Cách lưu trữ hóa đơn điện tử chắc hẵn bạn đang quan tâm

Hóa đơn điện tử giúp người sử dụng giảm tối thiểu rủi ro thất lạc hóa đơn và giúp kế toán dễ dàng kiểm soát, rà soát và theo dõi hơn. Ngoài ra còn tiết kiệm thời gian trong việc luân chuyển hóa đơn giữa bên bán và bên mua.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử chắc hẵn bạn đang quan tâm

Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng gây phức tạp trong việc tổ chức và lưu trữ hóa đơn cho người thống kê. Nhiều kế toán còn chưa quen với việc lưu giữ hóa đơn điện tử nên lúng túng và thiếu cách lưu trữ an toàn. Vì lý do này, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phần nào trong việc sắp xếp hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Tiết kiệm thời gian khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hầu hết các phương thức nhận hóa đơn điện tử đầu vào là qua email. Điều này có thể đến từ email đối tác của bạn hoặc email trực tiếp từ phần mềm thanh toán của đối tác gửi. Vì vậy dưới đây là các cách lưu trữ hóa đơn phổ biến hiện nay hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn.

Cách 1: Tạo một Email mới duy nhất để nhận hoá đơn đầu vào

Ngoài email chính của công ty, bộ phận kế toán phải tạo một email riêng để nhận hóa đơn. Việc tách riêng này giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm hóa đơn trong kỳ và tiết kiệm thời gian. 

Đồng thời, việc sử dụng mail công ty sẽ có những trường hợp kế toán không kiểm soát được, những trường hợp “lỡ tay” xóa mail hóa đơn của các bộ phận khác. Vì vậy, nên tạo một email duy nhất và chuyên biệt chỉ để nhận hóa đơn điện tử do người mua và người bán trao đổi. Nó phục vụ công việc tốt hơn, giúp công việc đạt hiệu quả cao.

Lợi ích: 

• Kế toán dễ dàng tra cứu từng hóa đơn trên đó khi cần 
• Tránh nguy cơ bị đồng nghiệp khác xóa 
• Thuận tiện theo dõi hóa đơn và thông báo nhà cung cấp gửi hóa đơn kịp thời

Hạn chế:

Tạo khoảng cách nghề nghiệp cho các công ty 

– Đối tác làm ăn nghi ngờ email giả vì email công ty khác với email nhận hóa đơn

 – Phải xác minh rằng email nhận hóa đơn là email của công ty 

– Nếu email nhận hóa đơn bị chặn sẽ có nguy cơ bị mất dữ liệu, mất thông tin quan trọng.

Cách 2: In hóa đơn và lưu cùng quyển dưới dạng hóa đơn

In hóa đơn và lưu cùng quyển dưới dạng hóa đơn

 Việc quản lý, theo dõi hóa đơn điện tử qua email tuy có nhiều tính thực tiễn nhưng vẫn sẽ đặt ra nhiều thách thức. Đặc biệt là vấn đề thất thoát, lộ lọt dữ liệu bên ngoài công ty. 

Ngoài ra, việc kiểm tra, tìm kiếm chứng từ, hóa đơn, chứng từ đòi hỏi phải có internet và phải mở từng email từ các nhà cung cấp tiềm năng, khá tốn kém về thời gian. Do đó, nhiều kế toán doanh nghiệp vẫn lựa chọn in hóa đơn đến sau khi nhận email và lưu trữ như hóa đơn giấy. Kết hợp với các hợp đồng mua bán và các hợp đồng phụ trợ để thuận tiện cho việc bảo lãnh phát hành, đặc biệt đối với các công ty xây lắp có các dự án, hợp đồng lớn.

 Lợi ích :

• Không cần tạo email riêng 
• Không sợ lộ thông tin
• Có thể tra cứu, kiểm tra khi mất điện hoặc không có internet.
• Dễ dàng theo dõi từng dự án, hợp đồng. Đặc thù công trình hoặc hợp đồng có nhiều hóa đơn đầu vào

Hạn chế:

• Việc in hóa đơn nhận hàng sẽ tốn giấy và chi phí in ấn tài liệu.
• Sẽ cần một cách khoa học và hiệu quả để lưu trữ dữ liệu 
• Có khả năng bị mốc, ẩm
• Rất dễ bị lạc nếu không có trật tự hoặc khoa học 
• Thời gian tìm kiếm hóa đơn khá mất thời gian

Cách 3: Sử dụng email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào và lưu dưới dạng ảnh hoặc file trên máy tính 

Để đảm bảo an toàn về mặt bảo mật nhưng vẫn muốn hiện đại trong cách lưu trữ. Cũng có nhiều kế toán sau khi nhận hóa đơn từ các bên liên quan qua email sẽ kiểm tra nội dung của hóa đơn này (ngày lập, ngày ký,…).

