[8 Điều Quan Trọng] Quy Định Mới Nhất Về Hóa Đơn Điện Tử Mà Kế Toán Cần Nắm Bắt (Update Tháng 4/2021)

Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành ngày 19/10/2020 gồm 6 chương và 51 điều đã tổng hợp quy định mới nhất về hóa đơn điện tử mà kế toán cần nắm bắt.

Sau đây là những quy định mới, đặc biệt quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều không thể bỏ qua. Hãy cùng Mifi tìm hiểu nhé.

Quy định cũ bị bãi bỏ

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số quy định cũ sẽ bị bãi bỏ.

Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho biết một số quy định cũ trong các Thông tư, Nghị định đã ban hành trước đó sẽ bị bãi bỏ. Cụ thể:

• Các nghị định trên đây tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 202: Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, 04/2014/NĐ-CP, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Bãi bỏ tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020 khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện.
• Nghị định số 12/2015/NĐ-CP: bãi bỏ khoản 12 điều 5 quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế. Đồng thời sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.

Như vậy, quy định bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 sẽ bị bãi bỏ. Thời hạn cuối cùng các doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử là trước ngày 01/07/2022.

Ngoài ra, từ ngày 01/07/2022, một số điều khoản, văn bản pháp luật sau sẽ hết hiệu lực:

• Nghị định số 12/2015/NĐ-CP tại khoản 12, Điều 5;
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP;
• Nghị định số 04/2014/NĐ-CP;
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Đặc biệt, Khoản 2 và Khoản 4, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP sẽ hết hiệu lực từ ngày 01/11/2020, cụ thể:

Khoản 2: “ Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.”

Khoản 4: “Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”

Những đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định rất chi tiết về đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, quy định này được áp dụng từ ngày 01/07/2022.

Đồng thời, Chính Phủ đã quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ theo đúng quy định tại Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 tại tại Khoản 1, Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đối tượng có mã của cơ quan thuế

Đối tượng có mã của cơ quan thuế được sử dụng hóa đơn điện tử là các đơn vị kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trừ các trường hợp được quy định tại Khoản 2 và Khoản 4 của Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, đó là:

• Quy mô về doanh thu, lao động của các hộ, cá nhân kinh doanh đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo đúng quy định pháp luật.
• Các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đối tượng không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng không có mã của cơ quan thuế được sử dụng hóa đơn điện tử là các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đồng thời, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp cụ thể sau:

• Các đơn vị kinh doanh lĩnh vực bao gồm: xăng dầu, nước sạch, , bưu chính viễn thông, điện lực, tài chính tín dụng, y tế, bảo hiểm, kinh doanh thương mại điện tử, thương mại, kinh doanh siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường thủy, đường sắt, đường biển;
• Các đơn vị kinh doanh đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử với cơ quan thuế; có hệ thống phần mềm kế toán, có phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ hóa đơn điện tử, có xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, đồng thời đảm bảo truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử giữa bên mua với cơ quan thuế.

Lưu ý: các trường hợp đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp này nhưng có rủi ro cao về thuế thì việc sử dụng hóa đơn sẽ tuân thủ theo sự hướng dẫn của bộ trưởng Bộ Tài chính.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Khoản 4, Điều 91 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 cho hay: các hộ, cá nhân kinh doanh không thể đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng giao hóa đơn cho khách hàng hoặc các đơn vị kinh doanh khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao dịch thì sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp này phải chú ý nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Lập hóa đơn đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Có những quy định mới về việc lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần tuân thủ đúng theo quy định tại Khoản 1, Điều 17 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Các đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế muốn lập hóa đơn cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế thông qua tài khoản đã được cấp khi đăng ký. Cách thức lập hóa đơn được tiến hành như sau:

• Tiến hành lập hóa đơn;
• Ký số lên hóa đơn trước khi gửi tới cơ quan thuế để được cấp mã.

Các đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thông qua nhà cung cấp hóa đơn điện tử cần truy cập vào trang của nhà cung cấp hoặc phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký sử dụng để tiến hành lập hóa đơn:

• Lập hóa đơn khi bán hàng;
• Ký số lên hóa đơn đã lập rồi gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế để cấp mã.

Ngoài ra, sau khi lập xong hóa đơn, bên bán có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế cho bên mua. Phương thức gửi nhận hóa đơn đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cần tuân thủ đúng theo Điều 18, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

• Chỉ được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận.
• Nếu sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử thì sau khi đã lập xong, bên bán phải ký số và gửi cho bên mua theo quy định về giao dịch điện tử của pháp luật. Phương thức giao nhận này có thể thỏa thuận giữa 2 bên.

Định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử phải tuân theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Định dạng hóa đơn điện tử được hiểu là tiêu chuẩn kỹ thuật dùng để quy định kiểu, chiều dài dữ liệu của trường thông tin nhằm giúp việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử dễ dàng, thuận tiện hơn. Thông thường, sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML để định dạng hóa đơn điện tử.

Định dạng hóa đơn điện tử theo Khoản 2, Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ gồm 02 thành phần:

• Dữ liệu nghiệp vụ;
• Dữ liệu chữ ký số.

Riêng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gồm 03 phần: dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử; dữ liệu chữ ký số; dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.

Xử lý sai sót hóa đơn

Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định cách xử lý sai sót hóa đơn chi tiết theo 3 trường hợp. Cụ thể:

Hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua

Bên bán gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm nghị định 123/2020/NĐ-CP tới cơ quan thuế. Đồng thời, lập và ký số hóa đơn điện tử mới trước khi gửi cơ quan thuế. Tại đây hóa đơn mới được cấp mã thay thế hóa đơn đã lập, sau đó gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử sai trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp đã gửi hóa đơn điện tử cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót

Hóa đơn có sai sót cần được xử lý đúng luật.

Bên bán tiến hành xử lý như sau:

- Trường hợp chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua: bên bán thông báo cho bên mua về việc sai sót và không cần lập lại hóa đơn mới. Đồng thời, bên bán phải lập thông báo về việc hóa đơn điện tử sai gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Ngoại trừ trường hợp hóa đơn sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.

- Trường hợp ghi sai số tiền, thuế GTGT, số tiền thuế, mã số thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng: 

• Cách 1: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hai bên lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh như đã thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; Bên bán ký số rồi gửi cho người mua (hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
• Cách 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới. Hóa đơn thay thế cần được ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi tương tự như với hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Lưu ý, các doanh nghiệp hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.

Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót

Khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót (dù là hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế) thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB để bên bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử sai.

Bên bán không thông báo lại trước thời hạn trong thông báo thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu lần này vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể.

Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng tại Khoản 1, Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Khi đơn vị kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Khi cơ quan thuế xác minh và thông báo đơn vị kinh doanh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
• Đơn vị kinh doanh thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
• Cơ quan thuế thông báo cho đơn vị kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
• Cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế các đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng cấm, nhập lậu, giả, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
• Tổ chức hoặc cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của, bán khống hàng hóa;
• Đơn vị kinh doanh nhận được yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện từ cơ quan đăng ký kinh doanh hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi phát hiện không đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào?

Từ ngày 01/07/2022, nghị định số 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực.

Doanh nghiệp hoàn toàn được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp sang hóa đơn giấy trong những trường hợp tài chính phát sinh, có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật.

Việc hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đảm bảo tính trùng khớp nội dung sau khi đã hoàn thành chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, giao dịch điện tử. tuyệt đối không dùng giao dịch, thanh toán, trừ các trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP với những quy định mới trên sẽ có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ cũng khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử trước thời hạn này.