Mất Hóa Đơn Điện Tử - Doanh Nghiệp Bị Phạt Nặng Như Thế Nào Khi Quyết Toán Thuế?

Những sai sót của hóa đơn, sai thông tin, mất hóa đơn thường làm cho người quản lý, kế toán và doanh nghiệp gặp nhiều lo ngại, rắc rối. Làm mất hóa đơn doanh nghiệp có thể đối mặt với mức phạt nặng làm ảnh hưởng tài chính, hoạt động sản xuất, kinh doanh,…

Mất hóa đơn điện tử – Vấn đề mà các doanh nghiệp có thể gặp phải ít nhất 1 lần

Không ít trường hợp bị phạt mất hóa đơn và gây ra nhiều thiệt hại cho công ty.

Năm 2019 một doanh nghiệp tại Quận 09 gặp sự cố hệ thống máy chủ đã khiến họ mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn trong 2 năm. Vấn đề này càng trở nên rắc rối hơn khi bắt đầu vào chu kỳ quyết toán thuế.

Dữ liệu hóa đơn bị mất đã bị phạt tiền lên đến vài trăm triệu đồng. Kế toán trưởng cùng CEO đã vô cùng đau đầu để xử lý. Tùy thuộc từng loại hóa đơn mà sẽ có những hình thức xử phạt khác nhau. Thế nhưng có thể nói việc mất hệ thống dữ liệu hóa đơn đến 2 năm đã là một tổn thất lớn. Rắc rối sau đó càng phức tạp hơn khi doanh nghiệp bị phạt hành chính khá nặng, ảnh hưởng đến công việc sản xuất, kinh doanh. Họ đã nghĩ rằng “giá như đã đầu tư một hệ thống bảo mật dữ liệu an toàn hơn”

Bị mất hóa đơn điện tử phải xử lý ra sao?

Để có cách giải quyết cụ thể, MIFI sẽ hướng dẫn xử lý hóa đơn bị mất dưới đây: 

• Trường hợp 1: Người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn, các bên liên quan còn lưu trữ.
• Trường hợp 2: Người bán hoặc người mua làm mất HĐĐT nhưng không thể liên lạc với các bên có liên quan. 

Cách giải quyết trường hợp 1:

Với trường hợp này, doanh nghiệp có thể có thể xử lý đơn giản, nhanh chóng. Cụ thể, theo Điều 11, thông tư 32/2011/TT-BTC quy định: 

“Người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử, nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.”

Bạn có thể yêu cầu người bán/ người mua/ các bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.

Cách giải quyết trường hợp 2:

Khi không thể liên hệ với các bên liên quan để được nhận lại hóa đơn điện tử, người bán/người mua phải tiến hành báo cáo mất hóa đơn.

Báo cáo sẽ được gửi đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp của doanh nghiệp trong thời gian 05 ngày, kể từ ngày xảy ra sự việc. 

Hướng dẫn thực hiện báo cáo mất hóa đơn điện tử 

Trong trường hợp phải làm báo cáo mất HĐĐT, báo cáo được lập theo mẫu mất, cháy, hỏng hóa đơn - Mẫu số BC21/AC. 

Bạn có thể tải mẫu báo cáo này trên mạng, điền và nộp bản cứng trực tiếp. Hoặc làm báo trực tiếp trên phần mềm HTKK. Sau đó kết xuất báo cáo ra File XML, gửi qua mạng. 

Mẫu báo cáo số BC21/AC về mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Để khai báo cáo nhanh chóng, chính xác, Mifi sẽ hướng dẫn bạn cách làm báo cáo thủ tục mất hóa đơn trên phần mềm HTKK.

• Cột Mẫu hóa đơn: Điền mẫu hóa đơn bạn muốn báo cáo mất. Chẳng hạn, khi mất hóa đơn GTGT, bạn điền 01/GTKT.
• Cột Tên loại hóa đơn: Phần mềm tự động cập nhật
• Cột Mẫu số: Phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật nhưng bạn phải xem lại chính xác mẫu số này để điền đầy đủ. 
• Cột Ký hiệu hóa đơn: Bạn xem lại ký hiệu trên liên 1 quyển hóa đơn để điền chính xác. 
• Cột Từ số, Đến số: Nếu mất 1 hóa đơn, bạn sẽ nhập 1 số giống nhau cho 2 cột này. Mất nhiều hóa đơn liên tiếp bạn nhập rõ từ số nào đến số nào. Khi mất nhiều hóa đơn nhưng không liên tiếp, bạn có thể nhấn phím F5 để thêm dòng và tiếp tục nhập. 
• Cột Số lượng: Phần mềm tự cập nhật.
• Cột Liên hóa đơn: Điền liên hóa đơn bạn mất.
• Cột Ghi chú: Tại cột này bạn phải chọn đúng trường hợp của doanh nghiệp mình: mất hóa đơn chưa sử dụng, mất hóa đơn chưa viết chưa báo cáo,… 
• Cột Lý do: Bạn sẽ điền vào cột này lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp

Nếu bạn điền bản cứng để nộp trực tiếp, các nội dung cần khai báo cũng tương tự. Việc thông báo đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp cần được thực hiện nhanh chóng, nếu không doanh nghiệp sẽ chịu thêm mức phạt khi nộp chậm.

