Account payable là gì? So sánh Account payable và Account receivable

Account Payable liên quan đến các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp, trong khi Account Receivable đề cập đến các khoản tiền mà doanh nghiệp sẽ thu từ khách hàng.

I. Account Payable là gì?

1. Khái niệm Account Payable (AP)

Account Payable là gì, Account Payable (AP) hay còn gọi là các khoản phải trả, là các khoản nợ ngắn hạn mà doanh nghiệp phải thanh toán cho các nhà cung cấp.

Xem thêm:>>>Account receivable là gì?Cách kế toán quản lý AR như thế nào<<<

Khi giao dịch hàng hóa/dịch vụ mà doanh nghiệp đã nhận được nhưng chưa thanh toán, ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán trong doanh nghiệp.

2. Ví dụ để hiểu Account Payable là gì

Tình huống:

Giả sử Công ty TNHH Sản xuất Helpu chuyên sản xuất và bán các sản phẩm nhựa. Để sản xuất, công ty cần mua nguyên liệu nhựa từ Nhà cung cấp Helpa.

Quá trình mua hàng:

Bước 1: Đặt hàng

Ngày 1 tháng 5, Công ty Helpu đặt hàng 10 tấn nguyên liệu nhựa từ Nhà cung cấp Helpa với tổng giá trị là 200 triệu VND. Nhà cung cấp Helpa chấp nhận đơn hàng và sẽ giao hàng vào ngày 5 tháng 5.

• Điều khoản thanh toán: Công ty Helpu được phép thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng.

Bước 2: Nhận hàng

Ngày 5 tháng 5, Công ty Helpu nhận được 10 tấn nguyên liệu nhựa từ Nhà cung cấp Helpa cùng với hóa đơn trị giá 200 triệu VND.

Xem thêm:>>>Top 3 Những lầm tưởng về doanh thu của doanh nghiệp dễ mắc phải<<<

Khi hàng hóa đã được nhận, kế toán của Công ty Helpu sẽ ghi nhận khoản nợ này vào Account Payable. Cụ thể, một bút toán sẽ được tạo ra trong sổ sách kế toán như sau:

• Ghi nợ (debit) vào Tài khoản Nguyên vật liệu: 200 triệu VND
• Ghi có (credit) vào Tài khoản Phải trả người bán (Account Payable): 200 triệu VND

Bước 3: Ghi nhận vào Account Payable

Ngay khi hàng hóa được nhận và hóa đơn được kiểm tra, khoản tiền 200 triệu VND sẽ được ghi nhận vào tài khoản Account Payable của Công ty Helpu. Điều này có nghĩa là Công ty ABC có nghĩa vụ phải trả 200 triệu VND cho Nhà cung cấp Helpa trong vòng 30 ngày tới.

Bước 4: Thanh toán

Ngày 30 tháng 5, Công ty Helpu tiến hành thanh toán số tiền 200 triệu VND cho Nhà cung cấp Helpa theo điều khoản đã thỏa thuận. Bút toán thanh toán sẽ được ghi nhận như sau:

• Ghi nợ (debit) vào Tài khoản Phải trả người bán (Account Payable): 200 triệu VND
• Ghi có (credit) vào Tài khoản Tiền mặt/Ngân hàng: 200 triệu VND

Ví dụ trên cho thấy cách thức hoạt động của Account Payable trong một doanh nghiệp, từ khi phát sinh nợ đến khi thanh toán, và cách nó được ghi nhận và quản lý trong sổ sách kế toán.

II. Quy trình kế toán quản lý Account Payable

1. Vai trò Account Payable trong doanh nghiệp

Quản lý dòng tiền

Account Payable giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền ra, thể hiện khả năng thanh khoản và đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt để thực hiện thanh toán.

Xây dựng mối quan hệ với đối tác

Thanh toán đúng hạn và quản lý tốt các khoản phải trả giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Từ đó nhà cung cấp có thể sẽ có chiết khấu tốt với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có giá ưu đãi hơn để cạnh tranh với các nhà bán hàng khác.

2. Quy trình kế toán quản lý Account Payable

Bước 1: Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp

• Quy trình bắt đầu khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp cho hàng hóa/ dịch vụ đã nhận. 

Xem thêm:>>>8 Lưu Ý Quan Trọng Nhất Khi Ủy Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử Doanh Nghiệp<<<

• Hóa đơn này cần được kiểm tra để đảm bảo rằng các chi tiết như số lượng, giá cả và điều khoản thanh toán đều chính xác.

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận hóa đơn

Kiểm tra tính chính xác của hóa đơn:

• Xác minh thông tin nhà cung cấp: Đảm bảo tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên lạc của nhà cung cấp trên hóa đơn khớp với thông tin đã lưu trữ trong hệ thống của doanh nghiệp.
• Số hóa đơn và ngày hóa đơn: Kiểm tra số hóa đơn và ngày hóa đơn để đảm bảo tính duy nhất và tránh việc thanh toán trùng lặp.
• Điều khoản thanh toán: Xác nhận điều khoản thanh toán (thời hạn, phương thức) ghi trên hóa đơn khớp với thỏa thuận ban đầu.

Đối chiếu với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng:

• Số lượng và mô tả hàng hóa/dịch vụ: So sánh số lượng và mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ trên hóa đơn với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng để đảm bảo sự phù hợp.
• Giá cả và các khoản chiết khấu: Kiểm tra giá từng đơn vị hàng hóa hoặc dịch vụ, tổng số tiền, và bất kỳ khoản chiết khấu hoặc ưu đãi nào đã thỏa thuận.
• Các điều khoản và điều kiện khác: Đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện khác (như phí vận chuyển, thuế,…) đều đúng và không có thêm bất kỳ khoản phí nào không hợp lý.

Xác nhận nhận hàng hoặc dịch vụ:

• Biên nhận hàng hóa/dịch vụ: Kiểm tra biên nhận hoặc phiếu giao hàng để xác nhận rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận đầy đủ và đúng thời gian.
• Kiểm tra chất lượng: Đảm bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được đạt chất lượng như yêu cầu và không có bất kỳ hư hỏng hoặc thiếu sót nào.
• Xác nhận từ bộ phận liên quan: Thông thường, bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sử dụng dịch vụ sẽ cần xác nhận rằng hàng hóa/dịch vụ đã được nhận và hài lòng với chất lượng trước khi thanh toán.

Phê duyệt hóa đơn:

• Chữ ký phê duyệt: Sau khi hoàn tất kiểm tra và xác nhận, hóa đơn cần được phê duyệt bởi các cấp quản lý có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
• Ghi nhận vào hệ thống kế toán: Hóa đơn được nhập vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp để theo dõi và chuẩn bị cho việc thanh toán.

Bước 3: Thanh toán hóa đơn

Sau khi xác nhận hóa đơn là chính xác, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận với nhà cung cấp. 

• Thanh toán có thể được thực hiện bằng các phương thức như chuyển khoản ngân hàng, séc hoặc các hình thức thanh toán điện tử khác.

III. So sánh Account Payable và Account Receivable

Bảng so sánh chi tiết Account Payable (AP) và Account Receivable (AR):

	Account Payable (AP)	Account Receivable (AR)
Định nghĩa	Khoản nợ doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp	Khoản doanh nghiệp sẽ thu từ khách hàng
Mục đích	Thanh toán cho nhà cung cấp	Thu tiền từ khách hàng
Dòng tiền	Dòng tiền ra	Dòng tiền thu vào
Quy trình	Nhận hóa đơn=> kiểm tra => lập kế hoạch thanh toán => thanh toán hóa đơn	Xuất hóa đơn => theo dõi khoản phải thu => gửi nhắc nhở thanh toán => thu hồi nợ
Hóa đơn	Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp	Xuất hóa đơn gửi cho khách hàng
Thời gian xử lý	Thường ngắn hạn, phụ thuộc vào điều kiện thanh toán của nhà cung cấp	Thường trung hạn hoặc dài hạn, phụ thuộc vào điều kiện thanh toán với khách hàng

IV. Kết luận

Account Payable giúp doanh nghiệp quản lý các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, đảm bảo dòng tiền ra được kiểm soát chặt chẽ. Việc quản lý hiệu quả cả hai loại tài khoản này không chỉ giúp duy trì sức khỏe tài chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.