Hóa Đơn Điện Tử Tăng Tính Cạnh Tranh Cho Doanh Nghiệp

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên vẫn tồn tại không ít doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy. Dù đã gần 9 tháng kể từ khi lộ trình chuyển đổi có hiệu lực, việc duy trì sử dụng hóa đơn giấy vẫn tiếp diễn. Hóa đơn giấy sẽ là trở ngại khiến doanh nghiệp đánh mất lợi thế và dậm chân tại chỗ.

Theo quy định của Chính phủ, từ 1/11/2018, doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải hoàn tất mọi quá trình chuyển giao vào ngày 1/11/2020. Vậy tại sao các doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy? Làm cách nào để tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp? Hãy cùng theo dõi qua bài viết dưới đây.

Tại sao nhiều doanh nghiệp chưa hoàn toàn chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử?

Tồn kho nhiều hóa đơn giấy

Một trong những nguyên nhân chính khiến nhiều doanh nghiệp trì hoãn việc sử dụng hóa đơn điện tử chính là số lượng lớn hóa đơn giấy còn tồn đọng. Các công ty thường đặt in sẵn lượng lớn hóa đơn giấy để sử dụng dài hạn. Nếu chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ, các hóa đơn giấy có sẵn sẽ không thể sử dụng.

Tâm lý ngại thay đổi

Doanh nghiệp đã quen thuộc với việc sử dụng hóa đơn giấy. Vì vậy, dùng hóa đơn điện tử sẽ phát sinh nhiều vấn đề trong thời gian đầu. Doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn, đơn giản hóa các thủ tục kê khai thuế.

Băn khoăn về vấn đề bảo mật

Bảo mật thông tin luôn là vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử thường được gửi qua email. Điều này dấy lên mối lo ngại liệu có bị đánh cắp dữ liệu trong quá trình gửi hóa đơn.

Lo ngại về chi phí và thủ tục triển khai

Những lo ngại về chi phí và thủ tục triển khai hóa đơn điện tử cùng với việc chưa cập nhật đầy đủ thông tin cũng là những nguyên nhân khiến doanh nghiệp chậm trễ trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Nguy cơ của việc trì hoãn sử dụng hoá đơn điện tử?

Tụt hậu trong kinh doanh

Để bắt nhịp 4.0, việc thanh toán bằng hóa đơn điện tử đã trở thành một bước tiến quan trọng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn cố trì hoãn việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn. Khiến họ trở nên “lạc nhịp” với mô hình kinh doanh hiện đại. Điều này có thể xuất phát từ tâm lý ngại thay đổi, tính linh hoạt và tư duy thức thời của đội ngũ quản lý doanh nghiệp.

Mất thời gian hơn trong giao dịch

Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp tốn nhiều thời gian cho toàn bộ quá trình vận chuyển, lưu trữ, in ấn, phát hành, kiểm soát và quản lý hóa đơn. Điều này là nguyên nhân dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh khác. Đồng thời khiến các giao dịch kinh doanh phải diễn ra trong thời gian dài. Gây ra nhiều bất tiện cho khách hàng khi phải chờ đợi lấy hóa đơn.

Tốn kém chi phí

Yếu tố tạo nên tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường là lợi thế về vốn và chi phí. Việc sử dụng hóa đơn giấy sẽ chiếm nhiều chi phí của doanh nghiệp như phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ, chi phí thuê thêm nhân sự để giải quyết hóa đơn, chưa kể đến mức tiền phạt khi mất hóa đơn…

Hoá đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm không ít chi phí

Do đó, với việc cố gắng sử dụng các hóa đơn giấy tồn kho, doanh nghiệp không những không tiết kiệm chi phí, mà vẫn phải bỏ ra rất nhiều các khoản thanh toán khác. Với hóa đơn điện tử, các chi phí này hoàn toàn không phát sinh.

Tình trạng thất lạc hóa đơn giấy

Khi giao dịch, yếu tố bảo mật luôn là điều được các bên tham gia quan tâm hàng đầu. Với hóa đơn giấy, điều này đã trở thành một vấn đề khiến nhiều người e ngại. Khi mà vấn đề thất lạc hay hư hỏng hóa đơn trong quá trình vận chuyển không phải chưa từng xảy ra.

Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, vấn đề này sẽ được giải quyết triệt để. Tất cả mọi thao tác đều được tiến hành ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử. Vì vậy, tính an toàn và yếu tố bảo mật sẽ được đảm bảo toàn diện.

Hóa đơn điện tử tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp bằng cách nào?

Tính cạnh tranh của một doanh nghiệp được tạo nên từ nhiều yếu tố như vốn và chi phí, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, vị thế trên thị trường, khả năng thích ứng với sự thay đổi và sự nhạy bén của người quản lý. Để tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp, điều đầu tiên mà các doanh nghiệp cần làm chính là chuyển giao hoàn toàn quá trình sử dụng hoá đơn điện tử.

Tiết kiệm chi phí

Với hoá đơn điện tử, những lợi ích mà doanh nghiệp thu được rất lớn.

Theo khảo sát, sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm tới 80% thời gian phát hành hoá đơn. Thông qua việc giảm thiểu thủ công, tăng hiệu suất các nghiệp vụ có liên quan. Đồng thời tiết kiệm đến 90% chi phí so với hoá đơn giấy, các khoản chi phí đáng kể cho công tác in ấn, lưu trữ, bảo quản, chuyển phát,… hóa đơn.

Thể hiện tầm nhìn đội ngũ quản lý

Chuyển sang hóa đơn điện tử cũng thể hiện tầm nhìn của đội ngũ quản lý. Cho thấy tính linh hoạt của doanh nghiệp trước sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Giảm thời gian giao – nhận

Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào các yếu tố chuyên môn nghiệp vụ, mà còn thể hiện qua việc tiếp nhận, xử lý yêu cầu của khách hàng.

Thông thường, vận chuyển hóa đơn giấy mất 2 – 3 ngày. Điều này gây ra sự chậm trễ không mong muốn. Đối với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể tự tra cứu thông tin hóa đơn mà không phải chờ đợi để lấy hóa đơn.

Sự nhanh chóng, tiện lợi của hóa đơn điện tử làm gia tăng lợi ích mà khách hàng nhận được. Cung cấp các dịch vụ hiện đại, tiện ích, góp phần nâng tầm giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

Không lo thất lạc hóa đơn

Hóa đơn giấy sau khi lập thông thường sẽ được chuyển sang đơn vị vận chuyển thứ ba. Chính vì vậy, việc thất lạc hóa đơn giấy rất dễ xảy ra và gây không ít phiền toái cho doanh nghiệp lẫn khách hàng. Khắc phục được nhược điểm trên, hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến khách hàng, không thông qua đơn vị vận chuyển trung gian.

Hoá đơn điện tử có vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm chắc thời cơ này để hoà nhịp với xu thế kinh doanh thời đại mới. Cũng như tiến hành những bước đột phá trong thị trường đầy biến động..