Xem Nhẹ Vấn Đề Lưu Trữ Hóa Đơn Doanh Nghiệp Sẽ Phải Trả Giá Đắt

Vấn đề lưu trữ hóa đơn thường mang lại nhiều rắc rối cho doanh nghiệp. Lựa chọn dịch vụ Hóa đơn Điện tử An toàn và uy tín sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.

Hiểu rõ được điều đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP – bắt buộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu tất cả những bất cập khi sử dụng hóa đơn truyền thống trong hoạt động kinh doanh.

Những rủi ro khi không chú trọng lưu trữ hóa đơn 

Rủi ro khi lưu trữ Hóa đơn

Theo thống kê từ Bộ tài chính vào năm 2018, có tới 70% các trường hợp doanh nghiệp bị xử phạt hành chính về những vấn đề có liên quan tới quy trình lưu trữ hóa đơn.

Trong đó, một số rủi ro phổ biến nhất có thể kể đến như:

• Mất, hỏng hóa đơn theo thời gian.
• Tốn chi phí lưu kho.
• Mất nhiều thời gian tra cứu.
• Dễ dàng bị làm khống, làm giả.

Theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ hóa đơn tối thiểu là 10 năm (không phân biệt hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy).

Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn giấy khiến doanh nghiệp bị giới hạn đơn vị cung cấp dựa trên tiêu chí về chất lượng in ấn hoặc chi phí giá rẻ.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp không được nhà cung cấp nào hướng dẫn và đứng ra đảm bảo về việc lưu trữ hóa đơn an toàn trong thời gian dài. Bởi vậy, phần lớn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy trong suốt quá trình lưu trữ thường loay hoay và bất lực trong việc tìm cách xử lý mất hóa đơn, bảo mật và bảo đảm an toàn cho hóa đơn.

Mức phạt khi mất hóa đơn

Mức phạt khi mất hóa đơn đầu vào

• Doanh nghiệp đóng phạt từ 4 – 8 triệu đồng cho 1 lần làm mất hóa đơn đầu vào theo Điều 3, khoản 4 Nghị định 49/2016/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp bị xử phạt ở mức tối thiểu nếu có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc mua bán có thật; có biên bản xác nhận mất hóa đơn, người bán đã kê khai, nộp thuế cho hóa đơn bị mất.
• Doanh nghiệp không bị phạt tiền, chỉ phạt cảnh cáo nếu có từ 2 tình tiết giảm nhẹ (người vi phạm tự nguyện khai báo, làm giảm bớt hậu quả của vi phạm)
• Trước khi phòng Thuế ban hành quyết định phạt, doanh nghiệp tìm được hóa đơn mất thì không bị phạt tiền.
• Làm mất hóa đơn đầu vào có liên quan đến bên thứ 3, do người mua thuê thì xử phạt người mua theo qui định.

Mức phạt khi mất hóa đơn đầu ra

Mức phạt khi mất hóa đơn GTGT đầu ra được quy định theo Thông tư 10/2014/TT-BTC và Nghị định 49/2016/NĐ-CP.

• Làm mất liên 2 (liên giao cho khách hàng): Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.
• Làm mất hóa đơn đã lập liên 2: người bán và người mua lập biên bản ghi mất hóa đơn, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
• Người bán tìm được hóa đơn đầu ra liên 2 đã mất trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì không bị phạt tiền.
• Làm mất hóa đơn đầu ra, các liên khác đang trong thời gian lưu trữ trừ liên giao cho khách hàng: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng (theo Điều 12, Nghị định 105/2013/NĐ-CP)
• Làm mất hóa đơn đầu ra lập sai và xóa bỏ (người bán lập hóa đơn khác thay thế hóa đơn lập sai và đã xóa bỏ): không bị phạt tiền, chỉ bị phạt cảnh cáo.
• Làm mất hóa đơn đầu ra có liên quan đến bên thứ 3, do người bán thuê thì xử phạt người bán theo qui định.

Trong trường hợp công ty bị mất hóa đơn, bạn có thể tìm hiểu thêm về thủ tục mất hóa đơn để giải quyết nhanh chóng.

Giải pháp Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn

Hóa đơn điện tử có ưu điểm gì so với hóa đơn giấy?

Từ tháng 11/2018, Chính phủ chính thức bắt buộc các doanh nghiệp chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo lộ trình 2 năm chuyển đổi. Theo đó, muộn nhất ngày 01/11/2020, 100% doanh nghiệp trên cả nước sẽ phải áp dụng hóa đơn điện tử.

Bên cạnh việc giảm tới 90% chi phí cho hóa đơn mà doanh nghiệp phải chi trả, hóa đơn điện tử còn mang đến những lợi ích thiết thực hơn so với hóa đơn giấy truyền thống như:

• Giảm 99% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho.
• Hạn chế 99% trình trạng hỏng, mất hóa đơn.
• Tiện lợi, nhanh chóng trong tra cứu.
• Khó giả mạo, làm khống.

Bên cạnh đó, thay vì chỉ bận tâm đến việc chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn với giá thành rẻ, doanh nghiệp cần tập trung tìm hiểu những nhà cung cấp hóa đơn đáp ứng được các tiêu chuẩn về lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và bảo mật.

Những tiêu chí bắt buộc đối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Hệ thống sao lưu trực tuyến đủ lớn

Nhà cung cấp phải có khả năng lưu trữ toàn bộ các dữ liệu hóa đơn lên đến 10 năm theo đúng quy định của Luật Kế toán.

Công nghệ bảo mật

Ngoài các yêu cầu về kỹ thuật, thiết bị thì nhà cung cấp hóa đơn còn phải đảm bảo an toàn kết nối với Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần. (Trừ thời gian bảo trì, đồng thời, sở hữu quy trình khôi phục dữ liệu). Đảm bảo 100% khả năng khôi phục thông tin kể từ thời điểm hệ thống gặp sự cố.

Kinh nghiệm triển khai hệ thống kết nối, trao đổi dữ liệu

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt phải đáp ứng được trọn vẹn các tính năng như tạo – xuất – chỉnh sửa – xóa bỏ đồng thời thân thiện với người dùng.

Thao tác dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian, chi phí, rút ngắn thủ tục nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và độ ổn định.

Doanh nghiệp cung cấp phần mềm cũng phải có các quy trình sao lưu, triển khai và kết nối hệ thống hiệu quả, bền bỉ đã được kiểm chứng qua thời gian dài.

Biện pháp dự phòng và khắc phục sự cố về dữ liệu

Nhà cung cấp phải sở hữu hệ thống kỹ thuật, thiết bị dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách tối thiểu 20km đối với trung tâm dữ liệu chính để luôn sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính xảy ra sự cố.

Chỉ có như vậy, khách hàng mới có thể hoàn toàn yên tâm khi lưu trữ hóa đơn điện tử trực tuyến mà không phải lo lắng về việc hỏng, mất hay thất lạc hóa đơn.

Tìm hiểu thêm bài viết:

• Vì Sao Cần Chú Trọng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử An Toàn?

Lưu trữ hóa đơn là một tác vụ quan trọng không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin mà còn hạn chế những rủi ro pháp lý không đáng có trong tương lai.

Vì vậy, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, tin cậy và chất lượng chính là bước khởi đầu góp phần đưa doanh nghiệp nhanh chóng ứng dụng, cập nhật và nâng cao năng lực cạnh tranh nội tại trên thị trường.