Hóa Đơn Điện Tử – Xu Hướng Công Tác Kế Toán Doanh Nghiệp Mới Nhất Hiện Nay

Hóa đơn điện tử được cơ quan Thuế nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng trong những năm gần đây. Vậy tại sao cơ quan Thuế lại khuyến khích doanh nghiệp triển khai sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt? Bài viết sau đây MIFI sẽ lý giải cho bạn lý do tại sao từ những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp. Từ đó, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan nhất về việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử tại các Doanh nghiệp Việt nam

Tình hình triển khai hóa đơn điện tử tại các đơn vị kinh doanh tại Việt nam đang đem lại những kết quả tích cực, sau thời gian hơn 10 năm thực hiện Luật Giao dịch điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử. Số lượng doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử tăng cao trong những năm qua từ 30 doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử năm 2011 đã tăng hơn 3000 doanh nghiệp vào đầu năm 2018, và tiếp tục tăng trong những năm gần đây (theo thống kê từ Tổng cục Thuế).

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì đơn vị kinh doanh phải sử dụng Hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Vì vậy, xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và thay thế cho hóa đơn truyền thống – hóa đơn giấy.

Để tạo cơ sở pháp lý cho những giao dịch điện tử nói chung và sử dụng hóa đơn điện tử nói riêng, Nhà nước hình thành khuôn khổ pháp lý tương đối đồng bộ và ngày càng hoàn thiện như: Luật Giao dịch điện tử được ban hành năm 2005, Luật Kế toán được ban hành năm 2003 và được sửa đổi năm 2015.

Nhà nước đã hình thành khuôn khổ pháp lý ngày càng đồng bộ và hoàn thiện nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc sử dụng hóa đơn điện tử và các giao dịch điện tử. Điển hình là Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Luật Kế toán (ban hành năm 2003) và được sửa đổi năm 2015. Đặc biệt, cơ quan Chính Phủ đã ban hành nhiều Nghị định để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như sau:

• Tiết kiệm thời gian (giảm 70% các bước thực hiện quy trình phát hành, giảm 90% tranh chấp đến hóa đơn,…), không cần chờ nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như trước.
• Chỉ cần vài cái nhấp chuột, bên mua sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn dù đang ở đâu.
• Không lo xảy ra tình trạng mất, thất lạc hóa đơn trong quá trình chuyển phát.
• Tiết kiệm chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy (chi phí giấy in, mực, cước chuyển hóa đơn,…)
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hóa đơn
• Thời gian lưu trữ và quản lý hóa đơn mãi mãi mà không lo hóa đơn bị hư hay nhàu nát như hóa đơn giấy.
• Doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng bảo mật bằng phần mềm hóa đơn điện tử
• Giảm chi phí về tuân thủ tục hành chính thuế.
• Đồng thời, doanh nghiệp không cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan Thuế vì phần mềm hóa đơn điện tử đã tự xác định số lượng hóa đơn sử dụng.
• Tiết kiệm thời gian lập tờ kê khai thuế GTGT vì phần mềm hóa đơn điện tử đã tự động kết chuyển số liệu vào tờ kê khai thuế GTGT.

Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với cơ quan Thuế

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn mang lại lợi ích cho cả cơ quan Thuế.

• Các công tác quản lý của cơ quan Thuế được hiện đại hóa khi áp dụng CNTT để tổng hợp, xử lý báo cáo dữ liệu hóa đơn.
• Công tác kiểm tra, thanh tra và hoàn thuế cũng như phân tích rủi ro tình hình các doanh nghiệp được diễn ra nhanh hơn.
• Cơ quan Nhà nước cũng như cơ quan Thuế không mất chi phí thời gian để đối chiếu hóa đơn. Như trước đây, thời gian để cơ quan Thuế đưa ra kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày. Tuy nhiên, sử dụng hóa đơn điện tử thời gian đối chiếu để có kết quả không quá một ngày.
• Giúp cơ quan Hải quan tại sân bay, cửa khẩu có thông tin thực để hiện hoàn thuế nhanh chóng.
• Ngoài ra, cơ quan Thuế cũng kịp thời ngăn chặn tình trạng hóa đơn của các đơn vị kinh doanh bỏ trốn hay mất tích, làm giả hóa đơn. Mục đích tạo môi trường kinh doanh cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp.

Những khó khăn gì trong việc áp dụng hóa đơn điện tử 

Mặc dù những lợi ích vượt trội mà hóa đơn điện tử mang lại đều rất rõ, song nó vẫn tồn tại những khó khăn cho doanh nghiệp trong việc áp dụng hóa đơn điện tử nhất định.

• Doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động thực hiện khởi tạo, phát hành hóa đơn, đơn giản hóa quá trình phát hành và quản lý hóa đơn, thủ tục kê khai thuế.
• Chi phí để áp dụng hóa đơn điện tử khá cao
• Hóa đơn, chứng từ bằng giấy đã hằn sâu vào tiềm thức phần lớn người dân Việt Nam, vì vậy khi áp dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp phải giải thích rõ ràng cho khách hàng hiểu.
• Để áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần có cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT tốt.
• Các doanh nghiệp nhỏ thường chậm khi tiếp cận công nghệ mới và ngại thay đổi.
• Hóa đơn giấy còn tồn quá nhiều
• Ngoài đảm bảo đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng CNTT, doanh nghiệp cũng cần có đội ngũ nhân lực trình độ chuyên môn cao để sử dụng hóa đơn điện tử.
• Sẽ bị gián đoạn khi gặp sự cố về điện, internet.
• Đối với doanh nghiệp chuyên vận chuyển hàng hóa sẽ gặp khó khăn trong việc xuất trình giấy tờ cho cơ quan chức năng kiểm tra trong quá trình vận chuyển.
• Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử phức tạp và khắt khe hơn nên việc triển khai chậm hơn.
• Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm muốn sử dụng được phải có các chứng thư kỹ thuật số, hạ tầng viễn thông, các điều kiện từ phía doanh nghiệp và đặc biệt là phải kết nối với cơ quan thuế và các cơ quan liên quan khác.

Phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt nhất hiện nay

Hiện nay những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử vừa an toàn mà đáp ứng tiêu chuẩn theo Thông tư 68/2019/TT-BTC Nhà nước quy định tại Việt Nam không có nhiều. Để cân nhắc phần mềm hóa đơn điện tử sử dụng cho doanh nghiệp, bạn nên tìm hiểu những đơn vị uy tín và chất lượng. Một trong những đơn vị tiêu biểu cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là MIFI. MIFI là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử an toàn và đạt chuẩn Thông tư 68/2019/TT-BTC. Phần mềm hóa đơn điện tử MIFI dẫn đầu về bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử, cung cấp hệ thống bảo mật thông tin cho doanh nghiệp hàng đầu; công nghệ lưu trữ hóa đơn hiện đại và chuyên nghiệp; đảm bảo dữ liệu bằng hợp đồng đền bù. Ngoài ra phần mềm MIFI đảm bảo đầy đủ tính pháp lý, dễ dàng sử dụng và đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 90% (giảm thiểu quy trình in ấn, vận chuyển,…).

Qua bài viết trên, MIFI hy vọng đã giải đáp được những băn khoăn của bạn về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Từ đó, bạn sẽ đưa ra giải pháp tốt nhất và phù hợp cho doanh nghiệp của mình.