Khám phá những kiến thức cơ bản excel kế toán và những hàm excel phổ biến được sử dụng trong kế toán, cùng các thủ thuật thường sử dụng nhất và cần biết để làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Những kiến thức cơ bản excel kế toán mà bất cứ kế toán nào cũng cần biết để áp dụng trong công việc
Bài viết liên quan:
- HƯỚNG DẪN KÝ SỐ TRÊN WORD, EXCEL, PDF
- Top những phần mềm hóa đơn điện tử được ưa chuộng nhất hiện nay
- Cách lưu trữ hóa đơn điện tử chắc hẵn bạn đang quan tâm
1. Các hàm excel kế toán thường dùng
Dưới đây một số hàm thông dụng thường xuyên được kế toán sử dụng trong Excel. Có thể nói, các hàm dưới đây là kiến thức cơ bản excel kế toán mà một kế toán viên cần phải nắm.
1.1 Hàm tính tổng (SUMPRODUCT, SUMIF)
SUMPRODUCT
Hàm SUMPRODUCT trong Excel có cú pháp là
= SUMPRODUCT(mảng 1,mảng 2, …,mảng n).
Hàm này có tác dụng nhân các phần tử tương ứng trong các mảng đã cho và trả về tổng của các tích số này.
Lưu ý: Các đối số mảng phải có cùng kích thước. Nếu không, hàm SUMPRODUCT sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!. Hàm này coi các mục của mảng không có dạng số là số 0.
SUMIF
Hàm Sumif là một hàm tính tổng trong Excel dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi (range) thỏa mãn một điều kiện nào đó. Cú pháp:
=SUMIF(range, criteria, [sum_range])
Trong đó:
- range: Phạm vi mà bạn muốn kiểm tra.
- criteria: Điều kiện mà bạn muốn kiểm tra trong phạm vi.
- sum_range: Phạm vi mà bạn muốn tính tổng giá trị thỏa mãn điều kiện.
1.2 Hàm dò tìm (VLOOKUP, HLOOKUP)
VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một trong những kiến thức cơ bản Excel kế toán, được sử dụng để tìm kiếm dữ liệu trong một bảng và trả về giá trị tương ứng trong cột được chỉ định. Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
- lookup_value là giá trị cần tìm kiếm
- table_array là vùng chứa bảng dữ liệu cần tìm kiếm
- col_index_num là số chỉ mục của cột trong bảng dữ liệu chứa giá trị cần trả về
- range_lookup là giá trị tùy chọn để xác định cách tìm kiếm (được đặt là FALSE nếu bạn muốn tìm kiếm chính xác).
HLOOKUP
Hàm HLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm và truy xuất giá trị từ hàng đầu tiên của một phạm vi hoặc bảng, sau đó trả về giá trị nằm ở hàng xác định trong phạm vi đó. Cú pháp:
HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
- lookup_value: giá trị cần tìm kiếm.
- table_array: phạm vi chứa bảng dữ liệu.
- row_index_num: số thứ tự của hàng trong phạm vi chứa bảng dữ liệu mà bạn muốn trả về giá trị.
- range_lookup: tùy chọn, xác định cách tìm kiếm giá trị trong bảng dữ liệu. Nếu đặt là “TRUE” hoặc bỏ trống, hàm sẽ tìm kiếm giá trị gần đúng nhất. Nếu đặt là “FALSE”, hàm sẽ tìm kiếm giá trị chính xác.
1.3 Hàm xử lý chuỗi (LEN, TRIM)
LEN
Hàm Len là một kiến thức cơ bản trong Excel kế toán, được sử dụng để đếm số ký tự trong một chuỗi văn bản hoặc trong một ô. Cú pháp: = LEN(text)
Trong đó:
- text: chuỗi văn bản hoặc ô mà bạn muốn đếm số ký tự.
Các hàm LEN, TRIM là những kiến thức cơ bản trong Excel kế toán
TRIM
Hàm Trim là một hàm trong Excel được sử dụng để xóa khoảng trắng không cần thiết từ chuỗi ký tự. Nó xóa các dấu cách thừa ở đầu hoặc cuối chuỗi, nhưng giữ nguyên dấu cách ở giữa các từ. Cú pháp:
=TRIM(Chuỗi ký tự cần xử lý)
2. 6 thủ thuật Excel kế toán cần biết
Nắm vững các thủ thuật Excel kế toán cơ bản không chỉ giúp cho công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn, mà còn giúp tiết kiệm được thời gian và nâng cao độ chính xác của các phân tích, báo cáo kế toán. Vậy, hãy bắt đầu tìm hiểu về kiến thức cơ bản excel kế toán và các thủ thuật Excel kế toán cần biết để nâng cao năng suất và kỹ năng làm việc của bạn!
Chọn dữ liệu: Sử dụng phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính hoặc Ctrl + Shift + phím mũi tên để chọn một phần dữ liệu.
Mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc: Sử dụng phím tắt Ctrl + T hoặc nhấn chuột phải vào tab bảng tính và chọn “New Tab” để mở thêm nhiều bảng tính.
Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel: Sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển đổi giữa các bảng tính đang mở.
Thêm đường chéo trong ô: Sử dụng ký tự & để thêm đường chéo giữa các phần tử trong ô, ví dụ: “=A1 & ” – ” & B1″ sẽ tạo ra một giá trị mới gồm giá trị trong ô A1, ký tự ” – ” và giá trị trong ô B1.
Di chuyển và sao chép dữ liệu giữa các ô nhanh chóng: Sử dụng phím tắt Ctrl + X để cắt dữ liệu và Ctrl + V để dán dữ liệu. Nếu muốn sao chép dữ liệu mà không cần cắt, sử dụng phím tắt Ctrl + C để sao chép và Ctrl + V để dán.
Xóa ô dữ liệu trống 1 cách nhanh chóng: Sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + Space để chọn cả ô dữ liệu trống và phím Delete để xóa. Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + – để xóa dữ liệu của ô đang được chọn.
3. 10 kiến thức cơ bản excel kế toán (phím tắt) thường dùng
Dưới đây là 10 phím tắt Excel thường dùng trong kiến thức cơ bản excel kế toán mà người dùng nên biết để sử dụng hiệu quả.
Thủ thuật thuộc kiến thức cơ bản excel kế toán cần nắm để xử lý dữ liệu nhanh chóng
Ctrl + C: Sao chép dữ liệu đã chọn.
Ctrl + V: Dán dữ liệu đã sao chép.
Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác vừa thực hiện.
Ctrl + S: Lưu bảng tính đang làm việc.
Ctrl + F: Tìm kiếm dữ liệu trên bảng tính.
Ctrl + A: Chọn toàn bộ dữ liệu trên bảng tính.
Ctrl + B: Đánh dấu đậm cho dữ liệu đã chọn.
Ctrl + I: Đánh dấu in nghiêng cho dữ liệu đã chọn.
Ctrl + U: Đánh dấu gạch chân cho dữ liệu đã chọn.
F2: Chỉnh sửa dữ liệu trong ô được chọn.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn tổng hợp kiến thức cơ bản excel kế toán để có thể làm việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng.