Cách lưu trữ Hóa đơn điện tử An Toàn 100% chi tiết nhất - MIFI

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một cải tiến lớn. Bài viết này Mifi sẽ chia sẻ giải pháp cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp của bạn.

Điều này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng mất hóa đơn.

Hướng dẫn chi tiết cách lưu trữ HĐĐT cho doanh nghiệp.

1. Tại sao cần lưu trữ HĐĐT?

Lưu trữ HĐĐT là hình thức sao chép toàn bộ dữ liệu về hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng những cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả khác như Email, phần mềm quản lý chuyên dụng,... để đảm bảo sự an toàn và bảo mật của dữ liệu. 

HĐĐT đang ngày càng được sử dụng phổ biến hơn nhờ những ưu điểm nổi trội, trong đó khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là lợi ích nổi bật, dễ thấy nhất. Thế nhưng, việc lưu trữ toàn bộ hóa đơn có cần thiết không và tại sao cần thực hiện?

Việc thực hiện lưu trữ các hóa đơn đúng quy định giúp cho doanh nghiệp:

• Có chứng cứ pháp lý cần thiết khi có đoàn kiểm tra thanh tra của cơ quan nhà nước.
• Có chứng cứ quan trọng khi doanh nghiệp xảy ra những tranh chấp với bên mua/bên bán.

Theo Luật kế toán và Luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm cũng giống như lưu trữ các hóa đơn giấy. Đối với bên mua, việc lưu trữ này sẽ giúp họ chủ động và an toàn hơn. 

Lưu trữ HĐĐT theo Luật kế toán.

2. Những quy định về việc lưu trữ HĐĐT

Hoá đơn sau khi được khởi tạo cần được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

2.1. Hướng dẫn lưu trữ toàn bộ hóa đơn

Cụ thể, Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Người bán, mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tất cả hóa đơn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT, thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin. (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.

Ngoài ra, để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên tìm cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, có thể hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín.

2.2. Điều kiện để lưu trữ

Thông tư 32/2011/TT-BTC cũng chỉ ra những điều kiện lưu trữ những hóa đơn đầu vào như sau:

• Đảm bảo đầy đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn được hiểu đơn giản là thông tin trên hóa đơn còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị trong hóa đơn.
• Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. 

3. Thời hạn lưu trữ HĐĐT?

Thường sẽ là 10 năm theo quy định về lưu giữ hóa đơn của cơ quan thuế theo thời hạn quy định của Luật Kế Toán.

Khi sử dụng hóa đơn giấy thì việc mất cháy hỏng hóa đơn thì sẽ diễn ra thường xuyên hơn. Tuy nhiên, khi chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử, việc mất cháy hỏng hóa đơn sẽ không có. Mà thay vào đó là liên quan đến việc bảo mật cho hóa đơn vì chúng ta đang sử dụng nền tảng Online.

Dễ thấy là virut xâm nhập máy tính và xóa đi dữ liệu hóa đơn, ngoài ra khi lưu trữ trên Usb hay ổ cứng máy tính thì cũng sẽ có trường hợp hỏng ổ cứng hay Usb.

Thời hạn lưu giữ hóa đơn đến 10 năm mà xảy ra những trường hợp trên thì đó là tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp. Do đó, cuối bài chúng tôi có đề xuất cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp.

Quy định về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm

Ngoài ra, với các hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ thì có thể hủy bằng cách xóa dữ liệu trên các thiết bị lưu trữ hoặc trên các nền tảng sao lưu trực tuyến để những hóa đơn này không thể truy cập và hồi phục được.

4. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra

4.1. Lưu giữ hóa đơn đầu vào như thế nào?

Các bước cần thực hiện như sau:

• Tạo một Email riêng để lưu hóa đơn và công bố Email này tới tất cả bên bán. Email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về Email cấp quản lý.
• Lập thư mục Google Drive với chính Email lưu nhận hóa đơn đó.
• Khi nhận được Email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính tương tự như lưu 1 file Excel, Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.
• Tiếp đó, mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn Link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
• Bước cuối cùng là đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

4.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào?

Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ HĐĐT đầu ra vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật nội dung hóa đơn đó vào 1 File Excel bao gồm: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn Link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần.

Bạn cũng nên đồng bộ thư mục chứa File Excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Hướng dẫn cách lưu trữ các hóa đơn đầu ra cho doanh nghiệp

5. Những cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất hiện nay

5.1. Lưu trữ bằng Email

Một trong những phương pháp lưu trữ HĐĐT thường thấy đó là Email. Để tránh tình trạng thất lạc Email HĐĐT giữa muôn vàn các Email thông tin khác trên một tài khoản Email thì cách tốt nhất chính là lập một Email riêng chỉ để nhận HĐĐT.

Cách lưu trữ này giúp kế toán viên quản lý HĐĐT một cách dễ dàng hơn và có thể theo dõi dữ liệu một cách trực quan hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có sẽ đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu hóa đơn khi tài khoản Email bị khóa.

