Hướng dẫn cách xử lý khi xuất trùng hóa đơn điện tử

Trong thời điểm mới triển khai hóa đơn điện tử, một số doanh nghiệp còn hoang mang nên có thể xảy ra việc xuất trùng hóa đơn điện tử hoặc một số sai sót khác.

Nếu xuất trùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tìm cách xử lý tốt nhất

Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hiện nay, hóa đơn điện tử ngày một phổ biến vì nó mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên sẽ có trường hợp sai sót khi lập hóa đơn. Để biết khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh, thay thế hay hủy khi hóa đơn có sai sót, bạn hãy tham khảo những thông tin ở bài viết dưới đây của MIFI nhé!

1. Hướng xử lý khi xuất trùng hóa đơn điện tử

Tùy vào tình hình thực tế mà mỗi đơn vị xuất trùng hóa đơn sẽ phải đối chiếu vào Quy định về việc xử lý đối với hóa đơn đã lập của Bộ Tài Chính.

1.1 Trường hợp chưa giao hóa đơn cho người mua

Trường hợp người bán đã lập hóa đơn nhưng vẫn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện ra hóa đơn đã lập sai thì người bán cần gạch chéo lên các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập sai.

1.2 Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa

Người bán và người mua cần lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn lập sai

Khi đã lập hóa đơn và giao cho người mua nhưng chưa cung ứng dịch vụ hoặc chưa giao hàng hóa, một khi phát hiện xuất trùng hóa đơn điện tử nhưng chưa kê khai thuế và phải hủy bỏ, lúc này người bán và người mua cần lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.

Trong biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn, người bán phải gạch chéo các liên. Đồng thời, người bán sẽ lưu giữ số hóa đơn lập sai và tiếp theo cần lập lại hóa đơn mới theo quy định.

1.3 Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua đã giao hàng hóa

Phát hiện hóa đơn lập sai, cả hai bên cần lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản

Nếu sau khi lập hóa đơn và giao cho người mua, hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc giao hàng, cả hai bên đã kê khai thuế nhưng sau đó lại phát hiện sai sót hoặc xuất trùng hóa đơn điện tử. Lúc này, người mua và người bán phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản có ghi rõ sai sót. 

Đồng thời, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn này ghi rõ điều chỉnh về số lượng hàng hóa, thuế suất, thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, giá bán, ký hiệu,...

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh mà người bán và người mua sẽ kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu vào, đầu ra. Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh này không được ghi số âm.

1.4 Trường hợp hóa đơn đã lập

Trường hợp xử lý hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể sẽ được thực hiện theo Phụ lục 4. Phụ lục này đã được ban hành kèm theo thông tư số 64/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

• Hướng dẫn cách phân biệt hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không.
• Xử lý hóa đơn điện tử viết sai ra sao?
• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

2. Quy định về xử lý sai sót khi hóa đơn đã lập

Nếu hóa đơn đã lập có sai sót thì cần áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP khi xử lý sai sót lần đầu

Khi hóa đơn điện tử hay bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã lập và xảy ra sai sót, xuất trùng hóa đơn điện tử sẽ được xử lý như sau:

Nếu hóa đơn đã lập có sai sót và xử lý lần đầu thì áp dụng theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nếu hóa đơn đã xử lý lần đầu nhưng vẫn còn sai sót thì điều chỉnh theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• Trường hợp xử lý hóa đơn sai sót, xuất trùng hóa đơn điện tử: Nếu hóa đơn cần phải cấp lại mã cơ quan thuế hoặc cần điều chỉnh, thay thế thì người bán phải thông báo đến cơ quan thuế về việc điều chỉnh từng hóa đơn sai sót hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn. Nếu người bán lập hóa đơn trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì phát sinh việc chấm dứt hoặc hủy cung cấp dịch vụ cho người bán. Lúc này, bạn cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo đến cơ quan thuế.
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi thiếu dữ liệu, sai sót và cần điều chỉnh hóa đơn: Nếu phát hiện dữ liệu hóa đơn tại bảng tổng hợp dữ liệu bị thiếu sau khi đã gửi đến cơ quan thuế thì người bán phải gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn bổ sung. Còn nếu bảng tổng hợp này có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai.

Việc kê khai bổ sung các hồ sơ kê khai thuế liên quan đến những hóa đơn điện tử thay thế, điều chỉnh bao gồm cả hóa đơn bị hủy phải được thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Mỗi trường hợp xuất trùng hóa đơn điện tử khác nhau sẽ có cách xử lý khác nhau. Vì vậy, bạn hãy tham khảo những trường hợp trên để có cách xử lý và khắc phục chính xác theo quy định.