Account receivable là gì?Cách kế toán quản lý AR như thế nào

Account Receivable (AR) thể hiện các khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp từ việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ, trong khi AP thể hiện các khoản mà doanh nghiệp phải trả cho hoạt động mua bán. 

Tìm hiểu chi tiết về Account Receivable là gì, cách kế toán quản lý AR, và so sánh giữa AR và AP để hiểu rõ sự khác biệt trong hoạt động kinh doanh.

I. Account Receivable là gì?

1. Khái niệm Account Receivable(AR)

Account Receivable là gì, là các khoản phải thu, là số tiền mà khách hàng nợ khi doanh nghiêp đã cung cấp sản phẩm/dịch vụ nhưng chưa nhận được thanh toán. 

Khái niệm về Account Receivable là gì?

Xem thêm:>>>Account payable là gì? So sánh Account payable và Account receivable<<<

Account Receivable được xem là một phần của tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp và có quyền yêu cầu đối với số tiền mà khách hàng chưa thanh toán.

Ví dụ minh họa về Account Receivable (AR) trong doanh nghiệp:

Giả sử một công ty sản xuất và bán hàng hóa cho khách hàng. Khi công ty Medi Phát bán máy điện tử gia dụng trị giá 100 triệu cho khách hàng Thị và đồng ý cho khách hàng Thị thanh toán sau 30 ngày.

100 triệu lúc này chính là Account Receivable của công ty Medi Phát. Khi đến hạn:

• Nếu khách hàng Thị thanh toán, khoản AR này sẽ được chuyển thành tiền mặt. 
• Nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn, công ty Medi Phát phải thực hiện các biện pháp thu hồi nợ.

2. Các thành phần của Account Receivable là gì?

Hóa đơn bán hàng:

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi nhận giao dịch giữa người bán và người mua, liệt kê chi tiết về sản phẩm/ dịch vụ đã được cung cấp, về số lượng, đơn giá và tổng số tiền khách hàng phải thanh toán. Từ đó, hóa đơn bán hàng sẽ là cơ sở để ghi nhận Account Receivable.

Tín dụng khách hàng:

Tín dụng khách hàng là các điều khoản mà doanh nghiệp cùng khách hàng thỏa thuận với nhau về việc thanh toán sau khi giao dịch thành công. 

Hiểu rõ các thành phần trong AR Xem thêm:>>>Tạm ứng (Advances to Employees) là gì? Kế toán các khoản tạm ứng<<<

Điều này hiển thị cho việc đánh giá khả năng tín dụng của khách hàng làm cơ sở thời hạn thanh toan cho khách hàng.

Kỳ hạn thanh toán:

Kỳ hạn thanh toán là khoảng thời gian mà khách hàng được phép thanh toán sau khi nhận hàng hoặc dịch vụ. 

Kỳ hạn này thường được quy định rõ ràng trong hợp đồng hoặc hóa đơn, ví dụ như 30 ngày, 60 ngày hoặc 90 ngày.

Ví dụ quy trình ghi nhận AR

Khách hàng tên Lê vào công ty mua 5 máy lạnh trị giá 50 triệu/5 cái máy lạnh tại công ty Điện tử HPU thì quy trình ghi nhận Account Receivable như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn cho khách hàng

• Kế toán lập hóa đơn bao gồm chi tiết về sản phẩmmáy lạnh, số lượng: 5 cái, đơn giá: 10 triệu VNĐ, tổng số tiền phải thanh toán: 50 triệu VNĐ và kỳ hạn thanh toán là 6 tháng.

Bước 2: Ghi nhận doanh thu và AR

Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao hàng thành công, còn AR được ghi nhận như một khoản tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. 

Ví dụ, khi hóa đơn trị giá 10.000 USD được lập, bút toán ghi nhận sẽ là:

• Nợ: Account Receivable 50 triệu VNĐ
• Có: Doanh thu 50 triệu VNĐ

Bước 3: Theo dõi và quản lý AR

• Gửi thông báo nhắc nhở khách hàng đến kỳ thanh toán

II. Cách kế toán quản lý Account Receivable

1. Quy trình kế toán quản lý AR

Bước 1: thiết lập chính sách tín dụng

• Xác định điều khoản tín dụng: Doanh nghiệp cần xác định các điều khoản tín dụng rõ ràng như thời hạn thanh toán (30 ngày, 60 ngày,...), lãi suất phạt khi trễ hạn, và các chiết khấu thanh toán sớm nếu có.
• Đánh giá tín dụng khách hàng: Trước khi cấp tín dụng, cần kiểm tra lịch sử tín dụng của khách hàng thông qua báo cáo tín dụng hoặc thông tin từ các công ty cung cấp dịch vụ tín dụng.

3 bước kế toán thực hiện khi quản lý AR Xem thêm:>>>Cách lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ đầy đủ chi tiết theo luật định<<<

• Hợp đồng tín dụng: Soạn thảo và ký kết hợp đồng tín dụng với các điều khoản chi tiết về quyền và nghĩa vụ của cả hai bên.

Bước 2. Phát hành hóa đơn khách hàng

• Lập hóa đơn: Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, kế toán lập hóa đơn chi tiết với đầy đủ thông tin về số lượng, đơn giá, thuế, và tổng số tiền cần thanh toán.
• Gửi hóa đơn: Hóa đơn cần được gửi đến khách hàng một cách kịp thời và chính xác, có thể thông qua email, bưu điện, hoặc hệ thống quản lý điện tử.
• Ghi nhận doanh thu và AR: Kế toán ghi nhận doanh thu và tạo một mục AR tương ứng trên sổ sách kế toán.

Bước 3. Theo dõi và đối chiếu AR

• Theo dõi thanh toán: Kế toán theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng, ghi nhận các khoản đã thanh toán và đối chiếu với hóa đơn đã phát hành.
• Đối chiếu định kỳ: Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa sổ kế toán và tài khoản ngân hàng để đảm bảo không có sai sót và tất cả các khoản thanh toán đều được ghi nhận đúng.
• Nhắc nhở và thu hồi nợ: Gửi nhắc nhở thanh toán cho các khách hàng trễ hạn và thực hiện các biện pháp thu hồi nợ nếu cần thiết.

2. Các phương pháp quản lý Account Receivable (AR)

1. Sử dụng phần mềm kế toán

• Phần mềm kế toán: Sử dụng các phần mềm kế toán hiện đại giúp tự động hóa việc lập hóa đơn, theo dõi thanh toán, và quản lý AR một cách hiệu quả và chính xác.
• Tích hợp với hệ thống ERP: Phần mềm kế toán tích hợp với hệ thống ERP giúp quản lý toàn diện từ việc lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, đến theo dõi và đối chiếu AR.

Phần mềm kế toán hóa đơn điện tử từ MATBAO INVOICE là sự lựa chọn tuyệt vời với kế toán, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đang có chương trình ưu đãi.

2. Phân loại khách hàng và thiết lập hạn mức tín dụng

• Phân loại khách hàng: Dựa vào lịch sử tín dụng, doanh số mua hàng, và thời gian hợp tác để phân loại khách hàng thành các nhóm khác nhau.
• Thiết lập hạn mức tín dụng: Căn cứ vào kết quả phân loại, thiết lập hạn mức tín dụng phù hợp cho từng nhóm khách hàng để giảm thiểu rủi ro tín dụng.

3. Giám sát và đánh giá tình trạng AR định kỳ

• Báo cáo định kỳ: Lập các báo cáo AR định kỳ để giám sát tình trạng các khoản phải thu, phát hiện các khoản nợ quá hạn.

Tối ưu quy trình cho kế toán quản lý AR

• Đánh giá tình hình tài chính khách hàng: Định kỳ đánh giá lại khả năng thanh toán của khách hàng để điều chỉnh chính sách tín dụng kịp thời.

4. Công cụ và kỹ thuật tối ưu hóa AR

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning):

• Tích hợp dữ liệu: Hệ thống ERP tích hợp tất cả các dữ liệu về bán hàng, khách hàng, và AR giúp quản lý thông tin một cách toàn diện và chính xác.
• Tự động hóa quy trình: ERP tự động hóa các quy trình từ lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, đến theo dõi và thu hồi nợ.

Phân tích tuổi nợ (Aging analysis):

• Báo cáo phân tích tuổi nợ: Lập báo cáo phân tích tuổi nợ để theo dõi các khoản nợ theo thời gian (30 ngày, 60 ngày, 90 ngày,...), giúp nhận diện các khoản nợ quá hạn và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Đánh giá tình trạng tài chính: Dựa vào kết quả phân tích tuổi nợ để đánh giá tình trạng tài chính của doanh nghiệp và khả năng thu hồi nợ.

Sử dụng dịch vụ thu nợ chuyên nghiệp:

• Thu nợ chuyên nghiệp: Hợp tác với các công ty thu nợ chuyên nghiệp để thu hồi các khoản nợ khó đòi, giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán và tăng tỷ lệ thu hồi nợ.
• Đàm phán và thương lượng: Các công ty thu nợ chuyên nghiệp có kinh nghiệm và kỹ năng trong việc đàm phán, thương lượng với khách hàng để thu hồi nợ một cách hiệu quả.

III. Phòng ngừa rủi ro Account Receivable

1. Kiểm tra tín dụng khách hàng

• Kiểm tra tín dụng: Trước khi bán hàng, thực hiện kiểm tra tín dụng khách hàng để đánh giá khả năng thanh toán và giảm thiểu rủi ro tín dụng.
• Yêu cầu bảo đảm: Đối với khách hàng có rủi ro cao, yêu cầu các hình thức bảo đảm như đặt cọc hoặc bảo lãnh tín dụng.

2. Bảo hiểm tín dụng

• Bảo hiểm tín dụng: Mua bảo hiểm tín dụng để bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro mất khả năng thanh toán của khách hàng.

Bảo mật thông tin Account Receivable

• Chuyển giao rủi ro: Bằng cách mua bảo hiểm tín dụng, doanh nghiệp chuyển giao một phần rủi ro tín dụng cho công ty bảo hiểm.

3. Thiết lập quy trình thu hồi nợ hiệu quả

• Quy trình thu hồi nợ: Xây dựng quy trình thu hồi nợ chi tiết, từ việc nhắc nhở thanh toán, gửi thông báo chính thức, đến thực hiện các biện pháp pháp lý nếu cần.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên kế toán về kỹ năng thu hồi nợ, kỹ năng đàm phán, và các biện pháp pháp lý để thu hồi nợ một cách hiệu quả.

IV. Kết luận

Account Receivable (AR) là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, Kế toán quản lý hiệu quả AR không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định mà còn cải thiện khả năng thanh toán và sức khỏe tài chính tổng thể.