Quy Định Và Thủ Tục Xuất Hóa Đơn Mới Nhất Cho Công Ty Nước Ngoài

Bài viết sau giải đáp thắc mắc từ đông đảo quý độc giả về quy định và thủ tục xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, trong đó đối tượng chủ yếu là  doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu về hàng hóa.

Quy định về xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Ở mỗi dạng hóa đơn sẽ có một yêu cầu và chuẩn mực riêng cho việc xuất hóa đơn đó, dựa trên các thông tư, nghị định mà Bộ Tài chính đã ban hành sẵn, các công ty, doanh nghiệp cần phải căn cứ vào các điều khoản để đảm bảo mọi công tác làm việc, xuất hóa đơn đươc đảm bảo đúng quy trình, nhắm giúp tiết kiệm thời gian, công sức, tránh được những sai phạm không đáng có.

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC

Căn cứ tại Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ tài chính quy định về thông báo phát hành hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được cụ thể như sau:

• Tổ chức kinh doanh phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) trước khi được sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, hóa đơn mẫu dùng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Dựa vào nhu cầu sử dụng hóa đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, doanh nghiệp, cơ quan thuế mà quản lý trực tiếp xác định số lượng hóa đơn được thông báo phát hành sử dụng trong 3 tháng đến 6 tháng tại Thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp.

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cần phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi cho cơ quan thuế. Nếu chưa làm thông báo phát hành hoá đơn mà đã sử dụng hoá đơn, thì hành vi đó sẽ bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Vì vậy, để xuất hóa đơn cho công ty các công ty nước ngoài nói chung hay như công ty Nhật Bản nói riêng thì công ty cần phải tiến hành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Hóa đơn GTGT

Một số yêu cầu của Bộ Tài chính đã quy định về hóa đơn áp dụng cho hoạt động xuất khẩu như sau:

Dựa theo mẫu số 3.1 Phụ lục 3, mẫu số 5.1 Phụ lục 5, ban hành kèm thông Thông tư 39, Hóa đơn GTGT được áp dụng với các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ nội địa; các hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và những trường hợp mà được coi là  xuất khấu, khi mà doanh nghiệp xuất khẩu áp dụng phương pháp khấu khấu trừ. Từ đó, các kế toán, công ty, doanh nghiệp, dựa trên điều khoản có sẵn này để đáp ứng được công việc cần làm, tránh sai ra sai phạm về hóa đơn GTGT và đảm bảo được quy định và thủ tục xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng

Theo mẫu số 3.2 Phụ lục 3, mẫu số 5.2 Phụ lục 5, ban hành kèm thông Thông tư 39 hóa đơn bán hàng được áp dụng với tất cả các tổ chức, cá nhân khai và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán dịch vụ, hàng hóa  trong & nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và những  trường hợp như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Theo mẫu số 5.3 Phụ lục 5, ban hành kèm thông Thông tư 39, hóa đơn bán hàng được áp dụng với các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bán hàng hóa vào nội địa và, cung ứng dịch vụ vào khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu ra nước ngoài

Dựa theo các mẫu phụ lục có sẵn như trên, các công ty sẽ có những bước tiến hành phù hợp để đảm bảo được đúng quy định, thể thiện được tính chuyện nghiệp của công ty đối với các doanh nghiệp nước ngoài.

Thủ tục xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài theo quy định mới nhất

Khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, kế toán cần tìm hiểu và chuẩn bị thông tin trước khi triển khia để tránh những sai phạm không đáng có trong nghề nghiệp. Trước những điều đó, kế toán cần tìm hiểu các bước làm theo thông tư và nghị định được ban hành sẵn để đáp ứng yêu cầu cũng như tránh lãng phí thời gian không cần thiết.

Hướng dẫn Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Theo Thông tư 26/2015/TT – BTC (Mẫu TB01/AC về Thông báo phát hành hóa đơn), có mẫu sẵn do nhà in cung cấp hoặc tải trên mạng về để điền thông tin khai báo thủ tục. Dựa vào các thông tin trên mẫu sẵn, kế toán sẽ điền đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp dựa trên mẫu sẵn của hóa đơn để quá trình xét duyệt diễn ra nhanh hơn.

Cách nhanh hơn đối với trường hợp các doanh nghiệp đã làm rồi thì chỉ cần nộp Phát hành thông báo hóa đơn và hóa đơn mẫu.

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm

Về nội dung của Thông báo bao gồm:

• Tên đơn vị nơi phát hành hoá đơn, mã số thuế đăng kí, địa chỉ, số điện thoại, và  loại hoá đơn phát hành (tên trên loại hóa đơn, ký hiệu cho hóa đơn, ký hiệu cho mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu kể từ ngày sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo đã phát hành (từ số nào… đến số nào…).
• Đối với hoá đơn đặt in, tên, mã số thuế của doanh nghiệp được in trên hoá đơn , tên và mã số thuế của tổ chức được cung ứng phần mềm tự in hoá đơn.
• Tên, mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp cho hoá đơn điện tử; dựa vào ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người mà đại diện theo pháp luật , dấu của đơn vị.

Thời hạn nộp thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

• Chậm nhất năm (05) ngày kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu cần phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn trong thời hạn mười (10) ngày (kể từ ngày ký thông báo phát hành). Thông báo phát hành hóa đơn bao gồm cả hóa đơn mẫu được niêm yết rõ ràng  tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
• Trong thời hạn ba (03) từ khi được nhận thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, nếu cơ quan thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định kể từ ngày nhận được Cơ quan thuế cần gửi văn bản thông báo cho tổ chức biết. Đồng thời,  tổ chức có trách nhiệm phải điều chỉnh để thông báo được phát hành mới.

Suy cho cùng, khi kế toán muốn xuất hóa đơn cho khách hàng là các công ty nước ngoài, ví dụ như công ty Nhật Bản thì bất cứ công ty đều cần phải tiến hành theo đúng trình tự, thủ tục được quy định nêu trên. Khi đã có gửi thông báo và đã có thể sử dụng hóa đơn bán hàng thì trách nhiệm của công ty là  cần lưu ý cách viết hóa đơn và tuân thủ việc sử dụng hóa đơn theo đúng quy định.