“Tất Tần Tật” Những Thông Tin Bạn Cần Biết Khi “Mất Hóa Đơn Điện Tử”

Mất hóa đơn điện tử là điều thường thấy với các công ty, tổ chức bước đầu làm quen với loại hình hóa đơn này. Vậy hướng xử lý khi gặp phải vấn đề mất hóa đơn là gì?

Bài viết hôm nay, MIFI sẽ chỉ ra những thông tin cần biết để xử lý mất hóa đơn nếu chẳng may mất hóa đơn điện tử. Mời bạn cùng theo dõi ngay sau đây nhé!

“Mất hóa đơn điện tử” – Nỗi lo không của riêng ai!

Rủi ro mất hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp

70% các doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn khiến họ gặp nhiều rủi ro và bị xử phạt vi phạm hành chính do các nguyên nhân sau: Mất, hỏng, cháy, thất lạc hóa đơn, bị làm giả, làm khống…

Mặt khác, sử dụng hóa đơn giấy gặp khó khăn trong quá trình lưu trữ hóa đơn có an toàn không. Và không có bất kỳ phương án dự phòng để đảm bảo các hóa đơn của doanh nghiệp một khi đã mất, cháy, hỏng, thất lạc… được phục hồi lại.

Chính vì vậy, Hóa đơn điện tử ra đời trở thành giải pháp hoàn hảo để khắc phục các nhược điểm còn tồn tại của hóa đơn giấy: Mất, cháy hỏng, thất lạc,…

Tuy nhiên, vẫn còn những rủi ro tiềm ẩn xung quanh vấn đề bảo mật thông tin hóa đơn điện tử.

Rủi ro từ chính phần mềm, hệ thống lưu trữ hóa đơn

Việc lựa chọn những phần mềm hóa đơn điện tử “Giá rẻ” sẽ mang đến những rủi ro tiềm ẩn về hệ thống bảo mật.

Những phần mềm giá rẻ được đánh giá là không có “hàng chắn” bảo mật cao.

Khi xảy ra lỗi hệ thống hoặc bị tin tặc tấn công, doanh nghiệp sẽ mất hoàn toàn quyền truy cập và kiểm soát. Việc này dẫn đến những dữ liệu và thông tin quan trọng sẽ “không cánh mà bay”.

Khi đó doanh nghiệp sẽ phải tìm cách để xử lý mất hóa đơn điện tử.

Ngoài ra còn có các rủi ro khác

Những cuộc tấn công có chủ đích từ đối thủ

Đối thủ cạnh tranh của các doanh nghiệp. Bằng một cách nào đó có thể sử dụng phần mềm độc hại để xâm nhập và tấn công vào hệ thống lưu trữ dữ liệu hóa đơn.

Từ đó sẽ đánh cắp thông tin hoặc tiến hành sử dụng thủ đoạn lừa đảo có chủ đích.

Rủi ro bảo mật đến từ chính nhân viên

Ngoài hệ thống, yếu tố con người cũng rất quan trọng.

Đôi khi chỉ cần một sự chủ quan đến từ chính nhân viên sẽ khiến cho doanh nghiệp vướng phải vô vàn rắc rối:

• Nhân viên làm lộ bị mất kinh doanh,
• Quên đăng xuất khỏi thiết bị,
• Tự ý truy cập phần mềm độc hại,…

Đôi khi chúng ta phải xử lý việc mất hóa đơn điện tử vì những lý do không đáng như thế.

Trách nhiệm của chủ doanh nghiệp trong bảo mật thông tin

Các chủ doanh nghiệp nên cần nhận thức đúng đắn trách nhiệm bảo vệ thông tin Hóa đơn của doanh nghiệp mình. 

Thay vì chọn mua phần mềm hóa đơn điện tử mức giá rẻ, các doanh nghiệp cần tìm hiểu để lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng được các tiêu chí về lưu trữ hóa đơn điện tử dưới đây:

• An toàn.
• Bảo mật.
• Hệ thống sao lưu trực tuyến lớn.
• Biện pháp dự phòng khắc phục sự cố.
• Back-up dữ liệu trực tuyến,…

Có như vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự mang lại hiệu quả và hạn chế được các rủi ro pháp lý.

Cách xử lý việc “Mất Hóa Đơn Điện tử” như thế nào?

Quy trình khai báo khi mất hóa đơn điện tử

Theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của BTC, quy định Xử lý mất, cháy, hỏng hoá đơn GTGT:

Mất hóa đơn đầu vào

Thủ tục khi bên bán hoặc bên mua làm mất liên 2 của hóa đơn bản gốc đã lập khi bán hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định pháp luật.

Sau khi lập biên bản mất hóa đơn có xác nhận của đại diện 2 công ty: bên mua và bên bán thì tổ chức, cá nhân phải làm báo cáo mất hoá đơn điện tử mẫu BC21/AC và nộp cho cơ quan thuế nhà nước.

Tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh, buôn bán sản phẩm, dịch vụ làm mẫu này trên phần mềm HTKK rồi nộp qua gmail cơ quan thuế nhà nước hoặc đem in ra file cứng rồi đến trực tiếp cơ quan thuế để nộp giấy tờ khai báo.

Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nên làm bản sao liên 1 của hóa đơn, người đại diện theo pháp luật ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua hàng hóa hay sử dụng dịch vụ được quyền làm chứng từ kế toán và kê khai thuế nhà nước nếu bản sao hóa đơn có đầy đủ chữ ký xác nhận, đóng dấu nếu có của người bán về việc mất hóa đơn điện tử.

Tính chính xác của việc mất hóa đơn, người bán và người mua phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

Mất hóa đơn đầu ra

Thủ tục xử lý khi mất hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân khi phát hiện mất hóa đơn dù đã lập hay chưa lập thì phải làm theo những bước sau:

• Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ làm báo cáo mất hoá đơn theo mẫu BC21/AC để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Chủ doanh nghiệp có thể nộp qua mạng hoặc làm bản cứng nộp trực tiếp đến cơ quan thuế.
• Thời gian khai báo chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Nếu ngày thứ 5 (ngày cuối cùng) trùng với ngày nghỉ thì thời hạn được tính là ngày tiếp theo sau ngày nghỉ theo quy định của pháp luật.

Mức phạt khi mất hóa đơn điện tử

Phạt mất hóa đơn đầu ra

• Nếu như công ty làm mất các liên hóa đã lập sai và đã xóa bỏ thì sẽ bị phạt mất hóa đơn cho việc này chỉ là cảnh cáo.
• Còn đối với trường hợp sau sẽ bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng: Làm hỏng, làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa hóa đơn chưa lập. Hoặc hóa đơn chưa lập (liên giao cho khách) nhưng khách chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ. Hay hóa đơn lập theo bảng kê bán lẻ dịch vụ, hàng hóa. Trừ những trường hợp như cháy, mất, hỏng do hỏa hoạn, thiên tai. Hay do những sự kiện bất khả kháng thì doanh nghiệp sẽ không bị phạt tiền.

• Với trường hợp hóa đơn bị cháy, mất, hỏng đã lập (liên giao cho khách) thì người mua và bán lập biên bản sự việc. Đối với người bán đã kê khai, có hợp đồng, nộp thuế, chứng từ việc mua bán dịch vụ hàng hóa. Kèm theo đó là 1 tình tiết giảm nhẹ thì chỉ bị xử phạt ở mức tối thiểu khung phạt. Còn nếu có 2 tình tiết giảm nhẹ thì chỉ bị xử phạt cảnh cáo.
• Với trường hợp trong thời gian lưu trữ mà hóa đơn bị cháy, mất, hỏng trừ liên giao cho khách (tức là liên 1 và 3 bị mất) sẽ xử phạt theo pháp luật. (Có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng). Khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt, nếu hóa đơn bị mất tìm lại được thì người bán không bị phạt tiền.
• Với trường hợp mà các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ, bị cháy, mất, hỏng (nếu người bán đã lập hóa đơn khác thay thế) thì chỉ bị phạt cảnh cáo.
• Nếu trong cùng một thời điểm mà cá nhân hay tổ chức thông báo cho cơ quan thuế rằng họ làm mất nhiều số hóa đơn. Nhưng cơ quan thuế lại có đủ căn cứ để xác định cá nhân, tổ chức này gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo thì sẽ bị xử phạt theo từng lần làm mất hóa đơn.
• Còn trường hợp hóa đơn bị cháy, mất, hỏng có liên quan đến bên thứ 3 (do người bán thuê) thì sẽ bị xử phạt theo quy định tại điểm này.

Phạt mất hóa đơn đầu vào

• Đối với các trường hợp làm cháy, mất, hỏng hóa đơn đã lập để kê khai thuế, hạch toán kế toán và thanh toán vốn ngân sách sẽ bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng. Trừ những trường hợp bị cháy, mất, hỏng do hỏa hoạn, thiên tai hoặc sự kiện bất khả kháng sẽ không bị phạt tiền.

• Đối với trường hợp mất hóa đơn đã lập cho khách hàng do cháy, hỏng hay bất kì một lý do nào khác thì giữa hai bên bán và mua phải lập biên bản để ghi nhận lại sự việc đã xảy ra.

• Đối với trường hợp trong cùng một thời điểm xác định mà tổ chức, cá nhân thông báo đến cơ quan thuế mất số lượng hóa đơn lớn nhưng cơ quan thuế nhà nước có đầy đủ căn cứ để biết được cá nhân, tổ chức đó gộp nhiều lần mất hóa đơn rồi mới thông báo lên cơ quan thì việc xử phạt vẫn theo từng giai đoạn mất hóa đơn theo khung hình phạt quy định của nhà nước.
• Đối với trường hợp mất hóa đơn đã lập cho khách hàng do cháy, hỏng hay bất kì một lý do nào khác có liên quan đến bên thứ ba (người mua thuê) thì xử phạt người mua theo quy định tại điều khoản này.
• Đối với trường hợp trong thời gian lưu trữ mà hóa đơn đã lập liên giao cho khách bị cháy, hỏng, mất thì xử phạt theo pháp luật kế toán hiện hành.

Cách lập biên bản mất hóa đơn

Lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn có sự chấp nhận của bên mua và bên bán. Biên bản phải ghi rõ thông tin liên 1 hóa đơn người bán hàng khai, thời gian nộp thuế, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu trên biên bản (nếu có).

 

Lựa chọn Phần mềm Hóa đơn Điện tử An toàn để hạn chế rủi ro việc xử lý mất hóa đơn

Giải pháp để hạn chế rủi ro mất hóa đơn là các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là nên lựa chọn phần mềm hóa đơn Điện tử An toàn có hệ thống bảo mật cao.

Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây với những hệ thống bảo mật hiện đại nhất, đảm bảo mức độ an toàn cho mọi cơ sở thông tin nên doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Khi sử dụng dịch vụ tại Mifi, việc xử lý mất mất hóa đơn điện tử không còn là vấn đề vì:

• Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống MIFI Cloud dưới dạng 2 file PDF và XML.
• Quy trình Back-up dữ liệu trực tuyến an toàn
• Khách hàng được sử dụng hệ thống dự phòng (back up) dữ liệu bằng công nghệ sao lưu hiện đại trên nền tảng điện toán đám mây như Azure Backup, Backup and Sync Google,..

MIFI có thủ tục đăng ký sử dụng đơn giản, quy trình thực hiện nhanh chóng. Quản lý, lưu trữ dữ liệu bảo mật và an toàn và hỗ trợ khách hàng kịp thời, tư vấn được các nghiệp vụ bạn quan tâm, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến phát hành hóa đơn và các giấy tờ liên quan.

Lựa chọn MIFI – Phần mềm Hóa đơn Điên tử An toàn để hạn chế rủi ro mất hóa đơn và rò rỉ thông tin doanh nghiệp. giảm rủi ro xuống mức cực thấp trong việc xử lý mất hóa đơn điện tử.

[TẶNG EBOOK] “Bí Quyết” Giúp Chủ Doanh Nghiệp Bảo Mật Thông Tin Doanh Nghiệp