5 Giải Pháp Giúp Doanh Nghiệp Tiết Kiệm Chi Phí Vận Hành

Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Giúp tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu hóa nguồn nhân lực, giảm thiểu thủ tục hành chính. Đặc biệt là ứng dụng hóa đơn điện tử rất cần thiết.

Để một đơn vị kinh doanh hoạt động ổn định và từng bước phát triển mạnh hơn trong tương lai. Vấn đề lớn nhất khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu chính là tối ưu chi phí vận hành.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ số, nguồn nhân lực trẻ có năng lực thì bạn hoàn toàn có thể khắc phục với các phương pháp đơn giản như: tinh giản bộ máy quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và phần mềm quản lý,…

Vậy chúng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm những nguồn chi nào? Hãy tham khảo bài viết sau đây để có cái nhìn trực quan nhất về các phương pháp này.

Hệ thống hóa đơn điện tử

Phương pháp lập hoá đơn điện tử được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh. Các đối tác kinh doanh, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp, để trình bày và kiểm tra các tài liệu giao dịch giữa nhau, đảm bảo các điều khoản của thỏa thuận thương mại của họ được đáp ứng.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Sẽ không còn sự xuất hiện của các khoản chi hằng tháng bao gồm:

• Giấy, mực giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn…
• Giảm chi phí tuân thủ các thủ tục hành chính thuế.

Tính năng vượt trội so với hóa đơn truyền thống

Sự xuất hiện của hóa đơn điện tử như cuộc Cách mạng công nghệ 4.0. Không chỉ hỗ trợ chi phí cần thực hiện thủ tục hành chính như xuất, chuyển phát hóa đơn và kể cả quy trình nộp thuế với hóa đơn điện tử.

Khắc phục những rủi ro xảy ra đối với hóa đơn giấy như mất hoặc lỗi dữ liệu. Hệ thống liên tục sao lưu và thường xuyên cập nhật dữ liệu.

Đối với khách hàng, hóa đơn điện tử mang lại sự yên tâm khi giao dịch trao đổi hàng hóa. Có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin.

Ứng dụng công nghệ thông tin

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo ra những đột phá trong nhiều lĩnh vực. Riêng về hoạt động kinh doanh vừa tiết kiệm thời gian, tiền bạc vừa có thời gian để doanh nghiệp tập trung vào công tác đầu tư cũng như phát triển chiến lược ở các mảng khác.

Sự thay đổi khi ứng dụng công nghệ thông tin

• Trước đây: các công việc quản lý việc xuất – nhập hàng hóa vào kho và phân phối. Quá trình tốn nhiều thời gian cho công tác kiểm tra, quản lý và ghi chép số liệu thực hiện thủ công dễ gây sai sót.
• Hiện tại: các quy trình làm việc đều được đơn giản hóa. Tất cả quá trình hoàn toàn có thể và lưu trữ mọi dữ liệu của sản phẩm. Đây là một cách dễ dàng với mã vạch đã được kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý được lập trình sẵn.

Ứng dụng công nghệ thông tin được xem là người đồng hành không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Đóng vai trò điều hành sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

Một vài ứng dụng công nghệ thông tin

Liệt kê 1 vài ứng dụng thay đổi phong cách làm việc chuyên nghiệp đối với doanh nghiệp:

• Hóa đơn điện tử: hạn chế thủ tục giấy tờ, đảm bảo an toàn dữ liệu khi lưu trữ, tiết kiệm chi phí,…
• Phần mềm quản lý bán hàng có nhiệm vụ thu thập, quản trị các thông số, dữ liệu và giá trị thông tin của doanh nghiệp.
• Hệ thống chấm công nhân viên qua vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc quét mã thẻ. Xây dựng tác phong làm việc công nghiệp và nâng cao ý thức của nhân viên.

Giảm thiểu thủ tục hành chính, quản lý văn bản

Các thủ tục hành chính có lẽ là vấn đề nhức nhối với doanh nghiệp kinh doanh truyền thống.

Khó khăn nhất phải kể đến những doanh nghiệp sản xuất hàng hóa. Việc thống kê, lên dữ liệu, nhập dữ liệu, đối trừ, lưu trữ các văn bản,… Tất cả mọi thứ trở nên rườm rà mất nhiều thời gian lẫn nhân công quản lý.

Tuy nhiên, mọi vấn đề thủ tục nan giải trên đều trở nên đơn giản khi hóa đơn điện tử ra đời và chiếm vị thế quan trọng trong từng lĩnh vực.

Hóa đơn điện tử hỗ trợ nhân viên kế toán

Đặc biệt là quản lý các hóa đơn xuất – nhập hàng như giấy tờ mua bán sản phẩm, hàng hóa. Việc lưu trữ dữ liệu quan trọng có thể dễ xảy ra sai sót như thất lạc, nhầm lẫn, và thậm chí bị làm giả.

Nhưng khi sử dụng hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo đầy đủ hiệu lực pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống. Khi thanh toán điện tử mọi giao dịch được lưu trữ lên hệ thống của các bên tham gia giao dịch. (được cấp mã đầy đủ bởi Chi cục Thuế)

Lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác, quá trình kê khai thuế đơn giản. Chỉ cần kê khai đúng số lượng hóa đơn mua vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và gửi qua hình thức trực tuyến cho Cục thuế.

Hóa đơn điện tử cần thiết khi kinh doanh chuỗi nhà hàng

Trung bình mỗi ngày, nhà hàng tiếp đón hàng trăm khách hàng và có những ngày được đặt bàn trước với số lượng lớn. Đặc biệt, những hóa đơn giấy tờ bộ phận, chi phí cho nguyên liệu và các khoản chi khác.

Vì vậy, để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng hóa đơn điện tử hỗ trợ báo cáo, lưu trữ các hóa đơn thủ tục trong quá trình hoạt động.

Đảm bảo an toàn lao động

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực vận tải, thi công công trình, lắp đặt,… thì vấn đề đảm bảo an toàn lao động chính là một phương pháp giúp tiết kiệm tối đa các chi phí phát sinh trong vận hành.

Khi nhân công gặp những rủi ro như: tai nạn trong quá trình thi công, vận chuyển, điều hành máy móc sản xuất,… thì chi phí phải bỏ ra để cấp cứu, hỗ trợ điều trị hay bồi thường về tính mạng rất lớn.

Điều này ảnh hưởng đến ngân sách và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Nếu không lường trước những rủi ro, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Do đó, hãy chú ý tới yếu tố an toàn trong lao động để hạn chế tối đa chi phí phát sinh cũng như đảm bảo dây chuyền kinh doanh hoạt động hiệu quả.

Lập chiến lược phát triển hệ thống khách hàng

Không một doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động có thể phát triển mà bỏ quên việc hoạch định và chăm sóc hệ thống khách hàng.

Vì vậy việc xây dựng chiến lược cho tệp khách hàng cũng là một phương pháp tiết kiệm giúp bạn tiết kiệm chi phí vận hành kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp.

Theo đó, hãy phân loại khách hàng tiềm năng và chăm sóc khách hàng cũ một cách thật cẩn thận. Chi phí marketing để biến khách hàng cũ trở thành khách hàng thân thiết rẻ và hiệu quả hơn nhiều việc tiềm kiếm người dùng mới.

Đối với khách hàng mới – tiềm năng

Ở phân khúc khách hàng này bạn nên tiếp cận bằng cách:

• Quảng cáo trên các trang mạng xã hội như Facebook, Google,…
• Trên mạng lưới cá nhân
• Đăng một bài blog trên LinkedIn về nội dung gói tư vấn 15′ cho đối tượng có nhu cầu
• Tổ chức các sự kiện kết nối (networking)
• Viết blogs chia sẻ

Đối với khách hàng cũ – thân thiết

Giữ mối liên hệ với khách hàng bằng cách liên hệ khi có chương trình mới và chăm sóc qua hình thức email marketing, SMS,…

Việc chăm sóc khách hàng cũ – thân thiết vô cũng quan trọng, ảnh hưởng đến tệp khách hàng của doanh nghiệp. Nếu họ hài lòng về doanh nghiệp sau khi trải nghiệm sẽ thành khách hàng trung thành và giới thiệu đến người khác.

Quy trình hệ thống cách tiếp cận càng bài bản và cụ thể bao nhiêu thì khoản chi phí tiết kiệm càng lớn bấy nhiêu.

Hãy thật nghiêm túc khi làm việc với từng hệ thống khách hàng!

Tối giản hóa bộ máy quản lý

Thật may mắn! Vì hiện tại nước ta sở hữu đội ngũ nguồn lực “tài không đợi tuổi”.

Điều này cho phép bạn hoàn toàn có thể tinh giản biên chế nhưng đảm bảo hiệu quả công việc. Từ đó, tinh gọn được bộ máy nhân sự và tăng hiệu quả công việc.

Đối với khoản thu tiết kiệm được nhờ ứng dụng các phần mềm quản lý, hóa đơn điện tử, tinh giản bộ máy quản lý,… hỗ trợ cho bạn cơ sở để xây dựng những chiến lược, định hướng kinh doanh mới giúp doanh nghiệp vững bước hơn trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

Hi vọng rằng những phương pháp trên giúp bạn định hướng để cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp.