Vì Sao Cần Chú Trọng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử An Toàn?

Ngày nay, hóa đơn điện tử được xem là một xu thế tất yếu của mọi doanh nghiệp trong việc chuyển đổi số. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ tiếp thị, bán hàng, thanh toán, xuất hóa đơn,... đang dần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Vậy sử dụng hóa đơn điện tử có an toàn không? Và làm thế nào để đảm bảo dữ liệu doanh nghiệp được bảo mật tốt? Cùng tìm lời giải đáp và nhiều thông tin hữu ích khác trong bài viết sau nhé.

Vì sao Doanh nghiệp cần chú trọng đến Hóa đơn Điện tử An toàn?

Sử dụng Hóa đơn Điện tử - Xu hướng chung của toàn xã hội

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018, từ ngày 01/11/2020 hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.

Hóa đơn giấy vẫn sẽ có giá trị sử dụng đến trước tháng 11/2020. Tuy nhiên, từ 01/11/2018 đến 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ yêu cầu từng doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. 

Nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng được điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin có thể sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020. Nhưng phải nộp kèm tờ khai dữ liệu hóa đơn (theo mẫu số 3) mỗi kỳ khai thuế GTGT. Tờ khai này tương tự bảng kê hóa đơn trước đây.

Bảo đảm hóa đơn điện tử an toàn giúp hoạt động kinh doanh thông suốt

Những bất cập về quy trình của hóa đơn giấy sẽ được hóa đơn điện tử cải thiện đáng kể:

• Quy trình phát hành, nhận gửi, chuyển đổi, lưu trữ,... được tinh gọn, dễ dàng sử dụng và quản lý.
• Áp dụng chữ ký số để ký điện tử, không cần lo lắng mỗi khi sếp vắng mặt không thể ký hóa đơn.
• Chuyển phát nhanh tới khách hàng hóa đơn điện điện tử qua Email, SMS.

Các công đoạn để hóa đơn đến tay khách hàng chỉ còn mất vài phút, chứ không con mất 3-5 ngày như khi sử dụng hóa đơn giấy.

Nhờ vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác. Đồng thời thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán của khách hàng.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn mang đến cho doanh nghiệp sự tiện lợi trong lưu trữ, tra cứu hóa đơn, đơn giản thủ tục hành chính.

Kế toán cũng không phải lo lắng việc cháy,  hư hỏng hóa đơn như khi dùng hóa đơn giấy. Quá trình tra cứu cũng không lo lắng làm đảo lộn hoặc thất lạc các hóa đơn khác.

Vì sao Doanh nghiệp nên chú trọng vào Vấn đề An toàn của Hóa đơn?

Dưới đây là 3 lý do thường gặp:

• • Rủi ro “Mất hóa đơn điện tử”
  • Kế toán và tâm lý “HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LUÔN AN TOÀN”
  • Quy trình gửi nhận Hóa đơn điện tử bị tấn công?

Chúng ta hãy cùng xem qua chi tiết từng lý do trên nhé.

Rủi ro “Mất hóa đơn điện tử”

Hóa đơn Điện tử được biết đến là khá an toàn, được đảm bảo lưu trữ an toàn. Tuy nhiên vẫn có những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình nhận, gửi, lưu trữ,… do các tác nhân từ bên ngoài, hoặc chính đối thủ cạnh tranh của Doanh nghiệp.

Kể cả với những "gã khổng lồ" công nghệ hàng đầu thế giới cũng từng xảy ra các vụ mất dữ liệu hệ thống Cloud.

Điển hình như sự cố năm 2019 xảy ra với Stablehost, họ làm mất hàng loạt dữ liệu của các khách hàng lớn. Nhiều người dùng không nhận được IP mới, Website không truy cập được.

Tại Việt Nam, vào năm 2019 cũng đã xảy ra tình trạng mất hóa đơn ở một công ty tại Quận 9.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp này đã lưu trữ hóa đơn ở hệ thống máy chủ của mình. Sau đó gặp sự cố và làm mất hoàn toàn hóa đơn trong 2 năm. 

Hóa đơn điện tử vẫn có thể gặp rủi ro bị mất do kẻ xấu tấn công hệ thống

Hóa đơn Điện tử vẫn có nguy cơ bị mất do hệ thống bị tấn công, Hacker xâm nhập,... Hay một nguyên nhân khác có thể do các nhà cung cấp dịch hóa đơn điện tử chưa đủ kinh nghiệm để phản ứng khi vấn đề xảy ra.

Hoặc không xử lý kịp khi đối mặt với các thảm họa bị tấn công, hư hỏng phần cứng, không khôi phục được dữ liệu cho khách hàng.

Để biết rõ hơn, bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết lưu trữ hóa đơn điện tử chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết

Kế toán và tâm lý “HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LUÔN AN TOÀN”

Vì tâm lý chủ quan, đã có rất nhiều vấn đề xảy ra liên quan đến việc mất mát, thất lạc hóa đơn điện tử. Nhiều kế toán lưu trữ thông tin, hóa đơn trên Mail và cho rằng nó an toàn.

Tuy nhiên, rủi ro vẫn luôn tiềm ẩn. Việc sử dụng hóa đơn điện tử và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống Email không hoàn toàn đảm bảo thông tin sẽ được an toàn (đặc biệt là những hệ thống Mail giá rẻ, miễn phí,..): Nguy cơ mất tài khoản, hacker tấn công,...

Việc tìm kiếm Hóa đơn điện tử trên hệ thống Mail cũng sẽ khiến Kế toán mất khá nhiều thời gian và công sức vì khả năng thất lạc Hóa đơn trên Email khá cao.

Quy trình gửi nhận Hóa đơn điện tử bị tấn công?

Trong quá trình sử dụng, nhận, gửi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro bị tấn công đánh cắp dữ liệu.

Bên đối thủ, kẻ xấu có thể tấn công hệ thống, lấy trộm hóa đơn điện tử gây thất thoát dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần dùng dịch vụ hóa đơn điện tử của đơn vị uy tín để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử an toàn.

Tiêu chí lựa chọn Phần mềm Sử Dụng Hóa đơn Điện tử là gì?

Hệ thống lưu trữ và Backup AN TOÀN 

Dữ liệu, hóa đơn điện tử được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây hiện đại. Đồng thời được sao lưu thường xuyên hạn chế rủi ro mất toàn bộ dữ liệu. 

Phần mềm hóa đơn điện tử an toàn cần đảm bảo hệ thống lưu trữ và Backup an toàn

Mã hóa thông tin 

Việc mã hóa thông tin Hóa đơn để đảm bảo tính an toàn cho thông tin trên hóa đơn như thông tin khách hàng, sản phẩm, mã số thuế,...

Mã hóa thông tin giúp tăng thêm một lớp bảo mật cho dữ liệu. Hạn chế rủi ro và thiệt hại khi những thông tin mật nếu vô tình bị lộ ra ngoài cũng sẽ khó có thể giải mã được.

Bảo mật 2 lớp với sự xác thực của Chủ doanh nghiệp

Bảo mật 2 lớp giúp hạn chế tình trạng “Xuất hóa đơn khống”. Đồng thời nâng cao trách nhiệm của chủ doanh nghiệp trong việc quản lý quy trình xuất nhập hóa đơn.

Bước bảo mật này sẽ giúp bạn bảo vệ hệ thống của Doanh nghiệp trước nguy cơ bị tin tặc tấn công và đánh cắp quyền truy cập. 

Làm sao có thể chắc chắn được bảo mật như vậy?

Bởi vì, cho dù Hacker có sử dụng thủ thuật nào đó để đánh cắp được Username và Password của bạn thì chúng vẫn không thể có được mã số bí mật để đăng nhập bước 2.

Mã số này được thay đổi tự động và thường xuyên (30 giây một lần) nên mức độ an toàn gần như tuyệt đối.

Giải pháp Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI - Lựa chọn hàng đầu dành cho Doanh nghiệp

Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI chính xác là “trợ thủ đắc lực” giúp Chủ doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm vì việc sử dụng hóa đơn điện tử luôn được giữ an toàn, không lo thất thoát dữ liệu.

Toàn bộ cơ sở dữ liệu, hóa đơn và thông tin doanh nghiệp được lưu trữ an toàn trên hệ thống MIFI Cloud.

Hệ thống MIFI Cloud sẽ được đặt tại hệ thống Cloud Microsoft Azure có quy mô và bảo mật lớn nhất Thế giới.

Bên cạnh đó, Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI áp dụng công nghệ xác thực 2 lớp bằng mật khẩu (hoặc mã tra cứu) và mã OTP được gửi trực tiếp đến số điện thoại của chủ doanh nghiệp đã đăng ký tại MIFI

Hóa đơn điện tử được đánh giá là giải pháp thay thế hoàn hảo cho hóa đơn giấy. Tuy nhiên các chủ doanh nghiệp, kế toán không nên quá chủ quan mà bỏ qua vấn đề bảo mật.

Khi hệ thống dữ liệu, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp bị tấn công, hậu quả sẽ rất lớn và khó lường.

Hãy chọn đơn vị cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử an toàn để đảm bảo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.