Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính, đồng thời cần đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và đầy đủ của hóa đơn để tuân thủ quy định và tránh xử phạt vi phạm hành chính.
Bài viết liên quan:
- Những quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử bạn nên tham khảo
- Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định
- Thông Tin Mới Nhất Về Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Nghị Định 123
1. Lưu trữ hóa đơn điện tử trong quản lý kế toán
Thường các doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận giao dịch và lập báo cáo tài chính. Sau đó, doanh nghiệp cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong khoảng thời gian được quy định theo luật kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được tạo ra từ hệ thống của một tổ chức trung gian, thì tổ chức này phải chịu trách nhiệm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử.
Kế toán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong khoảng thời gian được quy định
Tất cả các đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đều phải chịu trách nhiệm sao lưu dữ liệu ra các thiết bị lưu trữ như USB, đĩa CD/DVD, ổ cứng hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
2. Yêu cầu về nội dung và cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử
Để đảm bảo điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ, nội dung của hóa đơn điện tử cần phải có khả năng truy cập và sử dụng được để đối chiếu khi cần thiết. Hóa đơn điện tử được lưu trữ phải giữ nguyên nội dung trong cùng khuôn dạng đã được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong các định dạng khác cho phép thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn điện tử đó.
Đồng thời, khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải theo cách thức nhất định, cho phép xác định nguồn gốc của hóa đơn. Hơn nữa, hóa đơn điện tử phải đáp ứng khả năng tra cứu thông tin như ngày khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi/nhận hóa đơn để đảm bảo tính xác thực và minh bạch của dữ liệu lưu trữ.
3. Lợi ích của việc lưu trữ hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
Lưu trữ hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích so với hóa đơn giấy, bao gồm:
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy truyền thống
- Tiết kiệm không gian lưu trữ: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ điện tử, giúp giảm bớt không gian lưu trữ vật lý so với việc lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống, đồng thời giúp tránh tình trạng mất mát, hư hỏng, hoặc phai mờ do thời gian.
- Tiện lợi và nhanh chóng trong việc truy cập và tìm kiếm: Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trực tuyến hoặc trong hệ thống máy tính, cho phép dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin khi cần thiết. Không cần phải tìm kiếm và quản lý các tài liệu giấy theo cách truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Bảo mật và an toàn: Lưu trữ hóa đơn điện tử có thể được bảo vệ bằng các biện pháp an ninh và bảo mật như mã hóa dữ liệu, chứng thực người dùng, hệ thống kiểm soát truy cập, giúp đảm bảo tính bảo mật và an toàn của dữ liệu.
- Bảo vệ môi trường: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm lượng giấy in ấn, mực in, và các tài liệu văn phòng liên quan, đồng thời giảm lượng chất thải và tiêu thụ tài nguyên tự nhiên, góp phần bảo vệ môi trường.
- Dễ dàng sao lưu và phục hồi dữ liệu: Hóa đơn điện tử có thể được sao lưu và lưu trữ dự phòng một cách dễ dàng, giúp đảm bảo tính khả dụng và phục hồi dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố, hư hỏng hoặc mất mát dữ liệu.
Tóm lại, lưu trữ hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích về tiết kiệm không gian, tiện lợi, bảo mật, bảo vệ môi trường và khả năng sao lưu dữ liệu, so với việc lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống.
4. Hậu quả pháp lý khi vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử
Cần lưu ý rằng việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật, và vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử cũng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, các hình thức xử phạt vi phạm hành chính gồm:
- Phạt từ 6-18 triệu đồng nếu chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn GTGT trong trường hợp chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày.
- Phạt từ 6-8 triệu đồng nếu chưa khai báo với cơ quan thuế các hóa đơn GTGT đã mua từ cơ quan thuế sau 10 ngày.
- Phạt từ 10-20 triệu đồng nếu hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua, hoặc nếu không lập hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên.
- Phạt từ 20-50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Doanh nghiệp nên nắm bắt các quy định để tránh bị xử phạt khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Do đó, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lưu trữ hóa đơn. Hóa đơn điện tử an toàn Matbao-invoice giúp lưu trữ hóa đơn an toàn chuẩn quốc tế đầu tiên tại Việt Nam khi sử dụng Microsoft Azure. Matbao-invoice hiện là giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu cho doanh nghiệp.