Hóa đơn điện tử bảo mật có vai trò quan trọng như thế nào?

Bảo mật hóa đơn điện tử luôn là vấn đề hàng đầu của mỗi doanh nghiệp trong thời đại Internet phát triển nhanh chóng như hiện nay. Hóa đơn điện tử bảo mật ra đời đã khắc phục được một số nhược điểm của hóa đơn giấy về lưu trữ và tìm kiếm, đối chiếu khi cần thiết. Tuy nhiên, vấn đề bảo mật hoá đơn điện tử vẫn khiến nhiều người dùng lo ngại.  Chính phủ quy định bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022

Ứng dụng Hóa đơn điện tử bảo mật là xu hướng tất yếu 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn quá xa lạ đối với nhiều người nữa. Đặc biệt, hiện nay Chính phủ đã ra quy định bắt buộc các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. 

Quy định bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Điều 59 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:  “1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020” Tức là các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Quy định này có sự nhất quán với Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14 có hiệu lực từ 1/7/2020 về thời hạn áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử.  Mặc dù vậy, hiện nay Chính phủ cũng đang khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sớm để mang lại lợi ích về sau. 

Ngoài ra, Nghị định 123/2020 /NĐ-CP cũng nêu rõ

“Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30/6/2022.″  Do đó, hiện nay việc đăng ký, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử sẽ vẫn thực hiện theo quy định của Nghị định này và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Tính năng an toàn của Hóa đơn điện tử vượt trội so với Hóa đơn giấy

Có thể nói rằng tính năng của hóa đơn điện tử bảo mật vượt trội so với Hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử không thể làm giả như hóa đơn giấy. Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử chúng ta khắc phục được những sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá. Hóa đơn điện tử an toàn hơn hẳn hóa đơn giấy

Doanh nghiệp lo lắng vấn đề bảo mật của Hóa đơn điện tử 

Mặc dù Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn rất lo lắng về vấn đề bảo mật của Hóa đơn điện tử. 

Những rủi ro về Bảo mật Hóa đơn điện tử phổ biến 

Bảo mật Hóa đơn điện tử là vấn đề cần đặt lên hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Bởi nếu dữ liệu hóa đơn bị rò rỉ hoặc bị tấn công bởi Hacker, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với việc làm thất thoát dữ liệu, làm lộ thông tin khách hàng.  Đây đều là những vấn đề hết sức nhạy cảm, có thể làm ảnh hưởng đến uy tín và sự phát triển của doanh nghiệp đó. 

Tham khảo thêm: Tổng hợp mức phạt mất hóa đơn đỏ (GTGT-VAT) mới nhất 2020.

Hướng dẫn xử lý mất hóa đơn đỏ đầu vào đầu ra (GTGT – VAT) nhanh chóng

Tại sao doanh nghiệp quan tâm tới hóa đơn điện tử bảo mật an toàn, bảo mật thông tin? 

Những mối nguy hại từ môi trường Internet 

Sự phát triển công nghệ thông tin cùng sự bùng nổ dữ liệu luôn đi kèm với nhiều mối đe dọa. Nếu doanh nghiệp không có các biện pháp bảo mật thông tin dữ liệu và xây dựng cơ sở hạ tầng an ninh mạnh mẽ thì nguy cơ rò rỉ dữ liệu, bị tấn công mạng là điều rất dễ xảy ra. Chính vì lẽ đó, các doanh nghiệp hiện nay cần đặt vấn đề bảo mật thông tin, dữ liệu lên hàng đầu.  Doanh nghiệp có thể bị mất dữ liệu nếu không bảo mật thông tin Tuy nhiên, rất hiếm doanh nghiệp nào đủ khả năng tài chính chi trả cho việc tạo ra một phần mềm hóa đơn điện tử cho riêng mình. Thay vào đó, các doanh nghiệp đang có xu hướng tìm các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của họ. Điều này giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, bắt kịp thị trường và có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. 

Cần đặc biệt quan tâm đến việc lựa chọn Phần mềm Hóa đơn điện tử bảo mật 

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử bảo mật do đơn vị ngoài cung cấp, toàn bộ dữ liệu hóa đơn của Doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống trực tuyến của nhà cung cấp đó tới 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Không ít doanh nghiệp tỏ ra thiếu tin tưởng và lo ngại rủi ro mất dữ liệu có thể xảy đến nếu cơ sở hạ tầng công nghệ của nhà cung cấp yếu kém.  Ngoài ra, khả năng tích hợp với nhiều hệ thống kế toán của phần mềm Hóa đơn điện tử tuy đem đến sự tiện lợi cho người sử dụng nhưng cũng đặt ra những lo ngại nhất định về độ chính xác của dữ liệu và sự cố rò rỉ thông tin. Do đó, doanh nghiệp cần lưu tâm đến vấn đề đồng nhất thông tin khi tích hợp đồng thời chọn nhà cung cấp có các giải pháp đồng bộ an toàn.  Như vậy, những lo ngại của doanh nghiệp về vấn đề bảo mật khi sử dụng hóa đơn điện tử là có cơ sở. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn đơn vị cam kết đảm bảo công nghệ sử dụng cho phần mềm là tuyệt đối an toàn và bảo mật. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng làm được điều này.

