Hóa Đơn Điện Tử Có Đang Được Lưu Trữ An Toàn?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên các hệ thống trực tuyến như đám mây (Cloud), Email có thực sự an toàn? Còn giải pháp nào khác giúp doanh nghiệp xử lý vấn đề này hoàn hảo hơn không?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên Email không thực sự an toàn

Bài viết sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến quý bạn những trường hợp có thể gây ra tình trạng mất hóa đơn điện tử.

Từ đó, giúp bạn chuẩn bị tâm thế cẩn thận, chủ động hơn. Đồng thời, bài viết cũng giới thiệu đến bạn 1 giải pháp mới giúp việc lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng hơn hẳn.

Mời bạn theo dõi ngay dưới đây nhé!

Tình trạng hiện tại của việc lưu trữ hóa đơn

Lưu trữ hóa đơn điện tử trên Email như thế nào?

Lưu trữ hóa đơn điện tử trên Email thực chất là quy trình dùng Email để lưu lại dữ liệu trên hệ thống Cloud.

Cụ thể, khi xảy ra giao dịch và có hóa đơn, bên bán sẽ gửi hóa đơn này qua Email của bên mua. Email cũng được chuyển tiếp đến ban giám đốc để phòng trường hợp nhân sự nghỉ việc, mang theo cả password. Sau đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành lập một thư mục Google Drive với chính Email đó và lưu trữ, đối chiếu sau này.

Hoặc, nhiều người cũng chọn lưu thêm bằng hình thức tải xuống file của máy tính để an toàn hơn. 

Hóa đơn điện tử trên Email vẫn có nguy cơ bị mất

Thực trạng chung hiện nay của nhiều doanh nghiệp khi lưu trữ hóa đơn

Thực tế, hiện nay vẫn còn rất nhiều người, điển hình là kế toán, thậm chí luôn cả CEO của 1 công ty lớn vẫn cho rằng: Hóa đơn điện tử khi được lưu trữ trên Cloud của nhà cung cấp dịch vụ thì sẽ không bao giờ bị mất. 

Song, đây là một hiểu lầm nghiêm trọng, chúng vẫn bị mất như thường nếu các doanh nghiệp không biết cách quản lý.

Bằng chứng là, đã có khá nhiều vụ việc mất dữ liệu xảy ra dù chúng đang ở trên hệ thống điện toán đám mây an toàn. Đó đều là những đơn vị hàng đầu thế giới, những công ty luôn xây dựng, phát triển bằng công nghệ tiên tiến bậc nhất. 

Mới đây nhất là sự cố của Stablehost vào năm 2019 tại Singapore. Chỉ trong 1 đêm, toàn bộ dữ liệu khách hàng lớn của công ty này đã “không cánh mà bay” dẫn đến nhiều hệ lụy.

Nhiều vụ mất dữ liệu hóa đơn khách hàng đã diễn ra trên thế giới cũng như Việt Nam

Hay, xa hơn một chút, bạn có thể bắt gặp sự cố của Amazon Web Services và The Planet cũng đã từng đối mặt.

Những đơn vị cung cấp dịch vụ Data Center này trong quá trình hoạt động bị lỗi hệ thống. Cuối cùng kéo theo hậu quả khiến nhiều chủ doanh nghiệp gặp trục trặc trong việc kiểm soát dữ liệu khách hàng.

Gần đây nhất, một doanh nghiệp tại Quận 09 đã gặp sự cố mất dữ liệu hóa đơn điện tử nghiêm trọng. Các dữ liệu về khách hàng lớn nhỏ trong 2 năm của họ hoàn toàn mất sạch ngay chính trên hệ thống máy chủ của mình.

Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử

Tất cả những sự kiện vừa kể trên cho thấy các doanh nghiệp đã quá tin tưởng vào hệ thống điện toán đám mây. Họ tuyệt đối tin rằng chỉ cần dữ liệu hóa đơn điện tử nằm trên hệ thống Cloud thì sẽ không có rủi ro. Và, những ví dụ trên là lời cảnh báo dành cho bạn nếu còn chủ quan trong việc lưu giữ.

Chưa kể, lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ “không chuyên” cũng dễ phát sinh vấn đề.

Cụ thể, nếu lỡ công ty bạn gặp phải “thảm họa” hư hỏng phần cứng, hay bị tấn công cấp độ lớn mà nhà cung cấp dịch vụ không có trình giải quyết. Thì, bạn sẽ khó khôi phục lại hệ thống dữ liệu bị mất nguyên vẹn như lúc ban đầu mà không để lại chút hậu hoạn. Nhất là những đơn vị kinh doanh chưa có kinh nghiệm đối mặt với những thảm họa, sự cố bất ngờ như sự cố phần cứng. 

Doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt nếu không xem trọng quá trình lưu trữ hóa đơn

Quy trình xuất nhận hóa đơn

Khi bán hàng, xuất hóa đơn cho khách hàng là việc cần thiết dù khách hàng có lấy hóa đơn hay không. Quy trình này thông qua 1 phần mềm lưu dữ liệu đầu ra bao gồm các bước:

Bước 1: Truy cập phần mềm và tạo quyết định xuất hóa đơn điện tử theo đúng mẫu hiện hành.

Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn điện tử và ký tên điện tử.

Bước 3: Bên bán gửi Email và mã để tra cứu hóa đơn cho bên mua.

Bước 4: Bên mua hàng truy cập vào phần mềm để kiểm tra thông tin hóa đơn.

Bước 5: Nếu có sai sót, trên phần mềm cũng có hỗ trợ tính năng xử lý như: xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh.

Bước 6: Cuối kỳ, thực hiện lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.

Máy móc nào dù tốt đến đâu nếu không biết cách sử dụng cũng không thể hoạt động hiệu quả. 

Vấn đề đặt ra là, cần có một giải pháp để giúp chủ doanh nghiệp quản lý thông tin chặt chẽ hơn. Tránh tình huống bị mất hóa đơn mà không biết làm sao để tìm lại.

Giải pháp hoàn hảo giúp bạn quản lý chặt chẽ thông tin hóa đơn?

Nếu bạn mong muốn vận hành công ty phát triển ngày càng đi lên, thì bạn cần tìm giải pháp hoàn hảo nhất. Từ việc “chọn mặt gửi vàng” các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn cho đến nắm rõ quy trình và cách quản lý.

Đừng để dữ liệu hóa đơn bị mất rồi mới đau đầu và hối tiếc vì không đầu tư một hệ thống chuẩn từ đầu. 

MIFI – Giải pháp Hóa đơn Điện tử An toàn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội sẽ giúp bạn chủ động quản lý thông tin hơn:

• Hệ thống lưu trữ Cloud tiêu chuẩn tại Microsoft Azure giúp hóa đơn luôn được bảo đảm an toàn, không bị mất.
• Sử dụng mã hóa thông tin dữ liệu 256 bit với công nghệ AES mới nhất.
• Quá trình gửi nhận an toàn nhờ Key Access được mã hóa cẩn thận.
• Quy trình sao lưu dữ liệu tự động và Real time với cam kết bảo hiểm toàn diện. Từ đó, cho bạn sự an tâm vững chãi với những sự cố mất hóa đơn khi sử dụng phần mềm của MIFI. Nếu có sẽ được bồi thường bằng tiền, nhưng điều đó hầu như chưa từng xảy ra tại MIFI. 

MIFI – Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật dành cho bạn

Trên đây là những thông tin giải đáp việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên Email có an toàn không. Hãy chọn chọn cho mình một dịch vụ chuyên nghiệp để tránh việc đau đầu vì mất hóa đơn điện tử.