Hóa Đơn Điện Tử Có Bắt Buộc Không? Các Quy Định Triển Khai Mới Nhất 2020

Theo quy định của Pháp luật, hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Việc triển khai hóa đơn điện tử chính xác bắt đầu từ thời gian nào và thực hiện ra sao? Cùng MIFI tìm hiểu ngay trong bài viết sau.

Với định hướng phát triển mới theo hướng số hóa, hóa đơn điện tử đã được đưa vào sử dụng từ năm 2011. Thời gian gần đây, có rất nhiều doanh nghiệp thắc mắc rằng: “Liệu hóa đơn điện tử có bắt buộc không?”, cũng như cách triển khai hóa đơn điện tử yêu cầu những điều kiện gì. Hiểu được điều này, MIFI đã tìm hiểu, tổng hợp thông tin để đem lại cho bạn câu trả lời chuẩn xác nhất. Cùng khám phá ngay nhé!

Hóa đơn điện tử bắt buộc từ thời gian nào?

Trả lời câu hỏi hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Để biết được chính xác hóa đơn điện tử có bắt buộc không, phải dựa vào những thông tin mới nhất của Luật Quản lý thuế vừa được Quốc hội sửa đổi, thông qua. Cụ thể như sau:

Theo nghị định 123 quy định về hóa đơn cho Chính phủ ban hành, việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử phải được tiến hành đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh chậm nhất là vào ngày 01 tháng 07 năm 2022. 

Vì thế, đối với câu hỏi hóa đơn điện tử có bắt buộc không, thì câu trả lời sẽ là “Có”, và cụ thể là từ ngày 1/07/2022 trở đi.

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định này được áp dụng cho các loại hóa đơn điện tử nói chung. Chẳng hạn như: hợp đồng, bản đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng. 

Vì thế, các doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 119, Thông tư 68 để nhận lợi ích lâu dài, tối ưu công tác quản lý hóa đơn trước khi có Thông tư hướng dẫn của Luật quản lý Thuế và Nghị định về hóa đơn, chứng từ điện tử thay thế Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Từ ngày 01/07/2022, hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng

Doanh nghiệp được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022

Theo quy định của Công văn 48825/CT-TTHT, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP cùng Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ vẫn tiếp tục còn hiệu lực từ ngày 01/11/2018 - 30/06/2022. 

Như vậy, trong khoảng thời gian trên, các doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng các loại hóa đơn giấy đặt in hoặc tự in, và có thể sử dụng cùng lúc hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022.

Tuy nhiên, khi sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử này, các kế toán và doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng: Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sẽ chính thức hết hiệu lực vào ngày 31/10/2020. Do đó, bắt đầu từ ngày 1/7/2022, các đơn vị kinh doanh phải hoàn toàn ngưng sử dụng cả 2 loại hóa đơn và chỉ được sử dụng duy nhất hóa đơn điện tử. Những đơn vị kinh doanh nào vi phạm sẽ phải chịu xử phạt theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Những quy định về hóa đơn điện tử sẽ thay đổi từ ngày 1/11/2020

Có nhiều quy định xung quanh việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Cùng với việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT vào ngày 1/7/2022, sẽ có rất nhiều sự thay đổi xung quanh quy trình sử dụng hóa đơn. Vì vậy, các kế toán doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều sau đây:

Đơn giản hóa thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 

Cùng với việc triển khai hóa đơn điện tử, thủ tục đăng ký hóa đơn cũng trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn. Cụ thể như sau:

• Từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp sẽ phải đăng ký trực tuyến bằng cách nộp tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01, được quy định bởi Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Về việc chấp thuận hay không chấp thuận đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, phía cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi lại thông báo theo mẫu số 02 (Được quy định bởi Nghị định 119/2018/NĐ-CP) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày, tính từ ngày nhận được đơn đăng ký của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp được phép chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy

Mặc dù bắt buộc phải sử dụng HĐĐT, nhưng các doanh nghiệp vẫn có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm mục đích lưu trữ hay chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.

Doanh nghiệp vẫn được phép chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Quy định này đã được nêu rõ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC, nội dung cụ thể như sau:

• Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của các hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Người bán chỉ được thực hiện việc chuyển đổi này duy nhất 01 lần. Chứng từ chuyển đổi này chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng theo đúng quy định của pháp luật.
• Người bán và người mua được phép tự ý chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ cho mục đích lưu trữ chứng từ kế toán, theo đúng quy định của Luật kế toán. Khi này, các chứng từ chuyển đổi sẽ không có giá trị về mặt pháp lý.

Ngày lập và ngày ký HĐĐT phải trùng nhau

Ngày lập và ngày ký HĐĐT có giống nhau không là một trong những vấn đề khiến các doanh nghiệp thắc mắc. Vậy câu trả lời chính xác là gì?

Theo quy định tại Điểm e, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài, ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo thời điểm người bán ký số và ký điện tử trên hóa đơn.

Như vậy, chỉ khi ngày lập và ngày ký hóa đơn trùng khớp với nhau, thì hóa đơn điện tử mới được cho là hợp pháp.

Thay đổi về ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu HĐĐT

Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn là khác nhau

Căn cứ theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn là hai nội dung hoàn toàn khác nhau. Vì vậy, các kế toán doanh nghiệp phải đặc biệt lưu ý về quy định này.

Cụ thể, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ là các ký tự có 01 chữ số tự nhiên từ 1-4, mỗi chữ số sẽ là đại diện cho một loại hóa đơn khác nhau:

• Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Số 2: Hóa đơn bán hàng.
• Số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
• Số 4: Các loại hóa đơn khác.

Vậy ký hiệu hóa đơn điện tử là gì? Đó là một nhóm gồm 06 ký tự, thể hiện những thông tin như: có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn hay loại HĐĐT. Bạn có thể tham khảo quy định chi tiết về ký hiệu hóa đơn tại Điểm a.3, Khoản 1, Điều 3 về nội dung HĐĐT.

Phương thức chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

Khi chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế. các doanh nghiệp phải thực hiện theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (được quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư 68/2019/TT-BTC). Ngoài ra, các doanh nghiệp phải gửi hóa đơn đúng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng được quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Mặt khác, trong trường hợp người bán/cung cấp dịch vụ không được quy định cụ thể, thì sau khi hoàn thành đầy đủ nội dung hóa đơn, người bán phải gửi hóa đơn cho cả người mua và cơ quan thuế.

Doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế

Một số điều doanh nghiệp cần phải chuẩn bị sẵn sàng khi thời hạn áp dụng HĐĐT đang tới gần

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử (1/7/2022) đang đến, vì vậy, các doanh nghiệp cần phải đẩy mạnh việc chuẩn bị những điều kiện cần thiết nhằm mục đích hoàn thành chuyển đổi phương thức hóa đơn điện tử một cách nhanh nhất.

Doanh nghiệp cần xây dựng, thu thập, xử lý và quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn. 

Để có thể triển khai phương thức HĐĐT một cách thuận lợi và nhanh chóng, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm theo đúng quy định. Quy định này đã được nêu rõ tại Điều 19 của Thông tư 68.

Doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi HĐĐT càng sớm càng tốt

Việc nhanh chóng chuyển đổi HĐĐT sẽ mang lại những lợi ích sau đây:

• Giúp doanh nghiệp giành được thế chủ động. 
• Bộ phận kế toán cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để làm quen với cách thức sử dụng hóa đơn mới. 
• Giảm thiểu tối đa các rủi ro trong thủ tục hành chính.

Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp

Vì quá trình chuyển đổi HĐĐT đóng vai trò rất quan trọng, nên các doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp.

Những nhà cung cấp HĐĐT giàu kinh nghiệm và uy tín sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi thành công, nhanh chóng, hiệu quả. Mặt khác, phần mềm HĐĐT hiện đại sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm sử dụng tiện lợi hơn.

Đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp

Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp

Dưới đây là một số tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp HĐĐT mà bạn có thể tham khảo:

• Đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật về HĐĐT, được cấp phép hoạt động bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Sở hữu phần mềm HĐĐT hiện đại, tích hợp đầy đủ các tính năng và nghiệp vụ hóa đơn cần thiết.
• Sản phẩm chất lượng, phần mềm được nâng cấp thường xuyên nhằm đem lại trải nghiệm người dùng hiệu quả hơn.
• Luôn cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất vào trong phần mềm HĐĐT. Chẳng hạn như công nghệ Blockchain giúp tăng tính bảo mật, an toàn cho hóa đơn.
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 theo đúng Thông tư 68/2019/TT-BT. 

Ngoài ra, khi lựa chọn nhà cung cấp HĐĐT, các doanh nghiệp cũng nên ưu tiên những đơn vị đã được Cục thuế lựa chọn. Vì đây là những địa chỉ uy tín, đã được đánh giá rất kỹ lưỡng, mang đến sự an tâm khi hợp tác.

Như vậy, qua bài viết này, bạn có thể nắm được thông tin hóa đơn điện tử có bắt buộc không, cũng như phương thức triển khai việc chuyển đổi. Hãy mau chóng chuẩn bị cho những quy định mới về HĐĐT, và đừng quên lựa chọn làm đối tác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn, uy tín, chất lượng bạn nhé!