Sử dụng hóa đơn giấy luôn tiềm tàng những rủi ro đến với doanh nghiệp. Chính vì thế, nhà nước cũng khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử và chính thức bắt đầu từ 01/11/2020. Vậy lý do khiến việc sử dụng hóa đơn điện tử an toàn hơn hóa đơn giấy là gì? Cùng tìm hiểu nhé!
Các doanh nghiệp cần chú trọng nhiều hơn vào sự an toàn của hóa đơn
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký phát hành loại hóa đơn điện tử an toàn là gì?
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự đủ trình độ và có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định.
- Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn.
- Doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu.
Hóa đơn điện tử an toàn là gì?
Hóa đơn điện tử an toàn MIFI là phần mềm chuyên dụng cho phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp hóa đơn hàng đầu hiện nay cho doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp phát sinh giao dịch hóa đơn thường xuyên.
Giải pháp lưu trữ và quản lý hóa đơn hiệu quả hàng đầu
Hiện nay, MIFI đang là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn được tối ưu phương thức quản lý. Mục đích để mang lại phương thức quản lý hoàn toàn mới và hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Giúp tiết kiệm thời gian trong công việc và chi phí vận hành kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
>> Đăng ký hóa đơn điện tử an toàn ngay!
Tại sao hóa đơn điện tử lại an toàn hơn hóa đơn giấy?
Thủ tục rườm rà và dễ bị làm giả
Khi sử dụng Hóa đơn giấy, ngoài thủ tục rườm rà, lãng phí công sức mà còn dễ bị làm giả. Hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường do đó nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng hóa đơn giấy. Vì sao? Nhiều công ty ma lập ra với mục đích buôn bán hóa đơn hay công bố phá sản rồi vẫn bán những hóa đơn đó cho các doanh nghiệp chân chính. Hóa đơn giả được các công ty “ma” cung cấp cho các doanh nghiệp trốn thuế, không muốn đóng thuế.
Lãng phí nhân lực và tiền bạc
Hàng tháng, doanh nghiệp phải phát hành hàng nghìn hóa đơn cho các giao dịch mua/bán hàng. Việc phát hành hóa đơn giấy tiêu tốn rất nhiều tiền bạc, thời gian. Đồng thời tiềm tàng rủi ro trong việc lưu trữ và quản lý hóa đơn. Để giải quyết tất cả các vấn đề trên, hóa đơn điện tử an toàn là giải pháp tối ưu. MIFI giúp đơn giản hóa hoạt động gửi/nhận và quản lý hóa đơn.
Chuyển sang dùng loại hóa đơn này, doanh nghiệp có thể yên tâm về độ an toàn, bảo mật và chống làm giả. Ngành Thuế đã đưa ra quy trình quản lý chặt chẽ, trang bị những thiết bị bảo mật tối ưu và được quản lý cùng đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin có trình độ cao.
Bảo mật thông tin tốt hơn
Hóa đơn điện tử an toàn hơn hóa đơn giấy vì khả năng bảo mật cao
Phần mềm MIFI tuân thủ theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP do Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Doanh nghiệp đăng ký phát hành và sử dụng HĐĐT đã được Bộ Tài chính và Cơ quan thuế cho phép đảm bảo an toàn.
Ngoài ra, vấn đề bảo mật thông tin khách hàng còn được quy định trong các nội dung phát hành. Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ thông tin khách hàng. Nhờ đó, loại hóa đơn này đã được các doanh nghiệp ưu tiên đăng ký nhiều hơn. Việc phát hành và sử dụng HĐĐT rất an toàn cho thông tin khách hàng và doanh nghiệp.
Các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử an toàn là gì?
Phần mềm hóa đơn của MIFI tích hợp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp
Phần mềm MIFI được tích hợp các tính năng mạnh mẽ:
- MIFI giúp truy suất, lưu trữ quản lý dữ liệu các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bao gồm các mẫu hóa đơn có sẵn để bạn có thể tự khởi tạo cho mình. Điều này giúp người sử dụng có nhiều lựa chọn hơn. Đặc biệt là thương hiệu và logo đi kèm trên hóa đơn của mình.
- Tiện lợi khi in ấn và chuyển đổi hóa đơn đến cho khách hàng của mình qua các thiết bị khác như internet, email, SMS…
- Có khả năng kết nối với các phần mềm văn phòng khác. Ví dụ như: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán.. cùng các phần mềm văn phòng tiện ích khác giúp cho giảm thời gian và công việc trong việc truy suất hóa đơn cho doanh nghiệp của bạn.
Ưu điểm của hóa đơn điện tử an toàn là gì?
- Tiết kiệm hơn 90% chi phí
- Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản hóa đơn…
- Giúp hóa đơn điện tử an toàn, chính xác và bảo mật cao.
- Giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro trong việc làm mất mát, hư hỏng hoặc cháy hóa đơn. Tăng độ tin cậy hóa đơn của doanh nghiệp, tránh tình trạng làm giả hóa đơn.
- Giảm các thủ tục hành chính và đảm bảo đầy đủ tính pháp lý
- MIFI đáp ứng theo QĐ số 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và QĐ 1445/QĐ-TCT của Tổng Cục Thuế. MIFI được thiết lập 1 quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn chuẩn theo quy định. Giúp các công việc lập thông báo phát hành, quyết định sử dụng, mẫu hoá đơn, báo cáo tình hình sử dụng… nhanh chóng và chính xác.
- Dể dàng sử dụng và quản lý
- Thuận tiện cho hạch toán, kê khai, nộp thuế qua mạng và đối soát dữ liệu.
- MIFI đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng:
- Gửi hóa đơn điện tử an toàn cho khách hàng qua công cụ nhận hóa đơn tích hợp trên phần mềm.
- Thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal).
- Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng truy cập hệ thống phần mềm
- Chuyển tệp dữ liệu chứa các thông tin hóa đơn qua email, SMS để khách hàng tra cứu dễ dàng.
- Xuất tệp nén (file zip) gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường/ copy vào USB để tiện lưu trữ.
- Đảm bảo vẫn có thể in hóa đơn ra giấy. Gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.
Các công nghệ đảm bảo an toàn cho hóa đơn điện tử của bạn là gì?
Công nghệ mã hóa và giải mã dữ liệu AES sẽ đảm bảo an toàn cho hóa đơn của bạn
MIFI sẽ mang đến giải pháp hóa đơn điện tử an toàn tốt nhất để bạn chủ động quản lý thông tin hơn:
- Hệ thống lưu trữ Cloud tiêu chuẩn tại Microsoft Azure. Hệ thống sẽ giúp hóa đơn luôn được bảo đảm an toàn, không bị mất.
- Sử dụng mã hóa thông tin dữ liệu cho hóa đơn 256 bit với công nghệ AES mới nhất.
- Quá trình gửi nhận hóa đơn an toàn nhờ Key Access được mã hóa cẩn thận.
- Quy trình sao lưu dữ liệu tự động và Real time với cam kết bảo hiểm toàn diện. Từ đó, cho bạn sự an tâm vững chãi với những sự cố mất hóa đơn khi sử dụng phần mềm. Nếu có sẽ được bồi thường bằng tiền theo chính sách bảo vệ khách hàng của MIFI.
Các điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn là gì?
- Đủ điều kiện cơ sở pháp lý được thể hiện tại Thông tư 32/2011/TT – BTC của Bộ Tài chính ban hành.
- Cần phải tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ theo Nghị định số 51/2010/NĐ – CP. Nghị định do Thông tư 39/2014/TT – BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn chi tiết.
- Các HĐĐT muốn lưu trữ phải có hình thức đảm bảo giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành. Ngoài ra, cần đảm bảo nội dung giống như hóa đơn được lập và gửi đi.
- Hóa đơn khi lưu trữ phải đúng theo trình tự chặt chẽ. Cần có đủ thông tin về ngày, giờ, tên người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập sao cho đúng quy định.
Đăng ký hóa đơn điện tử an toàn ở đâu?
Chắc hẳn lúc này, bạn đang băn khoăn không biết nên đăng ký HĐĐT ở đâu là tốt nhất và an toàn nhất? Dù có nhiều nhà cung cấp HĐĐT trên thị trường, song MIFI tự hào là nhà cung cấp phần mềm HĐĐT bảo mật toàn diện cho doanh nghiệp. Các bước đăng ký như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang bảng giá hóa đơn điện tử an toàn
Bước 2: Di chuyển xuống bảng giá. Lựa chọn gói hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Bước 3: Điền thông tin vào mẫu. Nhân viên tư vấn của MIFI sẽ liên hệ với bạn ngay để hỗ trợ.
Bạn cũng có thể liên hệ để được tư vấn theo thông tin sau
TRỤ SỞ CHÍNH
- 12A – đường Núi Thành – P.13 – Q.Tân Bình – TP HCM
- Hotline: (028) 9999 9989
VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN NAM
- 12A – đường Núi Thành – P.13 – Q.Tân Bình – TP HCM
- Hotline: (028) 9999 9989
VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN BẮC
- Tầng 8 – Tòa nhà 381 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội
- Hotline: (024) 35 123456
Hy vọng với bài viết này, độc giả đã hiểu thêm về “Hóa đơn điện tử an toàn là gì?” cũng như thấy được tầm quan trọng trong việc sử dụng hóa đơn an toàn. Để tham khảo thêm bạn nên xem qua: