Thông Tin Mới Nhất Về Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Nghị Định 123

Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực vào 1/7/2022 quy định rõ ràng những thông tin vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử. Cùng theo dõi, cập nhật qua bài viết sau.

Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Tại sao phải lưu trữ những hóa đơn điện tử? Việc này nhằm mục đích giúp bên mua chủ động hơn trong mọi tình huống cần thiết. Tránh phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử khi cần tra cứu.

Đặc biệt, lưu trữ hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định của luật kế toán và luật giao dịch điện tử. Theo đó, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm. Điều này tương tự như lưu trữ hóa đơn giấy.  

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là gì?

Điều kiện Lưu trữ hóa đơn

Dựa vào hai hình thức của hóa đơn, chứng từ là dạng giấy và dạng điện tử, điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới nhất quy định cụ thể điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử cũng như cách bảo quản và lưu trữ.

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ cần đảm bảo các điều kiện sau: 

• Hóa đơn lưu trữ cần đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Đồng thời không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. 

Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định, Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Đặc biệt, hóa đơn, chứng từ điện tử phải luôn sẵn sàng in được ra giấy. Ngoài ra, chúng cần đảm bảo tra cứu được khi có yêu cầu. 

Các quy định về lưu trữ hóa đơn đặt in 

Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn…. 

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau: 

• Hóa đơn, chứng từ chưa lập: Được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán: Được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán: Thì được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Quy trình lưu trữ hóa đơn diễn ra như thế nào? 

Quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra có một số khác biệt nhất định, trong đó:

• Đối với hóa đơn đầu vào
• Hóa đơn điện tử đầu ra

Đối với Hóa đơn đầu vào

Đối với hóa đơn điện tử đầu vào, quy trình lưu trữ hóa đơn diễn ra như sau: 

• Hóa đơn điện tử được lưu vào một Email riêng. Trong đó, bạn cần thông báo Email này cho Bên bán được biết.
• Email này được cấu hình chuyển tiếp về Email của Giám đốc (Email riêng). Mục đích là để phòng trường hợp khi nhân sự nghỉ việc mang theo Password.
• Tiến hành việc lập thư mục Google Drive với chính Email nhận đó.
• Khi bạn nhận được Email hóa đơn thì tải xuống. Lưu trữ tại thư mục trên máy tính. Tương tự như lưu 1 File Excel thông thường. Tiến hành đổi tên File hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn. Bạn đừng quên mở hóa đơn ra để kiểm tra sơ bộ. Đồng thời cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel. Các thông tin bao gồm: Mã số thuế người bán, Web tra cứu, mã tra cứu. 
• Tiếp đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này vào File Excel. Mục đích của việc này là để tiện mở ra khi cần thiết.
• Upload lên thư mục Google Drive theo tháng/năm.
• Cuối cùng, bạn cần đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive. 

Hóa đơn điện tử đầu ra

Đối với ai chưa biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra thì quy trình lưu trữ hóa đơn diễn ra như sau: 

Trước khi Ký hóa đơn 

• Sau khi lập phiếu và trước khi ký hóa đơn bạn nên bật chế độ xem trước để kiểm tra lại một lần nữa. Các thông tin cần chú ý: tên khách hàng, các chỉ tiêu hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, số tiền VAT, số tiền bằng chữ,…
• Ký hóa đơn xong, bạn vẫn cần xem lại trước khi gửi cho Bên mua. Điều này giúp tránh các sai sót có thể xảy ra. Tiến hành gửi cho khách hàng.
• Tiếp theo đó, bạn thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính. 

Lưu hóa đơn trên Email 

• Gửi hóa đơn điện tử này vào chính Email của Công ty (là một Email riêng).
• Thực hiện sao lưu dữ liệu lên một Email riêng đã tạo trước đó. Tránh đánh mất dữ liệu khi có sự cố là mục đích của việc làm này. 

Lưu dữ liệu trên các nền tảng điện toán đám mây

• Bước tiếp theo, bạn cần cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel. Chúng bao gồm: Tên khách hàng, Mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, Mã tra cứu. Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này vào File Excel để tiện mở ra khi cần.
• Bạn tiến hành sao lưu dữ liệu này lên Google Drive. Hoặc cách khác là Copy vào USB để lưu trữ định kỳ 1 tuần, 1 tháng. 

Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bảo mật sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử theo quy định. Tuy nhiên bản thân Doanh nghiệp nên chủ động bảo quản hóa đơn để tránh rủi ro hoặc bị phạt khi mất hóa đơn. 

Pháp luật quy định như thế nào về việc lưu trữ hóa đơn điện tử? 

Pháp luật quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn như sau: 

• Người bán và người mua hàng hóa/dịch vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử; Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ toàn bộ hóa đơn theo thời hạn nêu trên.
• Người bán, người mua có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Họ là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Vật mang tin như: bút nhớ (đĩa Flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.  

Doanh nghiệp cần tiến hành bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ bản giấy

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với những yêu cầu: 

• Hóa đơn, chứng từ chưa lập: Được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán: Được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
• Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán: Trường hợp này được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó. 

Trên đây là những quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 mới nhất. Hi vọng thông tin trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong các hoạt động của Doanh nghiệp mình.

Tham khảo thêm: Thủ tục mất hóa đơn – 3 điều kế toán cần phải thực hiện