Cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, bạn sẽ gặp phải một số trường hợp hóa đơn đã lập bị sai sót. Vậy khi hóa đơn sai sót thì phải xử lý như thế nào?

Kế toán sẽ căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng cách xử lý đúng quy đinh.

Căn cứ hướng dẫn xử lý

• Căn cứ theo điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
• Các công văn khác hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót cụ thể

Phân loại các trường hợp sai sót

1. Hóa đơn được tạo lập và phát hành phần mềm, chưa gửi đến người mua –> bạn có thể thực hiện xóa bỏ hóa đơn, làm biên bản thu hồi hóa đơn. Trong biên bản chỉ cần bên người bán ký đóng dấu và lưu hành nội bộ. Sau đó thực hiện tạo lại hóa đơn mới với nội dung đúng gửi người mua. (Theo Công văn số 3411/TCT-TS)
2. Hóa đơn đã được gửi đến đối tác. Thì xác định hóa đơn có sai sót đã được kê khai thuế hay chưa kê khai thuế và thỏa thuận với đối tác về cách xử lý đối với hóa đơn đã sai sót.

• Hóa đơn chưa được kê khai:

+ Xóa bỏ hóa đơn, lập biên bản thu hồi hóa đơn đã sai, biên bản có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của cả 2 bên, mỗi bên 1 bản để lưu hành nội bộ. Sau đó thực hiện tạo lập lại hóa đơn mới, phát hành và gửi lại người mua.

Lưu ý: khi thực hiện xóa bỏ và tạo lại hóa đơn mới, trên hóa đơn sẽ không thể hiện thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử số …, mẫu số …, ký hiệu….

+ Thay thế hóa đơn, lập biên bản thay thế, biên bản có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của cả 2 bên, mỗi bên 1 bản để lưu hành nội bộ. Hệ thống sẽ thực hiện lấy thông tin từ số hóa đơn cũ của bạn, khi đó bạn sẽ thực hiện nhập lại nội dung trên hóa đơn thay thế.

Lưu ý: khi thực hiện thay thế hóa đơn, phát sinh ra hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ thì hóa đơn cũ sẽ tự động hủy và trên hóa đơn mới sẽ thể hiện thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử số …, mẫu số …, ký hiệu….

• Hóa đơn đã kê khai với thuế: lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót

+ Trường hợp hóa đơn đã lập sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế: Căn cứ theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC và Công văn số 11624/CT-TTHT của Cục Thuế Tp. HCM hướng dẫn đối với trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì 2 bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

+ Hóa đơn sai MST, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính: lập biên bản điều chỉnh 2 bên ký xác nhận, lưu hành nội bộ. Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin, ghi rõ thông tin sai điều chỉnh thành nội dung đúng của số hóa đơn…, mẫu số…, ký hiệu…

+ Hóa đơn sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng tiền thanh toán: lập biên bản điều chỉnh 2 bên ký xác nhận, lưu hành nội bộ. Lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng tiền thanh toán cho hóa đơn điện tử số…, mẫu số…,ký hiệu…

+ Hóa đơn điều chỉnh vừa tăng vừa giảm: có thể thực hiện điều chỉnh sai sót bằng 2 tờ hóa đơn nhưng phải đáp ứng thực hiện đầy đủ thủ tục điều chỉnh theo Quy định tại Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, biên bản thỏa thuận về việc điều chỉnh giữa 2 bên được lập và ký xác nhân. Hoặc cũng có thể thay thế hóa đơn để xử lý nhanh hơn.

===> Để xử lý hóa đơn sai sót, người bán cần liên hệ với người mua để thỏa thuận trước khi thao tác, tránh trường hợp người mua không đồng ý lấy hóa đơn. Ngoài ra việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử bảo mật sẽ là giải pháp an toàn, tránh tình trạng bị mất hóa đơn trong doanh nghiệp.

Lập và ký biên bản

Để đảm bảo nguyên tắc, biên bản phải có đầy đủ chữ ký và xác nhận của cả 2 bên

• Nếu bên mua có chữ ký điện tử: thì biên bản được lập và cả 2 bên tiến hành ký xác nhận điện tử
• Nếu bên mua không có chữ ký điện tử: thì biên bản được lập bằng giấy và ký trực tiếp

Tóm tắt các tình huống và cách xử lý

STT	Trường hợp sai sót	Hướng dẫn xử lý
1	hóa đơn chỉ được tạo lập và phát hành trên thống, chưa gửi đến người mua	Xóa bỏ hóa đơn, làm biên bản thu hồi hóa đơn. Trong biên bản chỉ cần bên người bán ký đóng dấu và lưu hành nội bộ. Sau đó thực hiện tạo lại hóa đơn mới với nội dung đúng gửi người mua
2	Hóa đơn chưa được kê khai	Xóa bỏ hóa đơn, lập biên bản thu hồi hóa đơn đã sai, thực hiện tạo lập lại hóa đơn mới, phát hành và gửi lại người mua Thay thế hóa đơn, lập biên bản Thay thế, thực hiện nhập lại nội dung trên hóa đơn Thay thế
3	Hóa đơn đã kê khai với thuế	lập biên bản điều chỉnh và thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót
3.1	hóa đơn đã lập sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế	2 bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh
3.2	Hóa đơn sai MST, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng	Lập biên bản điều chỉnh 2 bên ký xác nhận Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin, ghi rõ thông tin sai điều chỉnh thành nội dung đúng của số hóa đơn…, mẫu số…, ký hiệu…
3.3	Hóa đơn sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng tiền thanh toán	Lập biên bản điều chỉnh 2 bên ký xác nhận Lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng tiền thanh toán cho
3.4	Hóa đơn điều chỉnh vừa tăng vừa giảm	Có thể thực hiện điều chỉnh sai sót bằng 2 tờ hóa đơn nhưng phải đáp ứng thực hiện đầy đủ  thủ tục điều chỉnh Biên bản thỏa thuận về việc điều chỉnh giữa 2 bên được lập và ký xác nhận. Hoặc có thể thay thế hóa đơn

Tham khảo thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xử lý mất hóa đơn đỏ (GTGT – VAT)

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!