Nắm vững các nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra sẽ giúp kế toán hạn chế được chắc sai phạm không đáng có cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc xuất hóa đơn theo quy định mới
Việc sai phạm trong việc lập hóa đơn có thể đẩy doanh nghiệp vướng vào pháp lý. Dưới đây là các nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra, nhằm giúp kế toán nắm chắc được nghiệp vụ và kiểm soát được công việc hay những sai phạm.
Đọc thêm: Quyết toán thuế doanh nghiệp mới nhất
Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra
Theo thông tư 39/2014/TT-BTC, thông tư 119/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC về nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra.
Các hóa đơn phải đáp ứng được nội dung chính xác, khớp giữa các liên của hóa đơn với mỗi hình thức và loại hóa đơn khác nhau và cách đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn cho các cơ sở, chi nhánh, được nêu rõ trong các hạng mục dưới đây:
Nội dung hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Nguyên tắc xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Theo nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 1 năm 2014 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh phải lập và giao hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ và cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích biếu tặng, quảng cáo, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
Hóa đơn được thể hiện dưới hình thức:
- i) Hóa đơn tự in
- ii) Hóa đơn điện tử
iii) Hóa đơn đặt in
- iv) Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Các loại hóa đơn bao gồm:
- i) Hóa đơn giá trị gia tăng
- ii) Hóa đơn bán hàng
iii) Hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền,...
- iv) Phiếu thu tiền cước hàng không, vận chuyển, kho bãi,...
Nội dung trên hóa đơn đầu ra cần đảm bảo:
- Đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Không tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn.
- Không sử dụng mực đỏ, dùng một loại màu mực, mực không phai
- Gạch chéo phần còn trống. Nếu hóa đơn tự in thì không phải gạch chéo phần trống.
- Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè.
- Kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn” trong trường hợp người mua không có nhu cầu lấy hóa đơn.
Nội dung giữa các liên của hóa đơn phải trùng khớp
Nguyên tác xuất hóa đơn cho các liên
Nội dung trên hóa đơn đầu ra phải được thông nhất cùng một con số giữa các liên đối với các hóa đơn được lập một lần thành nhiều lần. Các liên có thể được thay thế bằng một bảng kê hái các chi tiết hóa đơn tực đã lập đối với các hóa đơn tiền điện nước, thu phí ngân hàng, vé vận tải, cước dịch vụ viễn thông, các loại thêm - vé -thẻ,...
Trong trường hợp nội dung các liên không khớp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật theo điểm c, khoản 1 Điều 16 của TT39/2014/TT -TBC.
Hóa đơn được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
Nguyên tắc xuất hóa đơn sai
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận uy nhiệm bán bán hàng cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng phương thức kí hiệu phân chia cho từng hệ thống, đơn vị, thì phía tổ chức phải có sổ theo dõi hoặc hình hình theo dõi phù hợp để phân bổ ủy nhiệm cho các cơ quan, đơn vị, cơ sở. Các cơ sở, đơn vị, cơ quan trong hệ thống phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi hóa đơn được phân chia.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở cùng suer dụng chung một loại hóa đơn tự in hay hóa đơn điện tửcó cùng phương thức ký hiệu truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh cần đưa ra phương án để truy xuất ngẫu nhiên cho cơ sở, đơn vị được uy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ nhỏ đến lớn cho hóa đơn truy xuất toàn bộ chi nhánh kinh doanh.
(*) Lưu ý: Việc lập hóa đơn không theo thứ tự phạt 4.000.000 - 8.000.000đ
Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra
Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn khi chuyển gia quyền chủ sở hữu, sử dụng hàng hóa, dịch vụ, các công trình lắp đặt được quy định khác nhau, các nội dung cụ thể của các ngành hàng được nêu rõ dưới dây:
Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm xuất xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa được thu tiền.
Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
Thời điểm xuất hóa đơn khi cung ứng dịch vụ
Ngày xuất hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụtrường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ sản phẩm, thu tiền trước hoặc trong khi giao dịch thì ngày xuất hóa đơn là ngày thu tiền.
Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình
Nguyên tắc xuất hóa đơn cung cấp điện
Thời điểm xuất hóa đơn chậm nhất không quá 7 ngày từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ được quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước được dùng để làm căn cứ tính toán giữa người dùng và người cung cấp dịch vụ cáp, truyền hình, viễn thông.
Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp
Ngày xuất hóa đơn đối với các công trình lắp đăt là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Trong trường hợp phải bàn giao nhiều lần, bàn giao các hạng mục công trình, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao cần có một hóa đơn tương ứng cho mỗi giá trị bàn giao, công đoạn, dịch vụ.
Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu
Thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ đối với người mua là các tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán được thực hiện định kì theo hợp đồng ký kết giữa hai bên, kèm theo các chứng từ, kê khai có xác nhận của hai bên, chậm nhật là ngày cuối của tháng phát sinh trong hoạt động cung cấp xăng dầu.
Ngày lập hóa đơn dịch vụ sẽ có hướng riêng đối với dầu thô, khí tự nhiên, khí chế biến và một số trường hợp đặc thù theo Bộ Tài Chính quy định.
Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu
Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại được xác định như thời điểm bán hàng hóa không phân biệt đã thu tiền hay chưa được thu tiền.
Ngày xác nhận doanh thu tính thuế được xác định là ngày hoàn tất thủ tục ở hải quan.
Các nguyên tắc về xuất hóa đơn đầu ra được nêu trên, kế toán của mỗi doanh nghiệp cần phải nắm vững về nội dung thể hiện trên đơn, giữa các liên của đơn, thứ tự xuất hóa đơn theo cơ sở, chi nhánh hay về thời điểm xuất hóa đơn cho môi ngành hàng, dịch vụ để tránh gặp phải những sai phạm về hóa đơn không đáng có.
Tuy nhiên do những nguyên nhân khách quan, thời điểm thanh toán không được thực hiện đúng thời hạn dẫn đến thời điểm xuất hóa đơn bị chậm thì Ban quản lý được kê khái, hoàn thuế đối với các hóa đơn GTGT do người bán lập sai thời diểm trong trường hợp các hóa đơn có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định. Bên cạnh đó, phía bên cung cấp dịch vụ cho Ban quản lý dự ánsẽ bị sử dụng vì sử dụng hóa đơn sai mục đích.