Mất hóa đơn điện tử có in lại được không?

Khi làm mất hóa đơn ĐT nhưng các bên liên quan còn lưu trữ, doanh nghiệp có thể sử File mềm hoặc File in hóa đơn điện tử để thực hiện quá trình in. 

Hủy hóa đơn có mất tiền không?

Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Doanh nghiệp có thể tiến hành hủy hóa đơn trong trường hợp:

• Hóa đơn điện tử đã hết hạn thời gian lưu trữ.
• Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán và người mua chưa kê khai thuế. 

Cụ thể theo khoản 3, điều 11, thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:

• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. 
• Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. 

Với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, hủy hóa đơn là nghiệp vụ bạn cần xử lý. Việc hủy hóa nhận phải nhận được sự đồng thuận và xác nhận của cả bên mua và bên bán.

Tiếp đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định và gửi lại cho người mua. Lúc này, khi hủy hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ không bị mất tiền.

Các mức phạt khi Doanh nghiệp mất hóa đơn

Dự thảo nghị định xử phạt vi phạm về hành chính thuế, hóa đơn điện tử đã đưa ra những quy định cụ thể cho doanh nghiệp khi làm mất.

Căn cứ theo Pháp lý hiện hành:

• Thông tư 10/2014/TT-BTC
• Thông tư 176/2016/TT-BTC
• Nghị định 49/2016/NĐ-CP

Cụ thể sẽ bao gồm:

• Các mức phạt mất Hóa đơn điện tử Đầu ra  – Đầu vào
• Các mức phạt cụ thể về hóa đơn điện tử

Các mức phạt mất Hóa đơn điện tử Đầu ra  – Đầu vào

Theo Điều 7, 9, 11 và 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 176/2016/TT-BTC quy định mức xử phạt mất hóa đơn cụ thể như sau: Trường hợp 01: Mất Hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành

• Phạt cảnh cáo nếu làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ.
• Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng khi làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời hạn lưu trữ hoặc hóa đơn đã lạp theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ;

Trường hợp 02: Mất Hóa đơn điện tử đầu vào

• Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (để giao khách hàng) để hoạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.

Các mức phạt cụ thể về hóa đơn điện tử

Quy định cụ thể về xử phạt đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử khi có hành vi vi phạm cũng được hoàn thiện, bổ sung. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 5.000.000đ – 10.000.000đ  nếu để lộ thông tin dữ liệu khách hàng.

• Mức phạt 2.000.000đ – 4.000.000đ
• Khi không thực hiện thông báo công khai phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên Website giới thiệu dịch vụ.
• Phạt 4.000.000đ – 8.000.000đ đối với những trường hợp:
  • Vi phạm quy định về lưu kết quả của các lần nhận, truyền hóa đơn điện tử.
  • Không đảm bảo điều kiện cung cấp dịch vụ nhận truyền hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn điện tử giữa người mua dịch vụ với cơ quan thuế.
• Xử phạt 5.000.000đ – 10.000.000đ nếu đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để lộ thông tin về dữ liệu hóa đơn điện tử của khách hàng.
• Phạt 6.000.000đ – 12.000.000đ nếu doanh nghiệp cung cấp phần mềm tạo hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc sinh số tự động liên tục khi lập hóa đơn điện tử.
• Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ bị đình chỉ hoạt động từ 01 – 03 tháng nếu chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử của bên mua dịch vụ đến cơ quan thuế.

Các giải pháp phòng tránh bị phạt do mất hóa đơn điện tử

Cần có giải pháp hiệu quả để tránh rủi ro mất hóa đơn điện tử của tổ chức, doanh nghiệp. Các giải pháp nên toàn diện từ hệ thống bảo mật dữ liệu, đến phần mềm hóa đơn điện tử, và giải pháp cho yếu tố con người,… Có như vậy mới tạo nên lớp chắn bảo vệ vững chắc để hóa đơn điện tử của bạn được an toàn.

