Hướng Dẫn Xử Lý Trường Hợp Mất Hóa Đơn Liên 2 Mới Nhất

Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, có không ít doanh nghiệp vô tình làm mất hóa đơn giao dịch. Gây khó khăn cho việc lưu lại bằng chứng của hoạt động kinh doanh. Vậy làm thế nào để xử lý mất hóa đơn liên 2? Doanh nghiệp có phải chịu phạt hay không?

Cùng MIFI tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Xử lý mất hóa đơn liên 2 trong trường hợp bên bán làm mất

Quy trình thực hiện

Theo điều 24 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp người bán làm mất hóa đơn liên 2, thì các bước xử lý mất hóa đơn liên 2 sẽ được thực hiện như sau:

• Bên bán phải có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế bằng cách làm báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC và gửi về cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Lưu ý, thời hạn để gửi báo cáo chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.
• Bên bán và bên mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn bên bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
• Bên bán phải sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
• Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán. Kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Mức xử phạt

Về mức phạt khi làm mất hóa đơn liên 2, theo Khoản 4 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC, sửa đổi bổ sung điểm g vào Khoản 3 Điều 11 của Thông tư số 10/2014/TT-BTC. Người bán phải chịu mức phí từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm chi tiết về các mức phạt mất hóa đơn ngoài hóa đơn liên 2.

Xử lý mất hóa đơn liên 2 trong trường hợp người mua làm mất 

Quy trình xử lý

Tương tự như trong trường hợp xử lý mất hóa đơn liên 2 của người bán. Người mua cũng phải hoàn thành báo cáo theo mẫu BC21/AC và gửi về cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình. 

Sau đó, người mua cần liên hệ với người bán để lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản, phải ghi rõ hóa đơn liên 1 của người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.

Tiếp theo, bên bán phải sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán. Kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

>> Chi tiết cách xử lý mất hóa đơn

Mức xử phạt

Về mức phạt khi xử lý mất hóa đơn liên 2 của người mua sẽ được quy định như sau:

• Trường hợp mất hóa đơn liên 2 đầu vào khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. 
• Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập liên 2 (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Các lưu ý khi bị mất hóa đơn

Bên cạnh quy trình xử lý mất hóa đơn liên 2, các doanh nghiệp cũng cần phải nắm rõ một số lưu ý sau đây:

• Về các hình thức xử phạt
• Báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn
• Thời hiệu xử phạt mất hóa đơn là 1 năm
• Phạt nộp chậm hoặc không nộp báo cáo mất cháy hỏng

Về các hình thức xử phạt

• Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ 2 tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
• Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
• Một hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn chỉ bị xử phạt 1 lần.

Ngoài ra

• Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế. Nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.
• Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ 3. Thì căn cứ vào việc bên thứ 3 do người bán hoặc người thuê mua để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định. 
• Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn

Khi làm mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải làm báo cáo mất hóa đơn. Theo mẫu BC21/AC trên phần mềm HTKK tại mục “Hóa đơn”. Sau đó, gửi cho cơ quan thuế và chờ quyết định xử phạt chính thức.

Khi nào có thông báo của cơ quan thuế về mức phạt. Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng phạt đúng theo quy định, trong vòng 10 ngày kể từ ngày được ghi trên quyết định xử phạt.

Thời hiệu xử phạt mất hóa đơn là 1 năm 

Một điều quan trọng khi xử lý mất hóa đơn liên 2 chính là: thời hiệu xử phạt mất hóa đơn là 1 năm.

Phạt nộp chậm hoặc không nộp báo cáo mất cháy hỏng

Trong trường hợp đã làm mất hóa đơn, nhưng lại cố tình trốn tránh, không làm báo cáo gửi về cho cơ quan thuế, hoặc gửi báo cáo chậm sau 5 ngày. Thì sẽ bị xử phạt theo điều 13 của Thông tư 10/2014/TT-BTC và đã được bổ sung bởi Khoản 7 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC. Nội dung xử phạt cụ thể như sau:

“Điều 13. Hành vi quy định về lập, gửi thông báo và báo cáo (trừ thông báo phát hành hóa đơn) cho cơ quan thuế

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vì nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trữ thông báo phát hành hóa đơn từ ngày 1 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn. Được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.”

Tổng kết

Bài viết đã nêu rõ quy trình xử lý mất hóa đơn liên 2 trong cả 2 trường hợp người mua và người bán, đồng thời thông báo về mức phạt mà người mua hoặc người bán phải chịu khi làm mất hóa đơn. Các doanh nghiệp nên chú ý trong việc bảo quản hóa đơn kinh doanh của mình.

Tham khảo thêm: Thủ tục mất hóa đơn – 3 điều kế toán cần phải thực hiện