Để tra cứu hóa đơn điện tử nào là hợp lệ, bạn cần biết một số nguyên tắc cơ bản. Bạn có thể tham khảo một số bước cụ thể mà tôi đề cập ở bài viết sau.
Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử an toàn với nhiều cách khác nhau.
Trong thời đại công nghệ phát triển hiện nay thì hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu, thay thế hóa hóa đơn giấy để doanh nghiệp của bạn quản lý, phát triển tốt hơn.
Từ khi bắt đầu chuyển sang hóa đơn điện tử, tôi không phải bảo quản hóa đơn giấy, cũng không phải lo lắng về việc mất hóa đơn nữa. Tất cả điều mà tôi cần làm là học cách lập và quản lý hóa đơn của mình.
Ngoài ra, điều mà tôi quan tâm nữa là các nguyên tắc và cách để tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào? Theo kinh nghiệm của mình, tôi đã tổng hợp một số cách tra cứu hóa đơn cơ bản trong bài viết này để mọi người cùng tham khảo.
Một số nguyên tắc khi tra cứu hóa đơn điện tử
Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018 về hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa thì các nguyên tắc tra cứu được quy định tại điều 28 như sau:
- Để tra cứu hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin thực hiện truy vấn và truy cập tại cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên cổng thông tin, thì Tổng cục Thuế sẽ công khai để các cá nhân và tổ chức có thể tra cứu được.
- Tổng cục thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống để cung cấp thông tin tự động.
- Cơ quan thuế có trách nhiệm phải cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho người có thẩm quyền và các cơ quan liên quan khi: Người có thẩm quyền, cơ quản quản lý nhà nước có nhu cầu sử dụng thông tin hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Trường hợp này chỉ được sử dụng khi thực hiện xác minh tính hợp pháp hàng hóa đang lưu thông, làm thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc các thủ tục hành chính khác.
Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử
Theo kinh nghiệm cá nhân tôi, mỗi trường hợp cụ thể sẽ có cách tra cứu khác nhau. Để biết rõ hơn, bạn hãy tham khảo theo từng bước cụ thể sau nhé.
Tra cứu trên trang tổng cục Thuế
Bạn có thể tra cứu tại trang Web của đơn vị phát hành hóa đơn và nhận các chi tiết của hóa đơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng trang Web tra cứu hóa đơn, biên lai của tổng cục Thuế. Tại đây, bạn sẽ được cung cấp các thông tin về cá nhân hoặc các tổ chức khác. Có hai cách để tra cứu hóa đơn điện tử, tùy vào từng trường hợp mà bạn có thể áp dụng theo.
Không có mã của cơ quan thuế
Với trường hợp không có mã cơ quan thuế thì bạn áp dụng theo các bước:
- Truy cập vào Website của tổng cục thuế tại Đây.
- Tiếp theo đó, bạn Click vào mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”.
- Click tiếp vào mục “Hóa đơn” và sau đó là mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”.
Website tra cứu hóa đơn điện tử
- Công việc tiếp theo là bạn cần điền đủ tất cả các thông tin theo như yêu cầu như: Mẫu số, mã số thuế, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mã xác thực. Khi đã điền xong thì bạn nhấn vào nút tìm kiếm.
- Cuối cùng bạn sẽ nhận được bảng kết quả tra cứu hóa đơn điện tử. Hóa đơn này sẽ các thông tin về hóa đơn và thông tin người bán hàng hóa dịch vụ.
Ngoài ra, trong một số trường hợp khác sẽ thiếu một trong hai thông tin trên. Vì có thể bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đang thông báo nhưng chưa được cập nhật lên cổng thông tin của tổng cục Thuế.
Trường hợp không có mã của cơ quan thuế
Với trường hợp này thì bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
- Truy cập vào trang Web tra cứu hóa đơn của tổng cục thuế.
- Tiếp theo chọn vào mục “Hóa đơn có mã xác thực” và tiếp tục chọn vào “Xác minh hóa đơn”.
- Sau đó, bạn điền các thông tin như: Mã xác thực, số hóa đơn xác thực và mã kiểm tra.
- Cuối cùng bạn sẽ nhận được kết quả tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Tại mục “Trạng thái hóa đơn” bạn sẽ biết được hóa đơn điện tử này có hợp lệ hay không.
