10 điểm mới Nghị định 70/2025 về hóa đơn điện tử

Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ là một bản cập nhật pháp lý đơn thuần; nó đại diện cho một bước nhảy vọt về tiêu chuẩn kỹ thuật và quản trị trong hệ sinh thái hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam. Thay vì chỉ tập trung vào việc “phát hành” hóa đơn, Nghị định mới đặt ra yêu cầu về tính toàn vẹn, khả năng kiểm chứng, và sự liên thông dữ liệu từ đầu đến cuối.

Xem thêm về Hóa đơn điện tử máy tính tiền:<Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền>

Bài viết này sẽ phân tích 10 điểm mới nổi bật nhất, tập trung vào các tác động mang tính hệ thống mà mọi Kế toán trưởng, Giám đốc Công nghệ và chủ doanh nghiệp cần nắm vững để triển khai thành công.

Tóm tắt nhanh 5 thay đổi cốt lõi:

• Chuẩn dữ liệu quốc gia: Mọi HĐĐT phải tuân theo một schema dữ liệu XML/JSON thống nhất, có phiên bản và ràng buộc chặt chẽ.
• Cơ chế ký số linh hoạt: Cho phép ủy quyền ký cho nhà cung cấp dịch vụ và bắt buộc sử dụng dấu thời gian (timestamp) để đảm bảo tính toàn vẹn.
• API hai chiều: Chuẩn hóa phương thức kết nối giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, với bộ mã trạng thái và mã lỗi rõ ràng.
• Quy tắc xử lý sai sót chi tiết: Định nghĩa rõ khi nào “điều chỉnh”, “thay thế” hay “hủy”, với các ràng buộc tham chiếu bắt buộc.
• Lưu trữ bất biến: Yêu cầu lưu trữ file gốc kèm mã hash, đảm bảo khả năng kiểm chứng và chống chối bỏ.

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử điểm mới Nghị định 70/2025

Điểm mới 1: Chuẩn dữ liệu thống nhất và ràng buộc tính hợp lệ

Thay vì cho phép các định dạng dữ liệu phân mảnh, Nghị định 70/2025 áp đặt một schema dữ liệu XML/JSON quốc gia duy nhất.

• Có phiên bản (Versioning): Mỗi phiên bản của schema (ví dụ: v1.0, v1.1) sẽ được công bố rõ ràng, cho phép nâng cấp trong tương lai mà không phá vỡ hệ thống cũ ngay lập tức (backward compatibility).
• Ràng buộc chặt chẽ: Schema định nghĩa rõ trường nào là bắt buộc/tùy chọn, kiểu dữ liệu (số, chuỗi, ngày tháng), độ dài tối đa và các quy tắc logic (ví dụ: Tổng tiền phải bằng Số lượng * Đơn giá).
• Validation trước khi ký: Yêu cầu các phần mềm HĐĐT phải tích hợp cơ chế kiểm tra (validate) dữ liệu dựa trên schema này trước khi thực hiện ký số. Điều này giúp giảm đáng kể tỷ lệ hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối do sai định dạng.

Điểm mới 2: Ủy quyền ký số và bắt buộc có Dấu thời gian (Timestamp)

Cơ chế ký số được mở rộng và làm rõ, mang lại sự linh hoạt nhưng cũng chặt chẽ hơn:

• Đa dạng mô hình ký:
  • Người bán tự ký: Sử dụng USB Token hoặc Smartcard.
  • Hệ thống ký (HSM): Chữ ký số được lưu trữ trong thiết bị phần cứng chuyên dụng (HSM) để ký tự động hàng loạt.
  • Ủy quyền ký: Doanh nghiệp có thể ủy quyền bằng văn bản cho nhà cung cấp T-VAN ký thay. Đây là thay đổi lớn giúp tự động hóa hoàn toàn các mô hình kinh doanh như bán lẻ, thương mại điện tử.
• Bắt buộc Dấu thời gian (Timestamp): Mọi chữ ký số trên HĐĐT phải được gắn dấu thời gian từ một Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực dấu thời gian (TSA). Timestamp cung cấp bằng chứng không thể chối cãi về thời điểm ký, đảm bảo hóa đơn không bị thay đổi sau đó.

Điểm mới 3: API kết nối hai chiều và chuẩn hóa trạng thái

Nghị định 70/2025 chuẩn hóa hoàn toàn “ngôn ngữ giao tiếp” giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế qua API.

• Chuẩn hóa Endpoint và Xác thực: Cung cấp các địa chỉ (endpoint) API thống nhất cho các tác vụ như gửi, tra cứu, hủy hóa đơn và cơ chế xác thực an toàn (ví dụ: OAuth2).
• Bộ trạng thái phản hồi chuẩn: Thay vì các thông báo chung chung, API sẽ trả về một bộ mã trạng thái và mã lỗi rõ ràng:
  • 200 - Accepted: Hóa đơn hợp lệ.
  • 202 - InProgress: Đã tiếp nhận, đang xử lý.
  • 400 - Rejected: Từ chối, kèm theo mã lỗi chi tiết (ví dụ: E01 – Sai MST, E02 – Sai cấu trúc XML).
• Cơ chế Idempotency Key: Yêu cầu mỗi request gửi lên phải có một mã định danh duy nhất (Idempotency Key) để nếu mạng lỗi và gửi lại, hệ thống sẽ không xử lý giao dịch đó hai lần.

