Matbao-invoice

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định 

copyright2

Hóa đơn điện tử có khả năng bảo quản và lưu trữ tài liệu dưới dạng dữ liệu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định nhằm đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.

Bài viết dưới đây, Mắt Bão sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách và đúng quy định. 

Bài viết liên quan: 

Hướng dẫn 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng dạng và đúng quy định

1. Quy định pháp lý về cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

2. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn theo quy định

2.1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Với hóa đơn điện tử bảo mật mua vào, doanh nghiệp có thể thực hiện lưu trữ thông tin theo các bước:

2.1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra 

Để thông tin được bảo quản an toàn, cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra cần đảm bảo những điều sau:

Bước 1: Lưu trữ hóa đơn vào thư mục trên máy tính, nhập thông tin trên hợp đồng điện tử vào file excel: tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước – sau VAT và mã tra cứu.

Bước 2: Đồng bộ thư mục chứa file excel với Google Drive.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

3. 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, hiệu quả nhất 

3.1. Lưu trữ bằng email

Để tránh thất lạc, doanh nghiệp có thể lập một tài khoản email riêng để tiếp nhận các hợp đồng điện tử. 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử này giúp kế toán, nhân viên quản lý hợp đồng dễ dàng và tiện theo dõi dữ liệu hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa.

3.2. In hóa đơn ra giấy 

Quy trình làm việc với hóa đơn giấy là hoạt động mà hầu hết kế toán viên thực hiện mỗi ngày. Tuy nhiên, cách lưu trữ này sẽ tốn nhiều chi phí in ấn và thời gian khi muốn tìm lại hóa đơn. 

Lưu trữ hóa đơn ra giấy sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí hơn 

3.3. Lưu trữ trên drive hoặc folder máy tính

Lưu trữ hóa đơn điện tử giúp kế toán dễ dàng thao tác, phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, có ít hoạt động mua hàng hóa hay sản xuất sản phẩm. 

Sau khi tiếp nhận hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán sẽ chuyển vào folder máy tính hoặc drive để theo dõi, lưu trữ.

3.4. Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên excel

Một trong những cách lưu trữ hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là là quản lý bằng bảng tính bảng tính Excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email, kế toán sẽ nhập thông tin lên bảng tính excel.

3.5. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào

Với cách lưu trữ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn. Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử an tòa Matbao-invoice của Mắt Bão những lợi ích có thể kể đến như:

Hóa đơn điện tự an toàn Matbao-invoice uy tín, chất lượng 

Hy vọng 05 cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên đây đã giúp Quý khách hàng có thêm kiến thức hữu ích với phương án bảo quản dữ liệu một cách hiệu quả. Nắm vững điều này sẽ tạo sự thuận lợi cho việc lưu trữ của kế toán viên, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tra cứu hóa đơn.

Nếu cần thêm tư vấn về các dịch vụ TÊN MIỀN – HOSTING – EMAIL DOANH NGHIỆP – đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin: 

TƯ VẤN MIỀN NAM:  028 3622 9999

TƯ VẤN MIỀN BẮC: 024 35 123456

Hoặc liên hệ theo đường link: https://www.matbao.net/lien-he.html