Hướng dẫn 3 bước lập hóa đơn điện tử Ecom trên Shopee

Lập hóa đơn điện tử Ecom trên sàn thương mại điện tử Shopee là một trong những vấn đề quan trọng mà các nhà bán hàng cần nắm vững. Đặc biệt là khi bạn muốn mở rộng mô hình kinh doanh trên nền tảng này. Việc xuất hóa đơn Ecom không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế mà còn hỗ trợ việc quản lý đơn hàng và tài chính dễ dàng hơn. 

Tìm hiểu thông tin về hóa đơn điện tử trên sàn TMĐT để hiểu cách lập hóa đơn điện tử Ecom và chi tiết về sàn Shopee nhé!

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập hóa đơn điện tử Shopee đúng cách. Từ những bước cơ bản đến các lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Các bước lập hoá đơn điện tử Ecom trên Shopee nhanh chóng

Việc lập hóa đơn điện tử trên sàn TMĐT là một bước quan trọng giúp người bán quản lý các giao dịch và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để lập và tra cứu hóa đơn điện tử trên Shopee một cách nhanh chóng và chính xác.

Bước 1: Điền thông tin

Để bắt đầu, người bán cần điền đầy đủ và chính xác thông tin cá nhân cũng như thông tin thuế trên Kênh Người bán theo hướng dẫn của Shopee.. 

Shopee sẽ sử dụng thông tin này làm căn cứ để xuất và gửi hóa đơn cho người bán. Đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác để tránh sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử.

Điền thông tin yêu cầu xuất hoá đơn điện tử trên sàn Ecom Shopee

Xem thêm: Hướng dẫn xác thực thông tin định danh dành cho người bán trên Shopee

Bước 2: Nhận hóa đơn từ Shopee

Phí sàn: 

Bao gồm Phí thanh toán, Phí cố định, Phí dịch vụ), Phí rút tiền, Phí dịch vụ TMĐT:

• Vào mỗi ngày 15 hàng tháng, Shopee sẽ gửi Mã tra cứu hóa đơn (Mã nhận hóa đơn) cho người bán qua mục Thông báo trên Kênh Người bán.

Cách kiểm tra thông báo hóa đơn như sau:

• Vào biểu tượng Chuông thông báo trên Kênh Người bán > Cập nhật Shopee (Shopee News) hoặc App Shopee > Cập nhật Người bán.
• Tìm kiếm thông báo có tiêu đề “Tra cứu hóa đơn tháng xx” được gửi vào ngày 15 để lấy mã nhận hóa đơn.
• Sau khi nhận được mã, người bán có thể sử dụng mã này để tra cứu và tải hóa đơn điện tử từ Trang tra cứu hóa đơn của Shopee.

Lưu ý: Mã nhận hóa đơn phí sàn sẽ khác nhau mỗi tháng và được Shopee gửi thông báo vào ngày 15 của tháng sau đó. Ví dụ, mã nhận hóa đơn cho tháng 08/2024 sẽ được thông báo vào ngày 15/09/2024.

 Nhận hoá đơn Ecom từ Shopee ở trong Kênh người bán

Các loại phí khác:

• Hóa đơn Ecom cho các phí khác sẽ được gửi qua email e-invoice@shopee.vn dưới dạng file đính kèm với định dạng .xml và .pdf. 
• Hóa đơn sẽ được gửi đến email mà người bán đã cung cấp trong mục Email nhận hóa đơn điện tử trong phần Thông tin thuế.

Lưu ý: Thời gian người bán nhận thông báo và hóa đơn là trước ngày 30 của tháng tiếp theo.

Bước 3: Tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn điện tử Ecom

• Tải file đính kèm trong email về máy tính hoặc thiết bị di động.
• Truy cập vào đường dẫn (được cung cấp trong thông báo trên Kênh Người bán/Cập nhật Người bán hoặc email hóa đơn) và làm theo hướng dẫn để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử E-com trên Shopee.

Tra cứu tính hợp lệ của hoá đơn điện tử trên sàn Ecom Shopee

Quy trình xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử Ecom trên Shopee

Về cơ bản, hiện nay Shopee không công bố quy trình xử lý cũng như lưu trữ hoá đơn Ecom như thế nào. Tuy nhiên, Shopee sẽ tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Vì vậy, quy trình xử lý cũng như lưu trữ hóa đơn điện tử Ecom trên nền tảng này được thực hiện qua các bước sau:

Khởi tạo hóa đơn Ecom

Khi giao dịch hoàn tất và người mua thực hiện thanh toán, Shopee sẽ tự động phát sinh hóa đơn điện tử Ecom cho mỗi giao dịch thành công. Hóa đơn này sẽ bao gồm các thông tin như mã đơn hàng, tên người mua, tên người bán, số tiền thanh toán, phí dịch vụ, mã số thuế của người bán, và các thông tin cần thiết khác.

