Hóa Đơn Điện Tử Thật Và Giả - Ác Mộng Của Doanh Nghiệp

Tình trạng làm giả hóa đơn điện tử xuất hiện trên thị trường trong thời gian gần đây đang dần trở thành ác mộng của các doanh nghiệp. Nhiều người lo lắng về tình trạng làm giả hóa đơn điện tử Ngày nay, các tin tặc không chỉ đánh cắp thông tin tài khoản trên mạng xã hội, dữ liệu người dùng điện tử, giả mạo thương hiệu. Mà ngay cả hóa đơn điện tử mới được áp dụng gần đây cũng bị làm giả nhằm đánh cắp thông tin để sử dụng vào các mục đích xấu. Do đó, hiểu biết về vấn đề này từ đó nắm vững những giải pháp chống lại hóa đơn giả mạo mà tôi chia sẻ ngay sau đây sẽ vô cùng hữu ích cho bạn.

Tình trạng Hóa đơn Điện tử Giả

Tình trạng hóa đơn điện tử giả không còn quá hiếm trên thị trường hiện nay. Đã có nhiều người gặp phải tình huống dở khóc dở cười này.

Người thật việc thật trước tình trạng Giả hóa đơn

Đã có rất nhiều trường hợp các kế toán sau khi nhận File PDF hóa đơn điện tử băn khoăn không biết thật giả. Chẳng hạn như các trường hợp sau đây:

Nỗi lo về những Hóa đơn điện tử dạng file PDF

Chị Nguyễn Thanh U. (Hà Nội) kể rằng sau 10 ngày mới nhận hóa đơn điện tử dạng File PDF. Sau khi điền vào bảng tra cứu của ngành thuế các thông tin mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn. Kết quả chỉ hiển thị người nộp thuế đang hoạt động, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế và thuộc Chi cục Thuế quận Thủ Đức quản lý. Chị lo lắng không biết hóa đơn này có phải là hóa đơn thật, có hợp pháp hay không?  Chị Hà ở TP.HCM cho rằng File PDF chính là hóa đơn điện tử và yên tâm hóa đơn điện tử là không có giả mạo. Người bán cung cấp cho chị đường Link và mã số để nhập vào kiểm tra. Tuy nhiên, kết quả chỉ thấy hiện ra hóa đơn là File PDF, File XML thì không đọc được. Trong khi, cơ quan thuế khuyến cáo 2 File phải trùng nhau mới là hóa đơn hợp lệ.

Muôn ngàn "Nỗi lo" về độ tin cậy của Hóa đơn Điện tử

Anh Huy, một kế toán tại TP.HCM cũng rất lo lắng về tình trạng làm giả hóa đơn điện tử và cho biết doanh nghiệp nhận File gốc hóa đơn của 10 nhà cung cấp nhưng chỉ biết tải về lưu chứ không có phần mềm nào kiểm tra thật giả cả. Anh V.A.Nam ở Hà Nội cũng rất lo khi thanh toán và nhận hóa đơn rồi lại được thông báo doanh nghiệp bán có vấn đề. Hóa đơn có nguy cơ bị hủy và không được khấu trừ thuế. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn có thể bị cơ quan thuế "soi" là tiếp tay với đối tượng mua bán hóa đơn, làm ăn bất hợp pháp.

Hóa đơn giả qua file PDF

Như thế nào là File Hóa đơn định dạng PDF hợp lệ?

Hiện nay, có nhiều người nghĩ rằng File PDF được người bán gửi đến Email cho người mua là hóa đơn điện tử và có thể sử dụng chúng để khai thuế và lưu trữ. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử file PDF là không đúng quy định và không có giá trị pháp lý. Hóa đơn điện tử mà chỉ có File PDF có thể là hóa đơn giả File PDF đó phải đi kèm theo File chứa dữ liệu về hóa đơn, tức là file XML. File này được coi là hóa đơn điện tử khi thể hiện đầy đủ các thông tin bao gồm: đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế, doanh thu.

Làm thế nào để biết Hóa đơn có đúng chuẩn hay không?

Hiện có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khác nhau với những giải pháp và thiết kế chuẩn hóa đơn điện tử khác nhau. Điều này có nghĩa là nếu một doanh nghiệp giao dịch với hàng trăm đối tác và mỗi đối tác lại sử dụng giải pháp của một nhà cung cấp khác nhau thì có phần mềm nào đọc được tất cả chuẩn này. Theo đó, Cục Thuế TP.HCM đang làm việc với hai nhà cung cấp và vận động để họ cho các doanh nghiệp sử dụng miễn phí phần mềm này một thời gian. Phần mềm này sẽ kiểm tra được hóa đơn điện tử có hợp pháp, có phải là hóa đơn giả hay không, tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

Hậu quả khi nhận Hóa đơn điện tử giả

Nhận được hóa đơn điện tử giả mà không biết có thể khiến khách hàng và doanh nghiệp chịu nhiều hậu quả nghiêm trọng, cụ thể:

• Đối với khách hàng
• Đối với doanh nghiệp

Nhận phải hóa đơn điện tử giả gây nhiều rắc rối cho doanh nghiệp

Đối với khách hàng

Thường thì khách hàng cá nhân sẽ không sử dụng hóa đơn để kê khai thuế nhưng việc nhận được hóa đơn giả cũng khiến họ mất niềm tin vào doanh nghiệp bán vô cùng. Bởi hóa đơn giả là bất hợp pháp, không thể xác minh nguồn gốc, xuất xứ, chất lượng hàng hóa của doanh nghiệp bán.

