Hóa đơn điện tử và tầm quan trọng của quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Theo Luật Thuế giá trị gia tăng và Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, người mua hàng hoặc người nhận dịch vụ có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trong thời hạn 10 năm kể từ ngày phát sinh nghiệp vụ.
Hóa đơn điện tử đầu vào có thể được lưu trữ bằng bản gốc hoặc bản sao có giá trị pháp lý tương đương. Nếu không tuân thủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử, người mua hàng hoặc người nhận dịch vụ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, bị từ chối khấu trừ thuế hoặc bị coi là không có chứng từ kế toán.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính
Vậy làm sao để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào một cách hiệu quả, an toàn và tiết kiệm chi phí?
Tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn
Tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cho phép người dùng nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như email, website, ứng dụng di động, v.v. và xử lý chúng một cách tự động. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng cho phép người dùng thiết lập các quy tắc và tiêu chí để kiểm tra và phê duyệt hóa đơn nhanh chóng và chính xác. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng cho phép người dùng thanh toán hóa đơn bằng các phương thức thanh toán điện tử như chuyển khoản, thẻ tín dụng, ví điện tử, v.v. Từ đó, phần mềm quản lý hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên, từ đó tăng hiệu suất làm việc.
>>> Xem thêm: Quẳng gánh lo sai sót với phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào Matbao-invoice
Giảm thiểu sai sót và rủi ro phát sinh:
Giảm thiểu sai sót và rủi ro phát sinh
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử giúp loại bỏ hoàn toàn các sai sót từ việc nhập liệu và tính toán sai trong hóa đơn giấy. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng giúp người dùng kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng cách sử dụng các kỹ thuật như mã hóa, chữ ký số, mã QR, v.v. Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính, giúp giảm thiểu rủi ro và xử lý sự cố nhanh chóng hơn.
Tiết kiệm chi phí và tài nguyên:
Tiết kiệm chi phí và tài nguyên
Tính tự động hóa trong việc quản lý hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí nhân lực và giảm thiểu sử dụng tài nguyên giấy, mực in, bưu phí, và bảo quản hồ sơ. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng giúp người dùng tiết kiệm chi phí mua sắm và bảo trì thiết bị lưu trữ như máy in, máy scan, máy fax, v.v. Nâng cao hiệu quả chi tiêu và tối ưu hóa nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
Dễ dàng tra cứu và lưu trữ hóa đơn:
Dễ dàng tra cứu và lưu trữ hóa đơn
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cho phép lưu trữ và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và hợp pháp. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cho phép người dùng tạo thư mục, nhãn, sắp xếp, tìm kiếm, xem chi tiết, tải xuống, xóa hoặc chia sẻ hóa đơn điện tử với các bên liên quan. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng cho phép người dùng sao lưu và khôi phục dữ liệu một cách an toàn và nhanh chóng.
>>> Xem thêm: Quy định về xuất hóa đơn đầu vào của chi nhánh phụ thuộc
Những tính năng cần có trong phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Những tính năng cần có trong phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Để có được những lợi ích trên, người dùng cần có một phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chất lượng và uy tín. Một phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả cần có những tính năng sau:
- Tự động hóa: Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cần có khả năng tự động hóa các bước trong quy trình xử lý hóa đơn như nhận, kiểm tra, phê duyệt và thanh toán. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng cần có khả năng nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như email, website, ứng dụng di động, v.v. và xử lý chúng một cách nhanh chóng và chính xác.
- Tích hợp với hệ thống kế toán: Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cần có khả năng tích hợp với hệ thống kế toán của doanh nghiệp để đồng bộ dữ liệu và tạo báo cáo tài chính. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng cần có khả năng kết nối với các cơ quan thuế và hải quan để gửi và nhận thông tin về hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và an toàn.
- Khả năng tra cứu thông tin: Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cần có khả năng tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cần cho phép người dùng tạo thư mục, nhãn, sắp xếp, tìm kiếm, xem chi tiết, tải xuống, xóa hoặc chia sẻ hóa đơn điện tử với các bên liên quan. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng cần cho phép người dùng tra cứu lịch sử giao dịch, thống kê doanh thu, chi phí, thuế, v.v.
- Bảo mật và hỗ trợ khách hàng: Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cần có khả năng bảo mật dữ liệu và truyền thông bằng cách sử dụng các kỹ thuật như mã hóa, chữ ký số, mã QR, v.v. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng cần có khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu một cách an toàn và nhanh chóng. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cũng cần có khả năng hỗ trợ khách hàng bằng cách cung cấp các tài liệu hướng dẫn, câu hỏi thường gặp, số điện thoại liên hệ, v.v.
Kết luận
Tóm lại, việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng phần mềm là một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Việc quản lý hóa đơn điện tử bằng phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và rủi ro phát sinh, tiết kiệm chi phí và tài nguyên, dễ dàng tra cứu và lưu trữ hóa đơn. Để có được những lợi ích này, doanh nghiệp cần chọn một phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chất lượng và uy tín.