Điểm mới 4: Quy tắc xử lý sai sót có cấu trúc: Điều chỉnh vs. Thay thế

Nghị định làm rõ các kịch bản xử lý sai sót, không còn mập mờ:

• Ma trận quyết định:
  • Hủy: Áp dụng khi hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua.
  • Điều chỉnh: Áp dụng khi hóa đơn đã gửi, có sai sót về số học (đơn giá, số lượng, thuế suất, thành tiền). Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn gốc.
  • Thay thế: Áp dụng khi hóa đơn đã gửi, có sai sót về thông tin (tên, địa chỉ, MST). Hóa đơn thay thế sẽ chứa toàn bộ thông tin đúng và vô hiệu hóa hóa đơn gốc.
• Ràng buộc tham chiếu: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế bắt buộc phải có trường dữ liệu tham chiếu đến ID và Ngày của hóa đơn gốc. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra sự tồn tại của hóa đơn gốc này.

Điểm mới 5: Lưu trữ bất biến và khả năng kiểm chứng toàn vẹn

Trách nhiệm lưu trữ được nâng lên một tầm cao mới, tập trung vào tính không thể sửa đổi (immutability).

• Lưu file gốc kèm mã hash: Doanh nghiệp phải lưu trữ file dữ liệu gốc (XML/JSON) và tính toán mã băm (hash SHA-256) của file này ngay khi tạo. Mã hash này hoạt động như một “vân tay số” của hóa đơn.
• Khuyến nghị chính sách WORM: Khuyến khích áp dụng chính sách lưu trữ WORM (Write Once, Read Many) để file gốc không thể bị ghi đè hoặc xóa trong suốt thời hạn 10 năm.
• Quy trình xuất trình khi thanh tra: Khi có yêu cầu, doanh nghiệp phải có khả năng cung cấp một gói hồ sơ điện tử bao gồm: file XML/JSON gốc, bản hiển thị PDF, và các chứng cứ về chữ ký số và dấu thời gian.

Điểm mới 6: Chuẩn hóa hiển thị và Tra cứu cho người mua

Nghị định tăng cường quyền lợi và khả năng tự bảo vệ của người mua.

• Thông tin bắt buộc trên bản hiển thị: Bản PDF phải chứa các thông tin tối thiểu và quan trọng nhất là một mã QR hoặc đường dẫn (URL).
• Cơ chế tra cứu công khai: Khi quét mã QR hoặc truy cập URL, người mua phải được dẫn đến một trang tra cứu công khai, nơi họ có thể xem và xác thực các thông tin cốt lõi của hóa đơn và trạng thái của nó tại cơ quan thuế.

Điểm mới 7: Yêu cầu về giám sát, cảnh báo và KPI tuân thủ

Vận hành HĐĐT không còn là công việc thụ động. Doanh nghiệp phải chủ động giám sát.

• Dashboard thời gian thực: Phải có công cụ giám sát (dashboard) hiển thị các KPI quan trọng như: tỷ lệ hóa đơn được “Chấp nhận” trong 15 phút, tỷ lệ lỗi, số lượng hóa đơn đang tồn trong hàng đợi.
• Cảnh báo chủ động: Hệ thống phải tự động gửi cảnh báo (qua email, SMS) cho người quản trị khi có các sự kiện quan trọng, đặc biệt là cảnh báo chữ ký số sắp hết hạn trước 30, 15, và 7 ngày.

Điểm mới 8: Quản trị sự thay đổi: Kiểm soát Master Data và Thuế suất

“Rác vào, rác ra”. Nghị định gián tiếp yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ dữ liệu nguồn.

• Bảng chuẩn Master Data: Khuyến khích xây dựng bảng dữ liệu chủ (master data) cho sản phẩm, dịch vụ, đi kèm với thuế suất áp dụng theo từng thời kỳ.
• Quy trình phê duyệt “4 mắt”: Mọi thay đổi liên quan đến thông tin trọng yếu như giá bán, thuế suất trong hệ thống phải trải qua một quy trình phê duyệt có kiểm soát (ví dụ: một người đề xuất, một người duyệt).

Điểm mới 9: Lộ trình chuyển tiếp và Kiểm thử bắt buộc

Nghị định yêu cầu một kế hoạch chuyển đổi bài bản, không phải là một cú “big bang”.

• Giai đoạn chạy song song: Doanh nghiệp được khuyến khích có một giai đoạn ngắn chạy song song cả hệ thống cũ và mới (trên môi trường thử nghiệm) để so sánh, đối chiếu.
• Bộ kịch bản kiểm thử (Test Cases): Trước khi go-live, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm thử đầy đủ các kịch bản: chức năng (tạo, sửa, hủy), tải (gửi 1000 hóa đơn cùng lúc), lỗi (mất mạng, API báo lỗi), an ninh.

Điểm mới 10: Quy tắc đánh số và Quản trị dải số hóa đơn

Quản lý số hóa đơn trở nên linh hoạt hơn nhưng phải có quy tắc.

• Phân bổ dải số: Doanh nghiệp có thể đăng ký và sử dụng nhiều dải số hóa đơn khác nhau cho nhiều chi nhánh, kênh bán hàng (online, offline), hoặc loại hình kinh doanh.
• Chống trùng số: Phần mềm phải có cơ chế kỹ thuật (ví dụ: unique constraint trong database) để đảm bảo không bao giờ phát hành hai hóa đơn có cùng ký hiệu và số.

Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về hóa đơn điện tử:<Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp Phải Sử Dụng? Cập Nhật Thông Tin Mới>

Kết luận

Các điểm mới trong Nghị định 70/2025 đặt ra những thách thức nhưng cũng mở ra cơ hội lớn để doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình tài chính. Việc đầu tư vào một hệ thống HĐĐT tuân thủ không chỉ giúp bạn tránh rủi ro pháp lý mà còn là nền tảng để xây dựng một doanh nghiệp vận hành bằng dữ liệu, minh bạch và hiệu quả hơn.