Đối với Doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi nhận hóa đơn điện tử giả có khả năng phải đối mặt với việc hóa đơn đó sẽ bị hủy và sẽ không được chấp nhận khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Ngoài ra, việc xác minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa với cơ quan thuế sẽ gặp vô vàn khó khăn khi bạn nhận hóa đơn giả. Đặc biệt, sử dụng hóa đơn trái phép bất luận vô tình hay cố ý, doanh nghiệp đều phải chịu mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. 

Ngoài ra nếu doanh nghiệp bạn đang gặp tình trạng mất hóa đơn hãy tham khảo bài viết sau ngay: Thủ tục mất hóa đơn - 3 điều kế toán cần phải thực hiện

Giải pháp cho Doanh nghiệp

Tuy nhiên, đừng vội lo lắng quá, vì những giải pháp phân biệt hóa đơn thật -giả sau đây sẽ giúp ích cho bạn.

• Tra cứu hóa đơn đúng cách
• Nâng cao cảnh giác với những đường link lạ
• Trang bị phần mềm Hóa đơn Điện tử an toàn

Tra cứu hóa đơn đúng cách

Một trong những giải pháp chống hóa đơn điện tử giả chính là tra cứu hóa đơn đúng cách. Theo tôi thì bạn nên tra cứu theo các bước sau đây: Bước 1: Truy cập vào đường Link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để tra cứu được các thông tin về hoá đơn điện tử bao gồm:

• Đơn vị phát hành hoá đơn 
• Thời gian phát hành, thời gian có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn 
• Hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng.

Bước 2: Bạn truy cập Thông tin hóa đơn, biên lai → Hóa đơn → Tra cứu hóa đơn Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin trên hóa đơn vào các trường, trường có gắn (*) là các trường bắt buộc. Bước 4: Sau khi kiểm tra, nếu thấy hóa đơn có đầy đủ các các thông tin thì hóa đơn điện tử là hợp pháp và có giá trị pháp lý. Ngược lại, hóa đơn thiếu thông tin người bán hoặc các thông tin khác thì hóa đơn điện tử đó không có giá trị pháp lý. Tra cứu hóa đơn đúng cách nhằm xác định hóa đơn thật hay giả

Nâng cao cảnh giác với những đường link lạ

Khi nhận hóa đơn từ những đường Link lạ thì bạn cần hết sức cảnh giác. Bởi đây có thể là hóa đơn điện tử giả. 

Trang bị phần mềm Hóa đơn Điện tử an toàn

Giải pháp cuối cùng mà tôi muốn nhắc đến chính là bạn hãy trang bị cho doanh nghiệp mình một phần mềm Hóa đơn Điện tử an toàn. Lựa chọn phần mềm hóa đơn an toàn MIFI cho doanh nghiệp của mình MIFI hiện đang là phần mềm được tin cậy nhất hiện nay với những ưu điểm vượt trội như:

• Đảm bảo lưu trữ an toàn tuyệt đối: Lưu trữ hệ thống hóa đơn điện tử tại Cloud Azure của Microsoft.
• Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với 3 bước: tra cứu, tìm kiếm; theo dõi báo cáo định kỳ; quản lý quá trình nhập xuất hóa đơn.
• Dễ dàng sử dụng: Cloud sử dụng Resource từ nhà cung cấp dịch vụ nên vô cùng dễ sử dụng. Tại đây, bạn còn có thể mua thêm nhiều dịch vụ đi kèm nổi bật khác của nhà cung cấp.
• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Việc chạy các dịch vụ trên nền tảng điện toán đám mây sẽ giảm thiểu rất nhiều chi phí đầu tư vận hành cho các hệ thống On-Premise. Nền tảng này cho phép bạn sử dụng bao nhiêu tính tiền bấy nhiêu. 
• Mã hóa dữ liệu theo tiêu chuẩn mới nhất: Khi bạn sử dụng MIFI, toàn bộ thông tin đều được mã hóa theo tiêu chuẩn 256 bit với công nghệ AES mới nhất.

Tổng kết

Tình trạng làm giả hóa đơn điện tử ngày càng phức tạp và điều bạn cần làm lúc này là nắm vững 3 giải pháp mà tôi đã chia sẻ ở trên. Để tránh nhận phải hóa đơn giả, gây rắc rối và thất thoát cho doanh nghiệp của mình.