6 Điều Làm Lãng Phí Thời Gian Của Doanh Nghiệp

Doanh nghiệp có đang lãng phí thời gian bởi những lí do không đáng?

Vấn đề xảy ra ở nhiều doanh nghiệp hiện nay là chưa có kế hoạch hợp lý trong quy trình. Điều này dẫn đến việc lãng phí phần lớn thời gian cho những điều không đáng.

Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, dẫn đến công việc bị trì hoãn, giảm hiệu suất một cách đáng kể. Vậy những lý do đó là gì, ảnh hưởng ra sao, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tiến hành những cuộc họp kém hiệu quả

Các cuộc họp kém hiệu quả là nguyên nhân dẫn đến sự trì trệ của doanh nghiệp

Một cuộc họp hiệu quả là điều vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp lãng phí thời gian bởi những cuộc họp nhàm chán và kém hiệu quả. Tình trạng này xuất hiện khi cuộc họp diễn ra trong trạng thái “im lặng”. Cuộc họp thiếu đi sự giao lưu, tương tác giữa những người tham dự. Hoặc dẫn đến việc mỗi người một ý riêng, không ai chịu nghe ai. Bên cạnh đó, thời gian họp diễn ra quá lâu và việc phụ thuộc vào Slide thuyết trình cũng khiến cho người tham dự cảm thấy chán nản, mà hiệu quả cũng không đạt được như mong đợi.

Sử dụng hóa đơn giấy

Doanh nghiệp nên hoàn tất quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để tránh lãng phí thời gian và chi phí

Theo quy định của Chính phủ, bắt đầu từ ngày 1/11/2018, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, và đến ngày 1/11/2020, phải hoàn tất mọi quá trình chuyển giao. Tuy nhiên, việc chuyển sang hóa đơn điện tử hiện tại vẫn chưa được thực hiện triệt để.

Hóa đơn giấy làm lãng phí thời gian

Sử dụng hóa đơn giấy là nguyên nhân lãng phí thời gian của doanh nghiệp. Tốn thời gian và chi phí cho việc vận chuyển, lưu trữ cũng như quá trình in hóa đơn.

Đây là nguyên nhân dẫn đến nhiều sự bất tiện khác. Điều này khiến quá trình giao dịch diễn ra trong thời gian lâu hơn, gây ra nhiều bất tiện cho khách hàng khi phải chờ đợi lấy hóa đơn. Bên cạnh đó, khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ phải tiêu tốn không ít chi phí như: Vận chuyển hóa đơn cho khách hàng, lưu trữ, thuê thêm nhân sự để giải quyết hóa đơn, chưa kể đến tiền phạt khi làm mất hóa đơn,…

Lợi ích của hóa đơn điện tử

• Tiết kiệm tối đa thời gian cho doanh nghiệp và khách hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử
• Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
• Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.

Quá tải trong quản trị và xử lý email

Mất thời gian cho việc xử lý email sẽ khiến công việc trở nên quá tải

Theo báo cáo của McKinsey, trung bình 1 nhân viên văn phòng sẽ lãng phí 28% giờ làm việc/tuần. Tương đương 11h làm việc cho việc tiếp nhận và xử lý email. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian của nhân viên, khiến công việc trở nên ứ đọng, quá tải.

Để giải quyết vấn đề này, nhân viên cần có sự phân bố thời gian hợp lý. Nên dành thời gian trả lời những email quan trọng trước, phần còn lại có thể xử lý vào cuối ngày hoặc ngoài giờ làm việc. Bên cạnh đó, nhân viên cũng nên dành thời gian cố định trong ngày cho việc xử lý email, hoặc doanh nghiệp cũng cần sử dụng hệ thống Chat nội bộ để trao đổi thông tin thay vì gửi email.

Quản trị nhân lực thiếu tổ chức và khoa học

Công tác quản lý nhân sự là một trong những yếu tố quyết định thành công cho doanh nghiệp

Nhân lực là yếu tố quan trọng để hình thành doanh nghiệp. Do dó, quản trị nhân lực hiệu quả sẽ góp phần trong việc xây dựng và phát triển công ty. Thế nhưng, vẫn diễn ra tình trạng thiếu tổ chức và khoa học trong việc quản trị nhân lực. Nguyên nhân của chủ yếu là do người lãnh đạo chưa hiểu rõ vai trò của việc này, dẫn đến sự lỏng lẻo, trì trệ, thiếu hiệu quả.

Bên cạnh đó, việc chưa chú trọng đầu tư vào việc phát triển nguồn nhân lực, hay nguồn nhân lực chưa có trình độ chuyên môn phù hợp cũng ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của doanh nghiệp. Cần cân nhắc về tầm quan trọng của quản trị nhân lực đối với sự phát triển doanh nghiệp. Từ đó tập trung đầu tư một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

Truyền thông nội bộ không hiệu quả

Quản lý doanh nghiệp tốt đồng nghĩa với công tác truyền thông nội bộ hiệu quả

Công tác truyền thông nội bộ được ví như “mạch máu của doanh nghiệp”. Bởi đây chính là “sợi dây liên kết” giữa các thành viên trong công ty. Tuy nhiên hiện nay, việc truyền thông nội bộ giữa một số doanh nghiệp không được chú trọng.

Điều này dẫn đến việc thiếu sự liên kết giữa lãnh đạo và nhân viên, hay nhân viên với nhau. Hoặc nghiêm trọng hơn là thông tin không được truyền tải nhất quán. Do đó, chú trọng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là điều rất cần thiết. Việc này sẽ giúp ích rất lớn cho việc gắn kết các phòng ban, các công ty con, hay giữa tất cả thành viên trong công ty,… cùng thực hiện chung một mục đích xây dựng doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Quy trình làm việc thiếu nhất quán và chặt chẽ

Các doanh nghiệp hiện nay thiếu sự nhất quán và chặt chẽ trong quy trình làm việc. Việc phân bố chưa hợp lý giữa các phòng, ban, quy trình làm việc dẫn đến sự trì trệ trong công việc, làm tiêu tốn thời gian của doanh nghiệp. Do đó, các lãnh đạo cần có sự phân bố hợp lý để mang đến hiệu quả làm việc cao nhất cũng như quy trình làm việc chặt chẽ, hợp lý nhất cho doanh nghiệp.

Nói tóm lại, các doanh nghiệp, đặc biệt là những người lãnh đạo, cần có sự điều chỉnh, phân bổ hợp lý và hiệu quả các quy trình, công việc để tránh làm mất thời gian của mình, của nhân viên. Đồng thời, mang đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.