Hóa đơn điện tử an toàn góp phần giúp doanh nghiệp chuyển đổi số và tối giản quy trình làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, các phương pháp quản lý hóa đơn còn giúp đơn vị tiết kiệm chi phí, tạo không gian sắp xếp hợp lý và thời gian sử dụng phù hợp.
Matbao-invoice sẽ giới thiệu đến bạn những top giải pháp tiện lợi và phổ biến nhất hiện nay thông qua bài viết dưới đây.
Bài viết liên quan:
Quản lý hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý công việc
1. Quản lý hoá đơn điện tử an toàn sẽ mang đến lợi ích gì?
Hiện nay, ở các doanh nghiệp, hoá đơn điện tử an toàn được lưu trữ và luân chuyển thông qua nhiều nguồn khác nhau (skype, zalo, google drive, email và cả các phần mềm kế toán…). Do đó, các dữ liệu khi tra cứu thường bị thiếu nhất quán, khó truy xuất và gây mất thời gian thủ công nên thường xuất hiện sai sót. Vì vậy, để tận dụng hết những tính năng của hóa đơn mang lại, doanh nghiệp nên chọn phương pháp quản lý phù hợp. Quản lý hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp nhận được những lợi ích sau:- Xuất trình thông tin lên cơ quan thuế: Khi quản lý Hoá đơn điện tử tốt, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian nộp hoá đơn và chi phí thực hiện thủ tục, quy trình. Bên cạnh đó, bạn cũng tránh được việc chậm nộp hóa đơn, không nộp hoặc nộp thiếu.
- Đơn giản hóa quy trình tra cứu, trích xuất hóa đơn: Với cách quản hóa đơn điện tử an toàn phù hợp, công ty sẽ hạn chế thời gian xử lý, tìm thông tin, dữ liệu và dễ dàng sửa đổi để hạn chế gây tổn thất cho doanh nghiệp.
2. 5 cách giúp doanh nghiệp quản lý hoá đơn điện tử an toàn nhất
Để phù hợp với xu thế thay đổi liên tục trên thị trường hiện nay, có nhiều cách quản lý hóa đơn điện tử ra đời, nhằm phục vụ mục đích cho doanh nghiệp. Và dưới đây là top 5 giải pháp phổ biến và được ứng dụng nhiều nhất.Sử dụng 1 email riêng để nhận/gửi hoá đơn
Thay vì nhận hết thông tin trong 1 địa chỉ email duy nhất thì bạn nên thiết lập 1 email riêng chỉ để lưu các hóa đơn, giấy tờ liên quan khác để dễ dàng trao đổi với khách hàng và đối tác. Nhận hóa đơn qua địa chỉ email riêng Hình thức này mang ưu điểm:- Người dùng dễ dàng quản lý và truy xuất hóa đơn vì không bị nhầm lẫn với các email công việc.
- Kế toán theo dõi sát sao giấy tờ chứng từ và hóa đơn điện tử an toàn nhằm phục vụ các công việc kế toán khác.
- Không mang tính chuyên nghiệp cao.
- Dễ tiềm ẩn nguy cơ bị đánh cắp thông tin, dữ liệu nếu bảo mật địa chỉ email riêng không tốt.
- Kế toán vẫn cần nhập dữ liệu thủ công lên phần mềm kế toán nên sẽ xuất hiện vài sai sót.
In hoá đơn điện tử ra giấy để lưu trữ
Hóa đơn điện tử sau khi được doanh nghiệp nhận về sẽ lập tức được in ra bản cứng và lưu trữ dưới dạng thủ công. Khi đó, kế toán vừa quản lý thông tin trên phần mềm và dữ liệu giấy tờ. In hóa đơn giấy để lưu trữ Ưu điểm của giải pháp này:- Không mất thời gian lập email riêng
- Hạn chế việc mất dữ liệu trên phần mềm nhờ có giấy tờ lưu trữ dự phòng.
- Nhanh chóng, đơn giản, không tốn công sức.
- Doanh nghiệp tốn thêm chi phí in ấn, văn phòng phẩm.
- Với các công ty lớn, hóa đơn nhiều dẫn đến khó tra cứu và truy xuất.
- Kế toán vẫn cần nhập dữ liệu thủ công lên phần mềm chung của công ty.
Lưu trữ ảnh hoá đơn về máy tính
Sau khi nhận hóa đơn điện tử an toàn, một số doanh nghiệp chọn cách lưu trữ hình ảnh trong các thư mục nhất định và phân biệt dựa trên ngày/tháng/năm, nhà cung cấp, số hoá đơn,… Ưu điểm hình thức này mang lại:- Dễ lưu trữ, thực hiện và có quy trình đơn giản.
- Chỉ thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ lẻ, ít phát sinh nghiệp vụ mua hàng.
- Hạn chế thao tác trên nhiều hóa đơn cùng một lúc.
- Không lọc được các hóa đơn cần thiết khi sử dụng.
- Dễ xuất hiện sai sót khi thực hiện tra cứu thủ công.
- Nếu máy tính lưu trữ gặp vấn đề thì dữ liệu sẽ không được đảm bảo an toàn.
Lập file bảng thống kê các email hoá đơn điện tử đi/đến
Kế toán có thể nhập dữ liệu của hóa đơn điện tử an toàn lên bảng tính excel và gắn link email để dễ tra cứu. Sau đó, kế toán chỉ cần nhập dữ liệu từ file excel sang phần mềm lưu trữ là xong. Nhập hóa đơn trên file excel Ưu điểm của hình thức này:- Dễ thực hiện đối với nghiệp vụ kế toán.
- Dễ tra cứu hoá đơn điện tử theo các hạng mục phân loại sẵn.
- Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ lẻ.
- Quy trình nhập dữ liệu thủ công từ email vào excel và từ excel lên phần mềm hóa đơn điện tử dễ gây sai sót.
- Không thích hợp cho các doanh nghiệp lớn, có nhiều hóa đơn.
- Gây mất thời gian khi kiểm tra, đối chiếu thông tin và cũng dễ bị đánh cắp dữ liệu.
Sử dụng kết hợp phần mềm quản lý hoá đơn điện tử an toàn
Đây là hình thức phổ biến nhất và được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng vì nó khắc phục được hầu hết các nhược điểm của phương pháp trước Ưu điểm nổi bật của giải pháp này mang lại:- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian phân loại email, đối chiếu hóa đơn thủ công.
- Tránh xảy ra sai sót khi kế toán nhập dữ liệu thủ công.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn nhanh chóng: thông tin doanh nghiệp, của hóa đơn, chữ ký số,…
- Dễ dàng đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán và được cập nhật liên tục.
