Hóa Đơn Điện Tử Cho Trường Học Cần Thiết Như Thế Nào?

Ngày nay, không chỉ các doanh nghiệp cần hóa đơn điện tử cho hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ mà hóa đơn điện tử cho trường học cũng rất cần thiết.

Trên thực tế, cứ mỗi lần đến lúc đóng học phí thì phụ huynh hoặc học sinh đều xếp hàng dài chờ đợi để đến lượt. Người thu và cả người nộp học phí đều vô cùng mệt mỏi và vất vả. Chính vì thế, hóa đơn điện tử ra đời sẽ giúp ích rất nhiều trong việc lập hóa đơn thu chi và hỗ trợ quản lý trường học một cách hiệu quả, năng suất hơn. Cụ thể thế nào, tôi sẽ trình bày ở bài viết dưới đây.

Việc sử dụng hóa đơn giấy trong trường học không còn khả thi.

Hóa đơn Điện tử là một xu hướng tất yếu của Ngành giáo dục

Hóa đơn điện tử chính là “cú hích” lớn trong cải cách hành chính Thuế có công giúp Doanh nghiệp cải thiện, nâng cao môi trường kinh doanh và lành mạnh hóa nền tài chính.

Theo quy định đến 1/07/2022, yêu cầu bắt buộc 100% Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với ngành Giáo Dục thì đây vừa là quy định bắt buộc, vừa là sự chủ động, linh hoạt tạo điều kiện cho Hệ thống các trường học Công lập, Trường tư,.. quản lý và đào tạo tốt hơn, góp phần giảm các chi phí, thủ tục.

Vì vậy, việc các trường học lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thu, chi học phí,… là một sự lựa chọn hoàn hảo, tối ưu và hiệu quả nhất. Đây sẽ là bước đệm giúp kế toán trường học giảm thiểu nhiệm vụ được giao, không những vậy, các vấn đề liên quan đến hóa đơn dễ dàng xử lý và hiệu quả nhất.

Hóa đơn điện tử cho trường học là vấn đề cần thiết.

Lý do các cơ sở giáo dục còn gặp nhiều trở ngại khi sử dụng Hóa đơn Giấy

Trước đó, các cơ sở giáo dục cụ thể là trường học là đơn vị phải thường xuyên xuất hóa đơn với số lượng không hề nhỏ. Theo tôi nhìn nhận, việc sử dụng hóa đơn giấy như trước khiến đơn vị này đối mặt với vô vàn khó khăn.

• Tốn thời gian
• Khó khăn trong quản lý dữ liệu học sinh
• Khó khăn trong lưu trữ
• Khó khăn trong tra cứu hóa đơn

Tốn thời gian

Phải viết tay từng tờ hóa đơn thực sự rất tốn thời gian. Thay vì lãng phí thời gian vào việc này, kế toán đã có thể sử dụng thời gian đó để làm được nhiều nghiệp vụ khác nữa. Từ đó, hiệu quả công việc sẽ tăng cao.

Khó khăn trong quản lý dữ liệu học sinh

Sử dụng hóa đơn giấy không đồng bộ được dữ liệu học sinh và lớp học khiến kế toán phải viết tay hoặc nhập đi nhập lại dữ liệu. Ngoài ra, nhà trường phải phân loại và gửi hóa đơn đến từng lớp hoặc chuyển qua bưu điện mới tới tay phụ huynh.

Khó khăn trong lưu trữ 

Kho lưu trữ hóa đơn giấy còn hạn chế dẫn đến việc gây khó khăn trong lưu trữ, dễ dẫn đến trường hợp bị phạt mất hóa đơn do quản lý hóa đơn không tốt.

Khó khăn trong tra cứu hóa đơn

Theo tôi thấy, sử dụng hóa đơn giấy rất khó tra cứu hóa đơn khi cần thiết. Bạn phải tìm, lật giở từng tập tài liệu thì mới tìm được hóa đơn mình cần. Hóa đơn càng lâu thì lại càng khó tìm.

Ngay khi nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2018 có hiệu lực, Sở GD&ĐT đều nhất trí đồng ý việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử để thu học phí tại các cơ sở giáo dục.

Sở GD&ĐT đã có công văn chỉ định yêu cầu các cơ sở giáo dục và đào tạo dựa vào số lượng học sinh hiện có, từ đó xác định số lượng hóa đơn cần sử dụng trong năm để có thể lựa chọn sử dụng các gói cước hợp lý nhằm tạo điều kiện thuận tiện nhất cho công tác sử dụng hóa đơn khi thu học phí.

Hóa đơn giấy khiến kế toán gặp nhiều trở ngại.

Những ưu điểm Hóa đơn Điện tử đem đến cho trường học

Tôi sẽ tóm tắt những ưu điểm hóa đơn điện tử đem đến cho trường học để bạn có cái nhìn toàn diện hơn. Cụ thể:

• Gói gọn dữ liệu
• Thuận lợi kết xuất báo cáo
• Lưu trữ hóa đơn khoa học hơn
• Độ bảo mật cao

Gói gọn dữ liệu

Hóa đơn điện tử có thể gói gọn dữ liệu của học sinh, sinh viên. Như vậy việc xuất hóa đơn, phiếu thu chi sẽ diễn ra thuận lợi, tiện ích và nhanh chóng hơn. 

Thuận lợi kết xuất báo cáo

Phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ kế toán trường học kết xuất các biểu báo cáo như: Báo cáo thuế, Báo cáo tình hình nộp học phí; phiếu thu quản lý học sinh, khách hàng....

Lưu trữ hóa đơn khoa học hơn

Khi đổi từ việc lưu hóa đơn giấy sang lưu hóa đơn điện tử các thông tin cần thiết sẽ được lưu trữ được nhiều hơn, một cách ngắn gọn, khoa học và đặc biệt không bị mất dữ liệu bởi chúng sẽ được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. 

Độ bảo mật cao

Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ việc bảo mật và quản lý dữ liệu cao. Không những vậy, phần mềm hóa đơn điện tử còn có khả năng kết hợp với phần mềm kế toán giúp bộ phận kế toán làm việc đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Những ưu điểm Hóa đơn Điện tử đem đến cho trường học

Mẫu hóa đơn điện tử dành cho ngành giáo dục

Nội dung được hiển thị trên hóa đơn điện tử của ngành giáo dục và đào tạo phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cụ thể như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa có trên hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (trường hợp nếu người mua có mã số thuế)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị tăng, thuế suất thuế giá trị tăng, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất và cộng tiền thuế giá trị gia tăng (trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng)
• Tổng cộng số tiền phải thanh toán; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và của người mua (nếu có)
• Thời gian lập hóa đơn điện tử; Mã cơ quan thuế (đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác có liên quan (nếu có).

Hóa đơn điện tử cho trường học cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử quả thật vô cùng cần thiết cho trường học phải không nào. Mong rằng, thông qua bài viết trên bạn đã có cái nhìn toàn diện về những lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử vào doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Thủ tục mất hóa đơn - 3 điều kế toán cần phải thực hiện