Dù có chức năng tương tự hóa đơn giấy, Hóa đơn Điện tử lại là một hình thức thanh toán tối ưu hơn và mang đến nhiều lợi thế cho việc kinh doanh của các doanh nghiệp.
Hoá đơn điện tử được tạo ra bằng website hoặc phần mềm từ các nhà cung cấp uy tín, được Nhà nước cho phép.
Khác với hóa đơn giấy truyền thống, Hóa đơn điện tử được tạo ra bằng website hoặc phần mềm từ các nhà cung cấp uy tín, được Nhà nước cho phép. Tuy nhiên, hiện nay những quy định mới về Hóa đơn điện tử vẫn còn chưa rõ ràng, thiếu nhất quán. Từ đó, dẫn đến việc các doanh nghiệp còn gặp phải khó khăn khi thực hiện chuyển giao.
Hy vọng những thông tin mới nhất về quy định sử dụng Hóa đơn điện tử dưới đây sẽ giúp ích cho doanh nghiệp khi chính thức áp dụng loại hoá đơn mới này.
Hóa đơn điện tử là gì?
Đến ngày 1/11/2020, doanh nghiệp phải hoàn tất mọi quá trình chuyển giao sang sử dụng Hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Thời gian áp dụng
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, kể từ ngày 1/11/2018, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành chuyển đổi sang sử dụng Hóa đơn điện tử. Từ ngày 1/11/2018 – 31/10/2020, doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hoá đơn giấy trong trường hợp số lượng hoá đơn này vẫn còn tồn đọng. Tuy nhiên, đến ngày 1/11/2020, doanh nghiệp phải hoàn tất mọi quá trình chuyển giao, bất kể hoá đơn giấy còn dư hay không.
Hướng dẫn phát hành Hóa đơn điện tử
Các bước phát hành và thủ tục
Để phát hành Hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành theo 3 bước sau:
- Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm kế toán doanh nghiệp.
- Bước 2: Sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan thuế. Hồ sơ bao gồm: Quyết định sử dụng Hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo Mẫu và hoá đơn mẫu.
- Bước 3: Sau khi gửi thông báo, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn theo như thông báo đã được phát hành.
Form mẫu
Có 3 mẫu Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp áp dụng.
Hiện nay trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử, với các form mẫu có sẵn. Trong đó có một số mẫu như sau:
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, được thực hiện trong các trường hợp:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Hoá đơn giá trị gia tăng gồm hoá đơn tiếng Việt và hoá đơn song ngữ
Mẫu hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với các hoạt động giao dịch nội địa hoặc xuất khẩu, trong đó các tổ chức, cá nhân khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hoá đơn bán hàng gồm hoá đơn tiếng Việt và hoá đơn song ngữ.
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất
Có những doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại mặt hàng với các loại thuế suất khác nhau. Do đó, để đảm bảo sự thuận tiện cho việc kinh doanh cũng như tính thẩm mỹ của hoá đơn, dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng được thiết kế thành cột riêng. Mẫu hoá đơn như vậy được gọi là hoá đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất.
Vì sao doanh nghiệp nên chuyển sang Hóa đơn điện tử?
Tiết kiệm chi phí, thời gian
Sử dụng Hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ phải tiêu tốn không ít thời gian và chi phí. Các chi phí bao gồm: Vận chuyển hóa đơn, lưu trữ, hay thuê thêm nhân sự giải quyết hóa đơn,…
Với Hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí so với hoá đơn giấy. Theo khảo sát từ nhiều doanh nghiệp đã sử dụng Hóa đơn điện tử, thì việc sử dụng loại hoá đơn này sẽ giúp doanh nghiệp giảm tới 80% thời gian phát hành hoá đơn, cũng như tiết kiệm đến 90% chi phí so với hoá đơn giấy.
Bên cạnh đó, khi sử dụng Hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng rút gọn được chi phí. Đồng thời giảm bớt các quy trình phức tạp khác khi thực hiện các thủ tục về thuế. Bởi khi xác lập hoá đơn, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo đến cơ quan thuế qua Internet. Sau đó, sử dụng hoá đơn ngay sau khi thông báo được chấp nhận.
Bắt kịp xu hướng phát triển
Hóa đơn điện tử là bước tiến trong việc áp dụng công nghệ 4.0 trong lĩnh vực kinh doanh.
Trong thời đại công nghệ 4.0, áp dụng khoa học công nghệ trở nên phổ biến trên mọi lĩnh vực. Trong đó quá trình thanh toán Hóa đơn điện tử chính là một bước tiến vượt bậc. Việc cố trì hoãn sử dụng loại hóa đơn này ở một số doanh nghiệp, chính là nguyên nhân dẫn đến việc trở nên “lạc nhịp” với mô hình kinh doanh hiện đại ngày nay. Điều này khiến họ không bắt kịp xu hướng phát triển, giảm đi ưu thế cạnh tranh trên thị trường.
Tối ưu hóa tài nguyên và nhân lực
Với Hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể giải quyết những vấn đề như ở hoá đơn giấy.
Hóa đơn điện tử được xác lập bởi các phần mềm chuyên dụng. Phần mềm này có sẵn chức năng tự xác định và tính toán số lượng hóa đơn được tạo ra. Vì vậy, doanh nghiệp không cần phải tiêu phí nhân lực giải quyết các vấn đề như hoá đơn giấy.
Đặc biệt, doanh nghiệp còn có thể truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế để tra cứu. Việc này nhằm kiểm tra tính chân thực của hoá đơn. Vì vậy, mối lo lắng về tình trạng hoá đơn giả có thể được giải quyết một cách triệt để.
Hóa đơn Điện tử an toàn MIFI
Sử dụng Hóa đơn Điện tử an toàn MIFI, bạn sẽ tránh được các rủi ro do hóa đơn giấy mang lại. Một số ưu điểm nổi bật của MIFI:
- MIFI đảm bảo dữ liệu bằng hợp đồng đền bù.
- Hệ thống bảo mật thông tin cho doanh nghiệp hàng đầu.
- Công nghệ lưu trữ hóa đơn hiện đại và chuyên nghiệp.
Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quát và đúng đắn nhất. Từ đó, áp dụng hiệu quả Hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của mình.