Nhờ sử dụng hóa đơn điện tử, các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng. Làm cách nào để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là quy trình bắt buộc với mọi doanh nghiệp hiện nay
Ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử an toàn đã trở thành quy định bắt buộc với các doanh nghiệp. Mục đích để thay thế hoàn toàn cho các hóa đơn giấy thông thường.
Với nhiều tiện ích như:
- Nhanh chóng
- Dễ dàng xuất hóa đơn
- Tiết kiệm được chi phí in ấn,..
Loại hóa đơn này đặc biệt phổ biến trong các công ty, tập đoàn lớn.
Tuy nhiên, làm sao để bắt đầu sử dụng chúng? Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết sau đây.
Tiện ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đem lại được nhiều tiện ích cho doanh nghiệp
Xuất hóa đơn luôn là công việc thường xuyên của phòng hành chính – kế toán trong mọi doanh nghiệp. Hàng ngày, doanh nghiệp phải xuất đến hàng trăm hóa đơn. Và khi số lượng giấy tờ ngày càng lớn, hóa đơn giấy bắt đầu thể hiện sự bất cập của về chi phí giấy mực, in ấn, chuyển phát,…
Vì vậy, sự ra đời của hóa đơn điện tử rất được đón nhận trong thời điểm này. Cụ thể nó có những lợi ích sau:
- Tiết kiệm được thời gian và chi phí
- Giảm chi phí thủ tục hành chính thuế
- Đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn
- Đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử
- Kích hoạt sử dụng hóa đơn điện tử
- Bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử
- Quản lý hóa đơn điện tử
Cụ thể như sau:
Tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn so với hóa đơn giấy
Đây là điều vô cùng rõ ràng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn trong việc xuất, lưu trữ và tìm kiếm giấy tờ. Doanh nghiệp sẽ không còn chờ đợi việc nhận hóa đơn từ bưu điện hay các đơn vị giao nhận nữa. Chỉ trong vòng vài cú click chuột, đối tác sẽ nanh chóng nhận được hóa đơn ngay sau khi xuất.
Đồng thời, chúng còn giảm chi phí cho việc làm hóa đơn. Chẳng hạn như chi phí mực in, lưu trữ,chuyển phát nhanh,… Tưởng như ít ỏi, chúng đang tiêu phí rất nhiều tiền từ doanh thu của bạn.
Cùng với đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian tìm kiếm hóa đơn. Đồng thời cũng tăng cường bảo mật thông tin, giúp việc lưu trữ và quản lý giấy tờ vĩnh viễn dễ dàng hơn.
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với hóa đơn giấy
Giảm chi phí thủ tục hành chính thuế
Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí làm thủ tục hành chính – thuế. Các thủ tục thuế cơ bản sẽ được thực hiện trên nền tảng điện tử. Bạn chỉ cần khai báo trực tiếp qua mạng trực tuyến là được.
Thông báo này sẽ được gửi thẳng đến các cơ quan thuế quản lý sử dụng hóa đơn điện tử và được tiến hành xác minh ngay khi được chấp thuận.
Hóa đơn điện tử đồng thời giúp giảm chi phí thủ tục hành chính thuế
Đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn
Những thủ tục có liên quan đến xuất giấy tờ, hóa đơn đều vô cùng phức tạp. Cần có một giải pháp để đơn giản hóa quy trình và đó là hóa đơn điện tử.
Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hoàn toàn được thực hiện trên máy tính nội bộ.
- Xuất – gửi – lưu trữ – xác minh nhanh chóng.
- Tiết kiệm chi phí.
- Đơn giản hóa mọi quy trình thực hiện chính là ưu điểm lớn nhất của loại hóa đơn này.
- Hướng dẫn đăng ký và sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử còn góp phần đơn giản hóa các thủ tục liên quan
Đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử thường được áp dụng với các đơn vị kinh doanh ở lĩnh vực: điện nước, xăng dầu, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường thủy, bảo hiểm, y tế… Nhìn chung, đối tượng sử dụng loại hóa đơn này rất đa dạng. Doanh nghiệp có hoặc không có mã của cơ quan thuế đều có thể được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của chính phủ.
- Để đăng ký thủ tục sử dụng hóa đơn điện tử, đầu tiên doanh nghiệp cần tải mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 ban hành kèm theo Phụ lục của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
- Các cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo theo Mẫu số 2 của Nghị định này về việc chấp nhận hay không việc đăng ký sử dụng này trong thời gian khoảng 1 ngày kể từ lúc nhận được yêu cầu.
- Sau khi nhận được chấp thuận từ Tổng Cục Thuế rồi doanh nghiệp mới được bắt đầu kích hoạt sử dụng hóa đơn điện tử.
Kích hoạt sử dụng hóa đơn điện tử
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị hỗ trợ kích hoạt hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày sơ lược quy trình kích hoạt sử dụng loại hóa đơn này tại Mắt Bão.
Sau khi đã đăng ký dịch vụ, Mắt Bão sẽ cung cấp cho bạn một mã khách hàng. Bạn đăng nhập mã khách hàng này vào trang id.matbao.net. Sau đó tìm đến phần hóa đơn điện tử, chọn nút Kích hoạt.
Để kích hoạt dịch vụ được thành công, bạn cần phải nhập đầy đủ và chính xác thông tin. Những thông tin ví dụ như:
- Tên miền.
- Giấy phép kinh doanh.
- Hình ảnh logo của doanh nghiệp.
- Background (hình nền được gắn lên mẫu hóa đơn).
- Cuối cùng là mẫu hóa đơn.
Những phần thông tin này thường doanh nghiệp sẽ chủ động chuẩn bị trước khi bắt đầu kích hoạt hóa đơn điện tử.
Bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi đã kích hoạt, bạn cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Để phát hành hóa đơn điện tử hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần phải trải qua 3 bước:
- Thông báo phát hành trên phần mềm khai thuế HTTK.
- Đăng ký nộp phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
- Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bảng Word qua mạng.
Khi đã làm xong hết tất cả các thủ tục, bạn chỉ cần chờ trong vòng 2 ngày để xem thử hóa đơn đã được phát hành hay chưa. Bạn có thể truy cập vào website http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để xem tình hình hóa đơn của mình.
Doanh nghiệp bắt đầu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Quản lý hóa đơn điện tử
Quản lý hóa đơn điện tử tức là bạn quản lý các thông tin được in trên hóa đơn. Mục đích là để hóa đơn được viết đúng với quy định (đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn).
Đồng thời, các phần mềm quảng lý còn giúp người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, điều chỉnh và quản lý hóa đơn một cách đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn. Chúng tôi có đăng tải bài hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử để giúp doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn một cách an toàn.
Quản lý người dùng và hệ thống phân quyền trên hóa đơn điện tử
Các hệ thống quản lý hóa đơn điện tử được vận hành theo cơ chế phân quyền. Người có tài khoản ở cấp cao nhất (quản trị viên) sẽ có thể tạo ra những tài khoản khác. Mỗi tài khoản sẽ có những phạm vi hoạt động riêng.
Chẳng hạn chỉ có những tài khoản có chức năng xem hóa đơn điện tử. Cũng có những tài khoản có chức năng chỉnh sửa hóa đơn. Mỗi một hệ thống quản lý người dùng và phân quyền trên hóa đơn điện tử sẽ có những cơ chế chỉnh sửa riêng.
Tuy nhiên nhìn chung, các quản trị viên chỉ cần có thông tin cơ bản của người dùng như email, tên, cấp bậc… là có thể bắt đầu tạo một tài khoản quản lý hệ thống hóa đơn điện tử.
Trình quản lý người người dùng và hóa đơn điện tử được vận hành theo cơ chế phân quyền
Đừng quên chữ ký điện tử và chứng minh thư số
Chữ ký điện tử và chứng minh thư số là yếu tố cuối cùng giúp hợp thức hóa các hóa đơn điện tử. Đơn giản mà nói, đã là hóa đơn thì cần phải có người ký để xác nhận.
Tất nhiên cũng có doanh nghiệp được in hóa đơn mà không cần chữ ký số xác nhận. Các công ty hay tổ chức kinh tế khác cần phải đọc kỹ các thông tin, văn bản pháp lý có liên quan đến việc triển khai và thực hiện hóa đơn điện tử. Nhằm tránh những hiểu nhầm không đáng có.
Trên đây là những thông tin cần thiết về hóa đơn điện tử và quy trình đăng ký sử dụng. Hóa đơn điện tử rất thịnh hành, vì vậy bạn nên tìm hiểu ngay lúc này. Để biết thêm thông tin về hóa đơn điện tử mời bạn tham khảo bài viết: