Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Kê Khai Thuế Với Hóa Đơn Điện Tử

Kê khai thuế với hóa đơn điện tử là sao? Bạn có đang thắc mắc điều này?

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, kể từ ngày 1/11/2018, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Từ ngày 1/11/2018 – 31/10/2020, doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hoá đơn giấy trong trường hợp số lượng hoá đơn này vẫn còn tồn đọng.

Tuy nhiên, đến ngày 1/11/2020, doanh nghiệp phải hoàn tất mọi quá trình chuyển giao, bất kể hoá đơn giấy còn dư hay không.

Với sự thay đổi này, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuyển giao sang mô hình hóa đơn điện tử, đặc biệt là quy trình Kê khai thuế.

Bài viết dưới đây, MIFI sẽ giúp các doanh nghiệp giải đáp những thắc mắc thường gặp phải trong quá trình Kê khai thuế để từ đó giúp việc chuyển đổi sang sử dụng hóa điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Những câu hỏi thường gặp về kê khai thuế với hóa đơn điện tử 

• Hóa đơn Điện tử có kê khai thuế không?
• Kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử khác gì so với hóa đơn giấy?
• Ngày lập và Ký hóa đơn điện tử khi kê khai thuế
• Hóa đơn điện tử sau khi kê khai được hủy không?

Hãy cùng MIFI trả lời những câu hỏi trên.

Hóa đơn Điện tử có kê khai thuế không?

Quy định bắt buộc dùng hóa đơn điện tử nhằm đề cao tính minh bạch trong việc kê khai thuế. Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử xác thực có đầy đủ giá trị pháp lý.

Do đó khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường. Hóa đơn điện tử là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế. 

 

Dùng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm các chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ,…

Hơn nữa, doanh nghiệp giảm được các thủ tục hành chính trong việc kê khai thuế, giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

Dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ được truyền tải và giám sát trực tiếp đến cơ quan thuế. 

Xem thêm bài viết:

• Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200
• 3 Bước Đơn Giản Để Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả

Kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử khác gì so với hóa đơn giấy?

Về cơ bản, kê khai thuế với hóa đơn điện tử cũng tương tự như việc kê khai thuế với hóa đơn giấy thông thường. Nhưng việc kê khai thuế với hóa đơn điện tử có một số khác biệt, ưu điểm như sau:

• Doanh nghiệp không cần kê khai cho hóa đơn điện tử bán ra. Thay vào đó chỉ cần kê khai hóa đơn điện tử thu mua theo từng loại thuế suất vào bản khai thuế và nộp cho cơ quan thuế.
• Chỉ cần có thiết bị điện tử kết nối Internet, doanh nghiệp đã có thể kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử. Từ đó tiết kiệm được thời gian, giảm thiểu được các thủ tục hành chính so với việc kê khai thuế bằng hóa đơn giấy.
• Khi phát hiện thông tin kê khai thuế xuất có sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin về hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế để kiểm tra. Hay cách khác cơ quan thuế sẽ tự động thực hiện đối soát thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu đã được kết nối với Tổng cục Thuế.

Ngày lập và Ký hóa đơn điện tử khi kê khai thuế

Để khẳng định giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử khi kê khai thuế, một trong những tiêu chí bắt buộc là ngày lập và ký hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp ngày lập hóa đơn điện tử khác ngày ký hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính cũng có quy định rõ ràng như sau:

• Nếu ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau, doanh nghiệp sẽ lấy ngày lập để thực hiện kê khai thuế nếu ngày ký muộn hơn ngày lập hóa đơn điện tử. Ví dụ ngày lập hóa đơn là 10/6/2020 và ngày ký trên hóa đơn là 12/6/2020, doanh nghiệp sẽ lấy ngày 10/6/2020 để kê khai thuế.

• Nếu ngày lập và ngày ký trùng nhau, doanh nghiệp chỉ cần lấy ngày, tháng, năm đó để kê khai thuế.Ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo những quy cách khác nhau, tùy vào hoạt động giao dịch hàng hóa, dịch vụ.
• Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, lúc khởi tạo hóa đơn cung cấp dịch vụ hoặc đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho bên mua chính là thời điểm lập hóa đơn điện tử. Lưu ý không kể đã hay chưa thu được tiền.
• Đối với các giao dịch hàng hóa, lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua chính là thời điểm lập hóa đơn điện tử chính. Không kể chưa thu tiền được hay đã thu được tiền.
• Trường hợp lập hóa đơn điện tử cho dịch vụ xây dựng, lắp đặt, ngày lập là lúc nghiệm thu công trình, hạng mục công trình, hoặc bàn giao, lắp đặt hoàn thành hoặc khối lượng xây dựng. Không kể đã thu hay chưa thu tiền được.
• Đối với giao dịch bàn giao từng hạng mục công trình, dịch vụ, hay giao dịch hàng hóa nhiều lần, ngày lập hóa đơn điện tử được tính ứng với mỗi lần cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hàng hóa. Lưu ý không phân biệt giá trị mỗi phiên giao dịch.
• Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ truyền hình, điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin theo định kỳ, ngày lập được tính không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước sử dụng dịch vụ,…

Doanh nghiệp có thể tham khảo Nghị định 119 về hóa đơn điện tử và Thông tư 68/2019/TT-BTC để hiểu rõ hơn về quy định xác định ngày lập hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử sau khi kê khai được hủy không?

Các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trường hợp 1:

Đã lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua nhưng chưa cung ứng dịch vụ, chưa giao hàng hóa. Hay hóa đơn điện tử đã lập và giao cho người mua, người bán, và người mua chưa kê khai thuế phát hiện sai sót. 

Trong trường hợp này, nếu phát hiện sai sót phải hủy bỏ hóa đơn.

Người  mua và người bán lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.

Thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn, gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Trường hợp 2:

Đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán. Người mua đã kê khai thuế sau đó phát hiện sai sót.

Lúc này người mua và người bán phải có thỏa thuận bằng văn bản hoặc lập biên bản ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. 

Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn điện tử, tuy nhiên chỉ khi chưa kê khai thuế.

Tóm lại, nếu sau khi hóa đơn đã được lập và kê khai thuế phát hiện sai sót thì các bên không được phép hủy.

Thay vào đó, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc có văn bản thỏa thuận ghi rõ những sai sót trên hóa đơn. Sau đó lập hóa đơn điều chỉnh.

Hướng dẫn Kê khai thuế với Hóa đơn điện tử

Cần chuẩn bị gì trước khi Kê khai thuế?

Để thực hiện kê khai thuế với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần cài đặt chữ ký số (chứng thư số) và phần mềm kê khai thuế.

• Chữ ký số: Doanh nghiệp đăng ký với đơn vị cung cấp, nhận giấy chứng thư số, sau đó nhận USB chứa chữ ký điện tử. Tiến hành cài đặt bằng cách cắm USB vào với máy tính, mở My Computer, chọn ổ đĩa của USB, cho chạy setup.exe để cài đặt. 
• Phần mềm kê khai thuế (HTKK): do Tổng cục thuế phát hành hỗ trợ kê khai thuế, cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp. Chỉ cần tải phần mềm về, cài đặt trên máy tính để sử dụng kê khai thuế qua mạng.

Hướng dẫn Kê khai thuế qua mạng

Bước 01: Đăng ký tài khoản kê khai qua mạng

Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện bước này một lần duy nhất.

1. Đầu tiên cắm USB Chữ ký số vào máy tính.
2. Sau đó mở trình duyệt vào mạng (Firefox, Google Chrome, hay Internet Explorer,…) và truy cập link: http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
3. Click phần Đăng ký, điền các thông tin cần thiết tuyệt đối chính xác, không sai sót.
4. Click Tiếp tục sau khi điền xong.
5. Nhập số pin được nhà cung cấp đưa.
6. Ấn Chấp nhận và  Ký điện tử.

Màn hình hiện ra thông tin để bạn kiểm tra lại. Nếu thông tin đã chính xác, Click Ký điện tử – Gửi đăng ký. Sau đó tổng cục Thuế sẽ gửi về Tài khoản kê khai Thuế qua mạng và mật khẩu về địa chỉ Email mà bạn đăng ký.

Hãy kiểm tra Email để xác nhận thông tin và nên đổi lại mật khẩu để bảo mật. 

Bước 02: Đăng ký các tờ khai sẽ gửi qua mạng

1. Truy cập Link http://nhantokhai.gdt.gov.vn
2. Sau đó, đăng nhập vào hệ thống kê khai thuế qua mạng.
3. Bạn chọn mục Tài khoản để đăng ký các tờ khai sẽ gửi qua mạng.
4. Bạn tích chọn các loại tờ khai cần kê khai, kỳ bắt đầu, loại kỳ kê khai.
5. Click tiếp tục sau khi hoàn tất điền thông tin.
6. Click chấp nhận là hoàn thành.

Bước 03: Tạo tờ khai và bảng kê bằng phần mềm HTKK

1. Bạn mở phần mềm kê khai thuế.
2. Chọn Kết xuất các tờ khai cần kê khai.
3. Bạn điền nội dung trên giao diện “Nhập tờ khai”.
4. Nhấn ô “Kết xuất XML” để kết xuất tờ khai điện tử.
5. Khi cửa sổ XML xuất hiện, Click vào “Desktop” làm nơi lưu file.
6. Nhấn Save để lưu lại.
7. Cuối cùng, Click “Đóng” để hoàn thành.

Bước 04: Nộp tờ khai qua mạng

1. Truy cập Website http://nhantokhai.gdt.gov.vn
2. Chọn chức năng Nộp tờ khai.
3. Click Chọn tệp tờ khai.
4. Sau đó, bạn chọn File đã kết xuất trước đó.
5. Chọn xong ấn Open để tải tờ khai lên. 
6. Sau đó cửa sổ HTKK sẽ hiện ra để bạn nhập mã PIN của chữ ký số.
7. Ấn chấp nhận.
8. Bấm OK để hoàn tất quá trình ký lên tệp tờ khai.
9. Ấn “Nộp tờ khai” để gửi đến cơ quan Thuế.

Cơ quan thuế sẽ gửi Email cho bạn xác nhận đã nộp hồ sơ khai thuế qua mạng.

Bước 05: Tra cứu tờ khai

1. Truy cập Link http://nhantokhai.gdt.gov.vn
2. Bấm nút  “Tra cứu”.
3. Bạn lựa chọn các điều kiện tra cứu như Tờ khai cần tra cứu, Kỳ tính thuế, Ngày nộp.
4. Sau đó bấm Tra cứu, kết quả sẽ hiển thị chi tiết.

Bạn cũng có thể tải tệp tờ khai.

Những lỗi Kế toán thường gặp phải khi Kê khai thuế với Hóa Đơn Điện Tử

Đăng ký sai thông tin

Trong quá trình đăng ký có thể xảy ra sai sót. Trường hợp sai sót trong thông tin của doanh nghiệp, cần liên hệ trực tiếp chi nhánh ngân hàng để được hỗ trợ hủy đăng ký. \

Trường hợp đăng ký nhầm ngân hàng khi kê khai thuế hóa đơn điện tử, nên đến ngân hàng đưa ra yêu cầu hủy nhanh nhất có thể. Ngân hàng sẽ từ chối đăng ký nộp thuế căn cứ từ yêu cầu đó.

Xảy ra vấn đề với Cơ quan thuế

Xử lý chứng từ không thành công hoặc Mã cơ quan thuế không hợp lệ

Khi gặp các lỗi dạng này, kế toán cần liên hệ nhóm hỗ trợ nộp thuế điện tử tại Cục thuế theo số điện thoại 043 7689679. Hoặc liên hệ qua Email: nhomhttdt@gdt.gov.vn để được hỗ trợ trực tiếp.

Khi nhóm hỗ trợ tiếp nhận lỗi của doanh nghiệp, họ sẽ thông báo với ngân hàng nơi phát sinh lỗi. Khi ngân hàng đã bổ sung các mã thiếu trong danh mục sẽ báo lại cho kế toán lập lại giấy nộp tiền.

Hiển thị cảnh cáo “Người nộp thuế chưa có thông tin sổ thuế”

Nguyên nhân do kế toán chưa có thông tin sổ thuế. Có thể do cơ quan thuế chưa gửi sổ thuế lên cho Tổng cục thuế cập nhật vào hệ thống, hoặc chưa  cấp sổ thuế cho kế toán. Lúc này kế toán có thể lập giấy nộp tiền khi chưa có thông tin về số thuế của doanh nghiệp.

Xảy ra vấn đề với Ngân hàng

Về phía ngân hàng, kế toán có thể gặp trường hợp đã lập giấy nộp tiền nhưng ngân hàng chưa trích nợ tài khoản. Hay không thấy thông báo về Email sau khi đăng. Khi kế toán có thể tra cứu giấy nộp tiền, trạng thái giấy nộp tiền hiển thị 1 trong 3 điều sau.

Trường hợp 1:

Đã lập giấy nộp tiền nhưng người nộp thuế chưa “Ký và Nộp”. Sau đó để gửi đến ngân hàng mà chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế. Lúc này đề nghị người nộp thuế vào thực hiện “Ký và Nộp”.

Trường hợp 2:

Thực hiện trình ký mà Người nộp thuế đã ký và nộp “Ký và Nộp” giấy nộp tiền để gửi đến Ngân hàng mà chưa nhận được thông báo tới cơ quan thuế. Cần làm giấy đề nghị người nộp thuế thực hiện “Ký và Nộp”.

Trường hợp 3:

Gửi giấy nộp thuế tới người nộp thuế thực hiện “Ký và Nộp” sau đó gửi đến ngân hàng. Sau đó chờ ngân hàng xử lý giấy nộp thuế để được ký và nhận Mail. Giấy nộp thuế xử lý thành công tại Ngân hàng thì tài khoản của người nộp thuế mới được trích nợ.

Trên đây là những câu hỏi thường gặp phải và cách giải quyết trong quá trình kê khai thuế với hóa đơn điện tử.

Trong thời đại công nghệ, hoá đơn điện tử được đánh giá là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp, bao gồm cả việc kê khai thuế hóa đơn điện tử.

Xem thêm bài viết

• Ebook “Bí Quyết” Giúp Chủ Doanh Nghiệp Bảo Mật Thông Tin Doanh Nghiệp