5.2. In hóa đơn ra giấy để lưu trữ

Hầu hết các kế toán viên đã quen thuộc với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ khắc phục nhược điểm mất dữ liệu khi sử dụng Email.

Tuy nhiên, cách này sẽ tốn nhiều chi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn nào đó. Vậy nên, đây chưa phải là cách tốt nhất khi doanh nghiệp muốn lưu trữ tất cả hóa đơn của mình.

5.3. Lưu trữ trên Folder máy tính hoặc Drive

Cách lưu HĐĐT này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn. Sau khi nhận Email HĐĐT đầu vào, kế toán sẽ lưu ảnh vào Folder trên máy tính hoặc Google drive để theo dõi và lưu trữ.

Lưu trữ HĐĐT giúp kế toán dễ thao tác và phù hợp với doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, phát sinh ít các hoạt động mua hàng hóa hay sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, kế toán viên phải nhập liệu thủ công HĐĐT lên Folder, gây mất thời gian và đôi khi cũng xảy ra sai sót.

5.4. Sử dụng phần mềm lưu trữ và quản lý hóa đơn chuyên dụng

Đây cũng là cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả nhất. Một số lợi ích khi sử dụng phương pháp này có thể kể đến như:

• Khởi tạo Email nhanh chóng để nhận HĐĐT đầu vào trên phần mềm.
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được.
• Tự động cập nhật thông tin hóa đơn lên phần mềm kế toán.

6. Những lưu ý khi lưu trữ những hóa đơn điện tử

Khi lưu trữ HĐĐT, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề như:

• Lưu trữ hóa đơn đúng định dạng

Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ HĐĐT đồng thời dưới dạng PDF và XML. File PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là dữ liệu hóa đơn.

Theo đó, XML là File chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. File PDF tuy thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT song không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ lưu trữ

Khi tiến hành lưu trữ những hóa đơn của doanh nghiệp, có rất nhiều đơn vị gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn.

Để khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm uy tín với cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố như SAP Concur, Stampli, Spendesk, AvidXchange, SAP Ariba, MIFI...

• Có nên in hóa đơn ra giấy?

HĐĐT có định dạng XML nên người bán và người mua có thể lưu giữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, ổ cứng, máy vi tính, Cloud, …Doanh nghiệp chỉ nên in hóa đơn điện tử ra giấy trong trường hợp người mua muốn sử dụng bản thể hiện của HĐĐT để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC có quy định rằng: hóa đơn điện tử in ra giấy để lấy bản chuyển đổi chỉ được xuất một lần duy nhất nên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi đặt lệnh in.

Chỉ nên in HĐĐT ra giấy khi cần thanh toán nội bộ

7. Vấn đề nghiêm trọng liên quan đến lưu trữ HĐĐT?

Ở Việt Nam, vào năm 2019 đã xảy ra tình trạng mất HĐĐT tại một công ty ở Quận 9. Công ty này đã áp dụng cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống máy chủ của mình. Do gặp sự cố nên đã dẫn đến làm mất hoàn toàn hóa đơn trong 2 năm.

HĐĐT vẫn có nguy cơ bị mất do hệ thống bị tấn công, Hacker xâm nhập,…Hay một nguyên nhân khác có thể do các nhà cung cấp dịch HĐĐT chưa đủ kinh nghiệm để phản ứng khi vấn đề xảy ra.

Hoặc không xử lý kịp khi đối mặt với các thảm họa bị tấn công, hư hỏng phần cứng, không khôi phục được dữ liệu cho khách hàng.

8. Giải pháp lưu trữ HĐĐT an toàn

Doanh nghiệp ngày càng phát triển thì nhu cầu lựa chọn phương pháp lưu trữ HĐĐT an toàn lại càng cao. Theo đó, chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ an toàn là điều vô cùng quan trọng. 

Bạn đừng để dữ liệu hóa đơn bị mất hối hận vì không đầu tư một hệ thống chuẩn từ đầu. Hiện nay, MIFI được coi là một trong những giải pháp HĐĐT an toàn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội giúp quản lý thông tin tốt hơn, bao gồm:

• Tích hợp hệ thống lưu trữ Cloud tiêu chuẩn tại Microsoft Azure giúp hóa đơn luôn được bảo đảm an toàn, không lo tình trạng bị mất.
• MIFI sử dụng mã hóa thông tin dữ liệu 256 Bit với công nghệ AES mới nhất.
• MIFI sao lưu dữ liệu tự động và Real Time với cam kết bảo hiểm toàn diện. Những sự cố mất hóa đơn khi sử dụng phần mềm của MIFI hầu như chưa xảy ra. Nếu có sẽ được bồi thường bằng tiền.
• Xác thực thông tin 2 lớp

Trên đây là hướng dẫn các phương pháp lưu trữ hệ thống HĐĐT chi tiết nhất. Nếu còn bất cứ nghi vấn nào, bạn đừng ngần ngại nhấc máy lên và gọi cho MIFI dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn. Các nhân viên chăm sóc khách hàng của MIFI sẽ giải đáp tường tận mọi thắc mắc của bạn.