Hóa đơn có giá trị pháp lý sẽ có trạng thái hóa đơn như:
- Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số: xxxxxxxxx.
- Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và sẽ không thay đổi.
- Là các hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số: xxxxxxxxx.
- Các hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số: xxxxxxxxx.
Còn đối với các hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý khi ở trạng thái hóa đơn:
- Hóa đơn bị hóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số: xxxxxxxxxxxx ngày…/…/…
- Là hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số: xxxxxxxxxxxx ngày …/…/…
- Hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số: xxxxxxxxxxxx.
Tra cứu trên Trang Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI
Ngoài việc tra cứu hóa đơn điện tử qua cổng thông tin của tổng cục Thuế, bạn có thể sử dụng MIFI. Đây là cách mà tôi sử dụng nhiều nhất, bởi hệ thống này không những cho kết quả chính xác lại an toàn và giúp bảo mật tốt toàn bộ thông tin. Không những vậy, bạn còn có thể tra cứu theo 3 cách bên dưới.
Quét mã QR
Khi bạn mua và nhận được hóa đơn qua Email từ MIFI, mẫu hóa đơn này sẽ kèm theo mã QR, bạn có thể dùng điện thoại để quét mã. Một số phần mềm hỗ trợ quét QR gồm Zalo, máy ảnh trong Smartphone,…
Dùng mã tra cứu
Khi bạn nhận được Email thông báo phát hành hóa đơn từ MIFI, hãy tìm mục chú ý. Nó sẽ có dòng thông tin mã tra cứu kèm với đường dẫn để truy cập vào Website tra cứu hóa đơn điện tử. Hoặc bạn có thể vào thẳng trang Web https://matbao.in/tra-cuu/
- Khi đã vào Website, bạn chọn tiếp vào mục “Tra cứu” và Click vào “Tra cứu dùng mã”.
- Tiếp theo, bạn nhập mã tra cứu vào, chọn “Tôi không phải là người máy” sau đó là chọn mục “Tra cứu”.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được thông tin của hóa đơn mà mình muốn tra cứu.
Định dạng chuẩn XML
Với cách tra cứu hóa đơn theo định dạng chuẩn XML, bạn có thể thực hiện theo hai cách bên dưới. Tôi đã sử dụng và nhận thấy cũng khá dễ dàng để thao tác.
Đầu tiên là tra cứu trên Website của MIFI:
- Sau khi bạn nhận được thông báo hóa đơn trên Email, hãy tìm đến phần lưu ý. Tại đây, bạn Click vào mục “Để có thể xem và kiểm tra hóa đơn gốc, vui lòng truy cập vào”. Lúc này, bạn sẽ xem được hóa đơn gốc và sau đó hãy tải nó về dưới dạng XML.
- Tiếp theo, bạn truy cập vào đường dẫn https://matbao.in/tra-cuu/. Sau đó, bạn chọn tiếp mục “Tra cứu”, Click vào mục “Tra cứu dùng File XML”. Tiếp tục chọn tệp đã tải về và nhấn vào mục “Tra cứu”.
- Cuối cùng bạn sẽ nhận được kết quả từ hệ thống của MIFI về hóa đơn muốn tra cứu.
Cách thứ hai là bạn sẽ sử dụng trình duyệt Internet Explorer:
- Sau bước tải hóa đơn dạng XML về thì bạn Click chuột phải vào File XML đó. Tiếp theo chọn vào mục “Open With”, chọn tiếp vào “Choose Another App” và sau đó là “More App”.
- Tiếp đến, bạn mở hóa đơn bằng trình duyệt Internet Explorer. Lưu ý khi mở hóa đơn XML bằng trình duyệt sẽ không hiển thị chữ ký số.
Với việc tra cứu hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống của MIFI, rõ ràng tôi nhận thấy việc tra cứu thuận tiện hơn khá nhiều. Nếu bạn muốn sử dụng hóa đơn điện tử an toàn lại nhanh chóng, hãy tham khảo dịch vụ của MIFI.
Từ đây, bạn sẽ không còn lo sợ việc làm mất hay bảo quản hóa đơn giấy nữa. Bạn cũng không cần những thủ tục in ấn, lưu trữ rườm rà mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc nữa.