Khác biệt giữa hóa đơn giấy và Phần mềm hóa đơn điện tử ngành xăng dầu

Hóa đơn điện tử không chỉ mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong quản lý tài chính mà còn giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Cùng phân biệt giữa giữa hóa đơn điện tử giấy và phần mềm hóa đơn điện tử ngành xăng dầu.

I. Tổng quan

1. Xu hướng hóa đơn điện tử ngành xăng dầu

Ngày 1/2, Bộ Tài chính thông báo rằng, dựa trên tổng hợp báo cáo từ Cục Thuế địa phương, tính đến ngày 26/1/2024, trên toàn quốc đã có 5.844 cửa hàng kinh doanh bán lẻ xăng dầu thực hiện phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) đối với từng lần bán hàng theo quy định. Số liệu này đại diện cho sự gia tăng 3.144 cửa hàng so với thời điểm 1/12/2023.

Xem thêm:>>>Cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu trên phần mềm Mắt Bão Invoice<<<

2. Mục đích của việc phát hành hóa đơn điện tử xăng dầu

Việc triển khai hóa đơn điện tử xăng dầu mục đích là hỗ trợ kế toán thuế và kế toán trong doanh nghiệp tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian, chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử giấy.

Mắt Bão Invoice đã nắm bắt xu hướng để cho ra phần mềm hóa đơn điện tử ngành xăng dầu giúp các doanh nghiệp trong lĩnh vực này kiểm soát quá trình mua bán, mà còn nhằm hỗ trợ khách hàng trong việc giám sát thông tin của hóa đơn ngay sau khi giao dịch mua xăng dầu. 

Từ đó, việc áp dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự kiểm soát và quản lý tài chính, bảo đảm tuân thủ về thuế và môi trường kinh doanh minh bạch, đồng thời đóng góp vào việc nâng cao thu ngân sách nhà nước.

II. Phân biệt hóa đơn giấy xăng dầu và phần mềm hóa đơn điện tử ngành xăng dầu

1. Bảng tổng quan hóa đơn giấy xăng dầu và phần mềm hóa đơn điện tử xăng dầu

Tiêu chí	Hóa đơn giấy xăng dầu	Phần mềm hóa đơn điện tử xăng dầu
Định dạng	Thủ công	Điện tử
Cấu trúc thông tin	Cần in và điền tay	Tạo và xử lý tự động
Phương tiện lưu trữ và xử lý	Thường lưu trữ trong hộp giấy	Lưu trữ và xử lý trên máy tính hoặc máy chủ
Độ phổ biến	Phổ biến trong quá trình giao dịch truyền thống	Đang trở nên phổ biến do sự phát triển của công nghệ
Ưu điểm	– Đơn giản và dễ sử dụng- Tin cậy- Không yêu cầu kỹ thuật cao	Tiện lợi và linh hoạt- Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ- Bảo mật thông tin
Nhược điểm	Cồng kềnh và dễ mất mát – tốn chi phí in ấn và lưu trữ thủ công	Yêu cầu kỹ thuật – Đòi hỏi sự đầu tư ban đầu lớn- Đôi khi gặp vấn đề về tính tương thích thiết bị.

So sánh giữa hóa đơn điện tử giấy xăng dầu và phần mềm hóa đơn điện tử ngành xăng dầu

Xem thêm:>>>Hóa đơn điện tử xăng dầu là gì? Quy định về hóa đơn điện tử ngành xăng dầu<<<

2. Phân biệt chi tiết hóa đơn giấy và phần mềm hóa đơn điện tử ngành xăng dầu

Hóa đơn giấy xăng dầu

Đặc điểm:

• Định dạng: Hóa đơn điện tử giấy xăng dầu thường được tạo ra dưới dạng tập tin PDF hoặc hình ảnh kỹ thuật số có thể được in ra và sử dụng như hóa đơn giấy thông thường.
• Cấu trúc thông tin: Thông tin trên hóa đơn điện tử giấy xăng dầu thường bao gồm các mục như thông tin về người mua, người bán, số lượng và loại sản phẩm, giá cả, thuế, và tổng cộng tiền chi trả cho việc mua bán xăng dầu.

• Phương tiện lưu trữ và xử lý: Hóa đơn điện tử giấy xăng dầu có thể được lưu trữ trên các thiết bị điện tử như máy tính hoặc máy chủ và có thể in ra hoặc chuyển đổi thành định dạng khác theo nhu cầu như: PDF, XML,….

Ưu điểm:

• Tiện lợi: Dễ dàng in ra và sử dụng như hóa đơn giấy thông thường.
• Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn và lưu trữ số lượng lớn hóa đơn giấy.
• Bảo mật: Có thể áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật số để bảo vệ thông tin trên hóa đơn.

Nhược điểm:

• Yêu cầu lưu trữ: Tuy không cần lưu trữ vật lý nhưng vẫn cần phải lưu trữ các tập tin điện tử một cách an toàn và dễ truy cập.
• Khả năng thay đổi: Hóa đơn điện tử giấy vẫn có thể bị sửa đổi nếu không được bảo vệ đủ mạnh.

Phần mềm hóa đơn điện tử ngành xăng dầu:

Đặc điểm:

• Định dạng: Phần mềm thường được tạo ra và quản lý thông qua các ứng dụng hoặc phần mềm quản lý hóa đơn.
• Cấu trúc thông tin: Thông tin trên phần mềm thường được tự động cập nhật từ cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với từng yêu cầu.
• Phương tiện lưu trữ và xử lý: Phần mềm hóa đơn điện tử xăng dầu thường được lưu trữ trên máy chủ hoặc trên đám mây, và có thể được truy cập và xử lý từ xa thông qua kết nối internet.

Ưu điểm:

• Tiện lợi và linh hoạt: Dễ dàng quản lý, cập nhật và xử lý thông tin hóa đơn từ xa.
• Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ nhu cầu in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống.
• Bảo mật: Có thể áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật số mạnh mẽ để bảo vệ thông tin trên hóa đơn.

• • Tích hợp API: Mắt Bão Invoice cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử xăng dầu có tính năng tích hợp API trên các phần mềm, đảm bảo sự tương thích.

• Công nghệ lưu trữ vượt trội từ Microsoft: Mắt Bão Invoice bổ sung thêm tính năng giúp kế toán của doanh nghiệp có thể tra soát, lưu trữ thông tin và xuất file dễ dàng, nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Yêu cầu kỹ thuật cao: Đòi hỏi sự đầu tư ban đầu vào hệ thống phần mềm và đào tạo nhân viên sử dụng. Nhưng đến với Mắt Bão Invoice, có đội ngũ hỗ trợ từ A-Z cho doanh nghiệp.
• Đôi khi gặp vấn đề về tính tương thích: Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xăng dầu trên Mắt Bão Invoice, luôn có đội ngũ nhân viên thúc trực khi gặp sự cố, giúp doanh nghiệp an tâm trong quá trình sử dụng.

III. Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn điện tử ngành xăng dầu đã trở thành bắt buộc của Nhà nước đối với những cửa hàng bán lẻ xăng dầu. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử xăng dầu bảo mật, uy tín, nhanh chóng hỗ trở cho kế toán doanh nghiệp hãy đến Mắt Bão Invoice.