Mất hóa đơn, lộ thông tin khách hàng Doanh nghiệp bị phạt nặng như thế nào? 

Điều 7, 9, 11 và 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 176/2016/TT-BTC có quy định về mức xử phạt mất hóa đơn như sau:  Chính phủ quy định các mức phạt cho doanh nghiệp làm mất hóa đơn điện tử và lộ thông tin dữ liệu

Mức phạt mất hóa đơn

Mất Hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành 

• Doanh nghiệp làm mất Hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành bị phạt cảnh cáo nếu làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ.
• Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời hạn lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ: Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng. 

Mất Hóa đơn điện tử đầu vào

Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã lập (để giao khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng. 

Các mức phạt nếu để lộ thông tin dữ liệu: 

• Doanh nghiệp nếu để lộ thông tin dữ liệu khách hàng có thể bị xử phạt từ 5.000.000đ – 10.000.000đ.  
• Trường hợp không thông báo công khai phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên Website giới thiệu dịch vụ: phạt 2.000.000đ – 4.000.000đ.
• Phạt 4.000.000đ – 8.000.000đ đối với những trường hợp: Vi phạm quy định về lưu kết quả của các lần nhận, chuyển hóa đơn điện tử và không đảm bảo điều kiện cung cấp dịch vụ nhận truyền hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn điện tử giữa người mua dịch vụ với cơ quan thuế.
• Phạt 5.000.000đ – 10.000.000đ nếu đơn vị cung cấp làm lộ thông tin về hóa đơn điện tử của khách hàng.
• Phạt 6.000.000đ – 12.000.000đ nếu đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc sinh số tự động liên tục khi lập hóa đơn điện tử.
• Đình chỉ hoạt động từ 01 – 03 tháng đối với đơn vị cung cấp phần mềm nếu chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử của bên mua đến cơ quan thuế. 

Giải pháp hóa đơn điện tử bảo mật

Một số giải pháp hóa đơn điện tử bảo mật an toàn cho doanh nghiệp, bao gồm: 

Nâng cao trách nhiệm của Chủ Doanh nghiệp 

Muốn vấn đề bảo mật được thực hiện đúng quy trình và chuyên nghiệp, trước tiên các Chủ doanh nghiệp phải là người có trách nhiệm và tiên phong. Người chủ doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng bởi họ là người quyết định lựa chọn giải pháp bảo mật nào, bảo mật đến đâu, chi phí bỏ ra cho những giải pháp bảo mật đó đồng thời đưa ra những chính sách nguyên tắc bảo mật dành cho nhân viên.

Lựa chọn Phần mềm Hóa đơn điện tử an toàn

Các tiêu chí lựa chọn Hóa đơn điện tử an toàn

Lựa chọn được phần mềm Hóa đơn điện tử an toàn quả thật không hề đơn giản. Phần mềm hóa đơn điện tử bảo mật đủ an toàn phải đáp ứng được các tiêu chí sau:

• Có hệ thống sao lưu dữ liệu trực tuyến đủ lớn, đảm bảo lưu trữ được lượng hóa đơn lớn lên đến 10 năm.
• Công nghệ bảo mật tối ưu, đạt các tiêu chuẩn về bảo mật thông tin, có chứng chỉ do cơ quan có uy tín cấp.
• Có biện pháp dự phòng giúp  khôi phục dữ liệu và khắc phục sự cố.
• Đơn vị có kinh nghiệm cung cấp giải pháp công nghệ thông tin. 

Hóa đơn điện tử bảo mật MIFI là lựa chọn hàng đầu về bảo mật của mọi Doanh nghiệp 

Phần mềm Hóa đơn điện tử MIFI hoàn toàn có thể đáp ứng được các tiêu chí kể trên. Ngoài ra, MIFI còn nhiều ưu điểm vượt trội và khác biệt so với các phần mềm Hóa đơn điện tử khác trên thị trường. Bao gồm: MIFI đảm bảo các tiêu chí về phần mềm hóa đơn điện tử an toàn

• Lưu trữ hệ thống hóa đơn điện tử tại hệ thống Microsoft Azure
• Sử dụng công nghệ mã hóa 256 bit AES trên hệ thống Azure. Theo đó, Azure là hệ thống đã được khẳng định về tính bảo mật của Microsoft, đối tác tin cậy giúp việc chống tấn công và hệ thống của khách hàng.
• Kích hoạt hệ thống xác thực 2 lớp khi đăng nhập hệ thống… (thông qua OTP), giúp khách hàng bảo mật thông tin trước việc bị lộ password.
• Đảm bảo rằng dữ liệu của khách hàng sẽ được phục hồi nhanh chóng với các tiêu chuẩn an toàn hàng đầu thế giới.

Với phương châm an toàn tuyệt đối với hóa đơn điện tử bảo mật, MIFI là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam dám cam kết đền bù bằng tiền với hợp đồng cam kết với khách hàng. Tham khảo thêm: Thủ tục mất hóa đơn - 3 điều kế toán cần phải thực hiện