Khi chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng chữ ký số an toàn như một giải pháp thông minh, đảm bảo an toàn. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý gì trước khi cài đặt chúng? Đây là thắc mắc của đại đa số các tổ chức và cá nhân trong giai đoạn đổi mới và hội nhập kinh tế thị trường. Trong bài viết ngày hôm nay, Matbao-invoice sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về chủ đề trên.
Bài viết liên quan:
Chữ ký số cá nhân và những điều bạn nên biết
1. Bản chất của chữ ký số
Khái niệm chữ ký số
Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo ra thông qua sự biến đổi của dữ liệu trên hệ thống mật mã không đối xứng. Khi đó, người sở hữu thông tin ban đầu và khóa công khai của người ký sẽ xác định được:
- Quy trình tạo khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp.
- Toàn bộ nội dung của dữ liệu kể từ lúc tạo khóa bí mật.
Chữ ký số an toàn có tác dụng như chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu xác nhận của doanh nghiệp, được công nhận pháp lý khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử, bao gồm: ký hợp đồng điện tử, ký kê khai thuế, hóa đơn điện tử, ký biên bản nghiệm thu, bảng giao dịch tài chính,…
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động khác nhau
Chữ ký số giúp doanh nghiệp xác nhận, đảm bảo quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia trong các biên bản giấy tờ một cách chính xác và thuận tiện.
Cấu tạo của chữ ký số
Chữ ký số được thiết lập dựa trên công nghệ RAS, gồm một khóa bí mật (Private Key) và một mã khóa dựa theo hệ thống: một khóa công khai (Public Key). Trong đó, cấu tạo của chúng bao gồm:
- Khóa bí mật dùng để thiết lập chữ ký số cá nhân.
- Khóa công khai dùng để thẩm định, kiểm tra chữ ký số và nhận dạng chủ nhân sở hữu. Nó tương ứng với khóa bí mật trong cùng 1 cặp khóa ban đầu.
- Người ký là người dùng khóa bí mật để ký tên của mình vào tài liệu, văn bản nhận được.
- Người nhận: Là đơn vị, tổ chức nhận tài liệu, văn bản đã được ký và có nhiệm vụ kiểm tra thông qua chứng thư số để tiến hành các giao dịch liên quan giữa 2 bên.
- Ký số là đưa khóa bí mật vào phần mềm tự động tạo để gắn chữ ký lên các văn bản, tài liệu.
Chữ ký số có cấu tạo đơn giản
Đặc điểm của chữ ký số
Chữ ký số an toàn có những tính năng và đặc điểm riêng giúp người dùng dễ dàng phân biệt, bao gồm:
- Dễ dàng xác định nguồn gốc chữ ký: Bạn dễ dàng biết được danh tính chủ nhân chữ ký thông qua chứng thư số.
- Có tính bảo mật cao: Chữ ký số sử dụng mã khóa 2 lớp, tránh mọi sự xâm nhập và đánh cắp thông tin từ bên ngoài.
- Đảm bảo tính nguyên vẹn: Chỉ những người nhận văn bản/tài liệu đã ký số điện tử mới mở được văn bản/tài liệu đó.
- Đặc tính không phủ nhận: Chữ ký số sẽ không thể loại bỏ hoặc bị thay thế bằng một chữ ký khác.
Ứng dụng của chữ ký số đối với cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức
Chữ ký số cá nhân có giá trị giống như chữ ký tay của cá nhân hay con dấu xác nhận của doanh nghiệp/tổ chức khi thực hiện dịch điện tử trực tuyến và các thủ tục hành chính khác nhau.
Một số ứng dụng phổ biến của chữ ký số có thể kể đến: Ký hợp đồng lao động, thực hiện giao dịch ngân hàng, tín dụng, mua bán, thanh toán hóa đơn qua mạng, thương mại điện tử B2B, ký chứng từ trong giao dịch nội bộ, thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi…
Chữ ký số được ứng dụng trong nhiều hoạt động trong doanh nghiệp
2. Một số quy định cần lưu ý về giá trị pháp lý của chữ ký số
Theo Điều 8, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số an toàn, các doanh nghiệp nên lưu ý:
- Một số trường hợp văn bản cần chữ ký số đúng theo quy định của pháp luật: Các văn bản, tài liệu được công nhận là có giá trị khi được ký bằng chữ ký số (chữ ký cần đáp ứng theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP)
- Đối với các văn bản được đóng dấu cơ quan tổ chức theo yêu cầu của pháp luật: Văn bản chỉ có giá trị khi được ký bởi chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan (theo Điều 9, Chương II Nghị định 130/2018/NĐ-CP)
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam: Có giá trị về mặt pháp lý và hiệu lực giống như chữ ký số do đơn vị dịch vụ của Việt Nam cung cấp.
3. Nên mua chữ ký số tốt nhất ở đâu
Chữ ký số an toàn là một trong những công cụ hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ xác nhận văn bản, dữ liệu nhanh chóng và không tốn nhiều công sức. Tuy nhiên, bạn nên chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín và có chất lượng tốt. Matbao-invoice chính là đơn vị phù hợp nhất với bạn.
Tại đây, khi sử dụng dịch vụ tại Matbao-invoice, bạn sẽ nhận được:
- Chữ ký ứng dụng công nghệ vượt trội, đáp ứng mọi nhu cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
- Đảm bảo tuyệt đối tính bảo mật về thông tin, dữ liệu, hạn chế bên thứ 3 truy cập.
- Quản lý các tài liệu, văn bản số dễ dàng.
- Các công việc, giao dịch được thực hiện trực tuyến nhanh chóng, đơn giản và tiết kiệm.
- Matbao-invoice có các gói cước với nhiều mức ưu đãi đa dạng, phù hợp cho mọi đối tượng khách hàng, đảm bảo hỗ trợ nhiệt tình 24/7
Matbao-invoice có các gói chữ ký số khác nhau phục vụ nhu cầu của bạn
Như vậy, với bài viết trên, bạn đã hiểu rõ hơn về chữ ký số và ứng dụng thực tiễn của chúng trong các hoạt động của doanh nghiệp. Nếu như bạn có nhu cầu đăng ký dịch vụ chữ ký số, hãy liên hệ với Matbao-invoice để được tư vấn và hỗ trợ tối đa. Đăng ký ngay để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí