Hóa đơn điện tử sẽ chính thức được sử dụng tại các doanh nghiệp trên toàn quốc từ tháng 11/2020. Đây được coi là cải cách lớn từ chính phủ giúp tinh giản hoạt động của bộ phận kế toán, đẩy nhanh phương thức thanh toán.
Hóa đơn điện tử đem lại được nhiều tiện ích cho doanh nghiệp
Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm chuyên dụng dành cho việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn ảo trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp hóa đơn hàng đầu hiện nay cho doanh nghiệp. Đặc biệt là các đơn vị phát sinh giao dịch hóa đơn thường xuyên.
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm hóa đơn điện tử tương tự các phần mềm hỗ trợ văn phòng và kế toán thông thường. Mục đích chính giúp cho việc kê khai hóa đơn của doanh nghiệp được đơn giản và dễ dàng hơn. Nó thường được sử dụng chung với các loại hóa đơn điện tử trong việc kê khai thuế và thông tin kinh doanh.
Phần mềm giúp các daonh nghiệp quản lý và truy suất thông tin hiệu quả
Để có thể sử dụng đạt hiểu quả, bạn cần lưu ý những điều sau đây:
- Phần mềm được cung cấp bởi các bên thứ 3. Nó thường đi kèm với hóa đơn điện tử.
- Được tối ưu phương thức quản lý. Phần mềm lưu trữ dưới mô hình tập trung hoặc phân tán.
- Có khả năng tiếp nhận và sử dụng nhiều ký số cùng một lúc, do đó bạn có thể chọn một chữ ký số để sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn điện tử khác nhau.
- Có các tính năng chuyển đổi dữ liệu và phân nhánh hiệu quả giúp cho việc quản lý và truy suất thông tin giữa các đơn vị hiệu quả̉ hơn.
Các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng chia sẻ và quản lý thông tin hữu ích cho doanh nghiệp
Để hiểu được cặn kẽ tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử, bạn cần thực sự hiểu được hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm được tích hợp các tính năng để quản lý và lưu trữ dữ liệu một cách tốt hơn. Cụ thể như sau:
- Hỗ trợ công tác truy suất và lưu trữ. Giúp quản lý dữ liệu cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Gồm nhiều mẫu hóa đơn đa dạng. Cho phép in trên đó các đặc điểm nhận diện riêng của thương hiệu: logo, slogan, hình ảnh,… Nâng cao tính chuyên nghiệp và ghi dấu ấn với khách hàng.
- Hỗ trợ các dịch vụ in ấn và chuyển đổi hóa đơn một cách nhanh chóng đến đối tác qua các thiết bị khác như internet, email, SMS…
- Kết hợp mạnh mẽ với các phần mềm văn phòng cần thiết khác như bán hàng, phần mềm kế toán… giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc truy suất hóa đơn.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp
Việc sử dụng phần mềm đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cụ thể như:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí cho các hoạt động in ấn, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản,…
- Tăng độ an toàn, tính chính xác và khả năng bảo mật. Tránh rủi ro trong việc làm mất mát, hư hỏng hoặc cháy hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp. Tránh tình trạng làm giả.
- Giảm thiểu sự rắc rối và chi phí khi làm các thủ tục hành chính. Các phần mềm hóa đơn được thiết lập 1 quy trình đăng ký. Sử dụng hóa đơn theo quy định giúp các công việc được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Ví dụ như: lập thông báo phát hành, quyết định sử dụng, mẫu hoá đơn, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn…
- Thuận tiện cho công tác quản lý, dễ dàng tìm và xử lý các hóa đơn, thuận tiện cho hạch toán, kê khai, nộp thuế qua mạng và đối soát dữ liệu.
- Đa dạng các phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như:
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua công cụ nhận hóa đơn.
- Thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal)
- Thông tin hóa đơn qua email, tin nhắn SMS
- Xuất tệp nén (file zip) để gửi cho khách hàng…
Với những thông tin đã chia sẻ trên, mong rằng chúng tôi đã giúp bạn hiểu được phần mềm hóa đơn điện tử là gì? Từ đó nắm bắt được lợi ích hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp.