1. Mẫu số hóa đơn là gì?

Mẫu số hóa đơn là số dùng để xác định loại hóa đơn.

Theo quy định mới, mẫu số được mở rộng từ 01 đến 09:

Ví dụ:

• Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bán hàng hóa → sử dụng mẫu số 1 – Hóa đơn GTGT.

• Đơn vị sử dụng phương pháp trực tiếp → sử dụng mẫu số 2 – Hóa đơn bán hàng.

2. Ký hiệu hóa đơn có cấu trúc như thế nào?

Ký hiệu hóa đơn gồm 06 ký tự.

Có thể hiểu đơn giản:

Ký hiệu hóa đơn = Hình thức mã + Năm lập hóa đơn + Loại hóa đơn/hình thức sử dụng + Ký hiệu quản lý

Ví dụ:

1C26TAA

Trong đó:

Như vậy, khi nhìn vào ký hiệu 1C26TAA, kế toán có thể xác định được đây là hóa đơn GTGT có mã cơ quan thuế, lập năm 2026.

3. Ý nghĩa các ký tự trong ký hiệu hóa đơn

Ký tự thứ nhất: C hoặc K

Ký tự thứ 2 và 3: Năm lập hóa đơn

Là 02 số cuối của năm lập hóa đơn.

Ví dụ:

• Năm 2026 → 26

• Năm 2027 → 27

Ký tự thứ 4: Loại hóa đơn/hình thức sử dụng

Ký tự thứ 5 và 6

Do người bán tự xác định để phục vụ việc quản lý, phân biệt các loại hóa đơn.

Ví dụ:

AA, AB, AC...

4. Một số ví dụ dễ hiểu

5. Kế toán cần lưu ý gì?

Khi lập hóa đơn, kế toán cần xác định đúng loại hóa đơn và hình thức sử dụng để hệ thống xác định đúng mẫu số và ký hiệu hóa đơn.

Có thể thực hiện theo thứ tự:

Xác định nghiệp vụ
↓
Xác định loại hóa đơn
↓
Xác định có/không có mã CQT
↓
Xác định hình thức sử dụng
↓
Hệ thống tạo mẫu số và ký hiệu hóa đơn

Ví dụ

Doanh nghiệp bán hàng và sử dụng hóa đơn GTGT có mã cơ quan thuế:

Mẫu số: 1
Ký hiệu: 1C26TAA

Nếu doanh nghiệp bán hàng bằng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Mẫu số: 1
Ký hiệu: 1C26MAA

Như vậy, mẫu số cho biết loại hóa đơn, còn ký hiệu hóa đơn giúp xác định thêm hình thức sử dụng, năm lập và các thông tin quản lý hóa đơn.