiệu quả cho tương lai.