Xây dựng hệ thống bảo mật dữ liệu nội bộ

Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bảo mật thông tin. Chính sách bao gồm các luật lệ, điều khoản, phân quyền truy cập, chia sẻ dữ liệu mà mọi nhân viên phải tuân thủ. Ngoài ra, doanh nghiệp cần bảo mật hệ thống quan hệ khách hàng (CRM). Đây là phần mềm có thể kết hợp thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn. Vì thế hãy đảm bảo mọi thông tin này không bị rò rỉ hay đánh cắp. Tránh để phạt mất hóa đơn do lỗi này. Bên cạnh đó, hệ thống IT/OT & mạng nội bộ, các thiết bị IoT (Internet-of-Things) cũng cần được bảo mật để tránh rủi ro bị tin tặc tấn công. Nhất là các thiết bị sử dụng để nhập, xuất dữ liệu hóa đơn điện tử. Hệ thống Cloud và máy chủ cũng cần được bảo mật tốt để tránh bị tấn công mạng.

Đào tạo nhân viên

Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng nhưng hay bị bỏ qua là việc đào tạo, nâng cao nhận thức của nhân viên. Chỉ cần một sơ ý nhỏ của nhân viên đôi khi có thể khiến doanh nghiệp bị tấn công vào hệ thống dữ liệu thông tin doanh nghiệp. Việc bị phạt do mất hóa đơn trong trường hợp này cũng không phải là hiếm. Ví dụ nhân viên đặt mật khẩu của hệ thống nhập, xuất hóa đơn điện tử quá đơn giản, dễ bị hack, hoặc mở email chứa mã độc,… Vì thế, doanh nghiệp cần chú ý vai trò của nhân viên, nhà quản lý, kế toán trong việc bảo mật thông tin.

Lựa chọn phần mềm Hóa đơn Điện tử An toàn

Hóa đơn điện tử an toàn được xem là giải pháp bảo mật hóa đơn điện tử tốt nhất. Mục đích giúp giảm thiểu tối đa việc làm mất hóa đơn điện tử.

Trong hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều sở hữu những thông tin được xem là Bí mật kinh doanh quan trọng như:

• Doanh thu
• Chi phí
• Số vốn,…

Tất cả những dữ liệu này là “bằng chứng” thể hiện rõ ràng nhất tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc nâng cao bảo mật thông tin doanh nghiệp. Cụ thể là lựa chọn một phần mềm Hóa đơn Điện tử An toàn là vô cùng quan trọng.

Giải pháp bảo mật hóa đơn điện tử

Dưới đây là một vài tiêu chí giúp bạn đánh giá mức độ an toàn của một phần mềm Hóa đơn Điện tử An toàn:

• Hệ thống Hóa đơn điện tử với xác thực 02 lớp an toàn (bao gồm Mật khẩu và mã OTP).  Các bước xác thực này cần được thông qua sự xác nhận trực tiếp của Chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý cao nhất.
• Lưu trữ an toàn và sao lưu thường xuyên trên hệ thống điện toán đám mây để đảm bảo dữ liệu hóa đơn luôn được bảo vệ an toàn. Hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong trường hợp hệ thống bị sự cố thì hóa đơn vẫn được lưu giữ an toàn.
• Quy trình nhận gửi khép kín an toàn. Bên cạnh đó, thông tin hóa đơn cần được mã hóa với công nghệ cao để các tin tặc không có khả năng xâm nhập và sử dụng trái phép dữ liệu của doanh nghiệp.

Lưu ý

Để an tâm kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, các chủ doanh nghiệp nên cân nhắc và hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo mật hệ thống thông tin doanh nghiệp nói chung cũng như hóa đơn điện tử nói riêng. Chính những bước “phòng thủ” nghiêm ngặt ngay từ bước đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro tiềm ẩn mà “vấn nạn” mất hóa đơn mang đến. Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI – Giải pháp hoàn hảo giúp bạn chủ động bảo vệ thông tin của Doanh nghiệp tránh mất hóa đơn

• Tất cả thông tin doanh nghiệp được mã hóa với công nghệ AES mới nhất, theo tiêu chuẩn 256 bit.
• Thông tin, cơ sở dữ liệu, hóa đơn doanh nghiệp được lưu trữ an toàn dưới dạng 2 file PDF và XML. Hệ thống được đặt tại Microsoft Azure có quy mô và bảo mật lớn nhất Thế giới.
• Áp dụng công nghệ xác thực 2 lớp bằng mật khẩu và mã OTP được gửi trực tiếp đến số điện thoại của chủ doanh nghiệp.
• Quy trình gửi nhận an toàn nhờ Key Access được mã hóa cẩn thận

Do đó, khi sử dụng Hóa đơn điện tử an toàn Mifi thì việc bị phạt do mất hóa đơn hầu như không còn xảy ra cho doanh nghiệp của bạn,

GIẢI PHÁP BẢO MẬT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Bên cạnh đó, sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn MIFI giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 90% chi phí nhờ giảm thiểu quy trình vận chuyển, in ấn, quản lý,… Đồng thời đáp ứng đủ nghiệp vụ kế toán và giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mất hóa đơn.

Hãy lựa chọn Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI để không còn đau đầu vì rủi ro tiềm ẩn bị xử phạt vì mất hóa đơn điện tử.