• Đối với người bán: Hóa đơn điện tử sẽ được gửi tự động vào tài khoản người bán trên hệ thống Shopee. Người bán có thể sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế và báo cáo tài chính.
• Đối với người mua: Sau khi giao dịch hoàn tất, hóa đơn sẽ được gửi qua email hoặc thông qua thông báo trên ứng dụng Shopee, tùy thuộc vào thông tin đăng ký của người mua.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Shopee sẽ lưu trữ tất cả các hóa đơn điện tử trên hệ thống của mình, giúp người bán dễ dàng tra cứu hóa đơn bất cứ lúc nào qua tài khoản của họ trên nền tảng Shopee. Việc lưu trữ này đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về giao dịch điện tử và thuế, đồng thời bảo vệ tính hợp lệ và bảo mật của dữ liệu.

Cập nhật và điều chỉnh hóa đơn E-com

Nếu người bán phát hiện có sai sót trên hóa đơn, như sai số tiền hoặc thông tin, họ có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Shopee để yêu cầu sửa chữa hoặc phát hành lại hóa đơn. Shopee cũng hỗ trợ tính năng phát hành hóa đơn điện tử E-com sửa đổi trong trường hợp hóa đơn cần điều chỉnh sau khi đã phát hành. Quá trình này yêu cầu người bán gửi yêu cầu qua hệ thống và làm theo các bước quy định.

Hóa đơn điện tử đã được tạo và lưu trữ sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào hệ thống thuế của cơ quan thuế. Điều này giúp người bán kê khai thuế dễ dàng mà không cần thực hiện thủ tục báo cáo hóa đơn thủ công. Dữ liệu hóa đơn từ Shopee sẽ được gửi lên cơ quan thuế trong thời gian quy định, giúp quản lý thuế của người bán trở nên minh bạch và hiệu quả.

Quy trình xử lý và lưu trữ hoá đơn điện tử trên sàn Ecom Shopee

Một số lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử Ecom trên Shopee

Để đảm bảo thông tin xuất hóa đơn được xác thực, từ ngày 12/07/2024, Shopee sẽ ngưng nhận thông tin qua Mẫu đăng ký xuất hóa đơn điện tử E-com hàng tháng. Thay vào đó, Shopee sẽ sử dụng thông tin thuế và thông tin định danh mà Nhà Bán Hàng cập nhật tại Kênh người bán để làm căn cứ xuất và gửi hóa đơn cho các khoản phí dịch vụ phát sinh từ ngày 01/07/2024 trở đi.

Lưu ý rằng hóa đơn mà Người bán nhận được trong mỗi tháng chỉ bao gồm các chi phí phát sinh trong tháng trước đó. Shopee sẽ xuất hóa đơn Ecom căn cứ theo thông tin thuế cập nhật cuối cùng trên Kênh người bán tại thời điểm Shopee xuất hóa đơn.

Nếu Người bán cần điều chỉnh hóa đơn GTGT đã xuất, vui lòng làm theo hướng dẫn tại Biểu mẫu yêu cầu điều chỉnh hoá đơn GTGT của Shopee.. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với bộ phận Chăm sóc khách hàng của Shopee để được hỗ trợ thêm.

Lưu ý quan trọng:

• Để bảo vệ thông tin và bảo mật bí mật kinh doanh của bạn, Shopee không khuyến khích sử dụng các công cụ đối soát đơn hàng hoàn thành và đơn hàng đã được Shopee thanh toán không rõ nguồn gốc của bên thứ 3 đang được phát tán trên mạng.
• Người bán cần cẩn trọng khi cung cấp thông tin về doanh thu, đơn hàng, sản phẩm hoặc thông tin đăng nhập của Shop.

Việc lập hóa đơn điện tử Ecom trên Shopee không hề khó khăn nếu bạn hiểu rõ quy trình và các quy định liên quan. Hy vọng rằng với những chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ tự tin hơn khi xử lý hóa đơn cho các giao dịch bán hàng của mình. Đảm bảo thực hiện đúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình kinh doanh trên Shopee.

Matbao–invoice là một trong những đơn vị mang đến giải pháp hoá đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả cho doanh nghiệp. Với tính năng tự động đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận, phần mềm Matbao-invoice giúp:

• Đơn giản hóa quy trình phát hành hóa đơn.
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tích hợp với các phần mềm bán hàng và quản lý phổ biến.
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
• Đội ngũ tư vấn nhiệt tình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
• Đảm bảo sự tuân thủ pháp lý về hóa đơn điện tử.

Liên hệ ngay hôm nay qua hotline (028) 9999 9989 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!