 Sau đó sẽ tạo thư mục đặt tên theo ngày, tháng hoặc theo từng nhà cung cấp sau đó tải về và lưu vào từng thư mục tương ứng. 

Sử dụng email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào và lưu dưới dạng ảnh hoặc file

Lợi ích:

• Dễ thực hiện với các doanh nghiệp nhỏ ít mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất 
• Dễ dàng theo dõi hàng quý hoặc từng nhà cung cấp
• Dễ dàng tìm kiếm hóa đơn 

Hạn chế:

• Không thể xử lý nhiều hóa đơn cùng lúc.
• Kiểm tra hóa đơn thủ công, bằng mắt thường dễ nhầm lẫn.
• Không phát hiện kịp thời khi file bị xóa. 
• Khó tìm hoặc lỡ tay cắt, dán file nhầm thư mục.

Cách 4: Tạo một trang Excel sau khi nhận được email thanh toán

 Ngoài 3 cách trên, nhiều kế toán còn sử dụng cách thủ công như nhập dữ liệu vào Excel rồi gắn link nơi lưu trữ hóa đơn. Họ sẽ ghi cụ thể thông tin chứng từ, thông tin hóa đơn vào một bảng excel để tiện theo dõi. 

Để chính xác hơn về số liệu và nhận được hóa đơn đầy đủ, kế toán sẽ kiểm tra lại dữ liệu excel với hồ sơ gốc và hóa đơn.

Lợi ích:

• Thuận tiện cho kế toán vì excel rất quen thuộc và hầu hết các nghiệp vụ kế toán đều được thực hiện trên excel trước khi lên báo cáo. 
• Phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhỏ vì không có quá nhiều giấy tờ cũng như email hóa đơn nhập hàng.
• Dễ dàng kiểm tra số liệu với hóa đơn. 
• Tra cứu dễ dàng khi chỉ cần Ctrl + F. 

Hạn chế:

• Sai sót về số, ngày tháng, hóa đơn thừa thiếu do nhập thủ công trên Excel một lượng thông tin nhất định sẽ không tránh khỏi dẫn đến nhầm lẫn.
• Sẽ rất khó để xác minh nhà cung cấp nào đã gửi hóa đơn này để có thể xác minh. – Nguy cơ mất, thất lạc hồ sơ, lộ tài liệu tiềm ẩn rất cao. 
• Mất nhiều thời gian để nhập cũng như kiểm tra, xác minh các giấy tờ liên quan.
• Nhập thủ công có thể dẫn đến dữ liệu không nhất quán

Cách 5: Chọn phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn nhập

 Ngoài những cách trên thì việc tìm và lựa chọn phần mềm quản lý và xử lý phiếu nhập cũng là một phương án hay. Sử dụng phần mềm thay vì trình quản lý lưu trữ luôn thuận tiện và an toàn hơn. Robot phần mềm xử lý sẽ giúp kế toán xử lý nhanh chóng các nghiệp vụ như: tiết kiệm thời gian nhập liệu, đối chiếu, xác minh, đối chiếu hóa đơn. 

Hơn nữa, nó cũng phát hiện lỗi hoặc sự không nhất quán của dữ liệu và báo cáo chúng ngay lập tức cho người dùng. Email thanh toán đầu vào sẽ được bot tự động kiểm tra lỗi thanh toán, trạng thái hoạt động và báo cáo lỗi khi phát hiện.

Chọn phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn nhập

Lợi ích: 

• Giảm các lỗi khó nhìn thấy bằng mắt thường. Giảm thời gian nhận và phân loại thư thủ công. 
• Phát hiện hóa đơn không hợp lệ, sai sót. 
• Tự động đồng bộ dữ liệu từ hóa đơn điện tử đầu vào,… 
• Tìm nhanh hóa đơn khi cần, tiết kiệm thời gian cho kế toán, đặc biệt là doanh nghiệp có số lượng hóa đơn điện tử đầu vào lớn cần theo dõi. 

Hạn chế: 

• Mất nhiều chi phí.
• Phải tìm nhà cung cấp phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh. 
• Dễ gặp phải các nhà cung cấp phần mềm không uy tín dẫn đến lộ thông tin công ty cũng như mất dữ liệu. 

Tùy vào khả năng tài chính cũng như số lượng nhập hóa đơn điện tử mà kế toán chủ động đề xuất với sếp để thực hiện cách lưu trữ hóa đơn hợp lý nhất. Bạn có cách nào hay hơn để lưu trữ hóa đơn nhập, hãy chia sẻ với chúng tôi qua fanpage nhé!