Tổng Hợp 3 Lỗi Phạt Hóa Đơn Điện Tử Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý

Để hạn chế những sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử dưới đây là tổng hợp những lỗi phạt hóa đơn điện tử mà kế toán viên cần nắm bắt. 

Hóa đơn điện tử đang dần trở nên quen thuộc với người làm kế toán và doanh nghiệp. Đặc biệt khi từ 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế,... bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử.

Do vậy, để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, tránh những sai sót gây tổn thất về kinh tế, kế toán viên cần nhanh chóng nắm bắt các lỗi phạt hóa đơn điện tử được pháp luật quy định. 

Những sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử có thể xảy ra ở bất kỳ doanh nghiệp nào

Lỗi phạt hóa đơn điện tử

Dưới đây là những lỗi phạt hóa đơn điện từ thường gặp:

• Vi phạm quy định tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử
• Hóa đơn xuất sai thời điểm
• Để lộ thông tin dữ liệu, nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Ngoài ra doanh nghiệp cũng nên tham khảo về các trường hợp cảnh cáo và mức phạt mất hóa đơn nếu có xảy ra.

Hãy cùng MATBAO INVOICE tìm hiểu chi tiết về các lỗi trên nhé..

Vi phạm quy định tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử

Không đủ nội dung quy định

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính trong trường hợp: Tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ một trong các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn. Cụ thể là thông tin về ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn.

Trong trường hợp này, hóa đơn được coi là không hợp lệ và doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm. 

Do vậy, khi lập hóa đơn điện tử, người làm kế toán cần chú ý đảm bảo đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định. 

Mức xử phạt: 

• Phạt tiền ở mức từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng với hành vi tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ nội dung hóa đơn theo quy định.

• Phạt cảnh cáo với hành vi tự in hóa đơn không đủ hoặc không đúng các nội dung trên hóa đơn theo quy định nhưng đã tự khắc phục. Hóa đơn vẫn đảm bảo phản ánh đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và không ảnh hưởng đến tiền thuế phải nộp.

Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện

Doanh nghiệp nên lưu ý các điều kiện tự in hóa đơn điện tử, tránh mắc lỗi.

Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định là lỗi phạt hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lưu ý. 

Bạn có thể tìm hiểu điều kiện để tự in, khởi tạo hóa đơn điện tử, bao gồm cả điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn và tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trong thông tư 32/2011/TT-BTC của bộ tài chính.

Đây là thông tư hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hoá đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.

Mức xử phạt: Phạt tiền 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Cung cấp phần mềm tự in hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc theo quy định hoặc hóa đơn khi in ra không đáp ứng đủ nội dung

Các nguyên tắc, nội dung bắt buộc phải có khi tự in hóa đơn điện tử được quy định tại thông tư 32/2011/TT-BTC.

Mức xử phạt: Đối với lỗi này doanh nghiệp có thể bị phạt tiền mức cao nhất 8.000.000 đồng, thấp nhất 4.000.000 đồng.

Tự in hóa đơn giả - khởi tạo hóa đơn điện tử giả

Tự in, khởi tạo hóa đơn điện tử giả doanh nghiệp có thể bị phạt đến 50.000.000 đồng.

Hóa đơn giả là hóa đơn được in/ khởi tạo theo hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác. Hoặc in hóa/ khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn. 

Mức xử phạt:

• Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Trong trường xác định được do lỗi khách quan của phần mềm tự in, tổ chức cung cấp sẽ bị phạt cảnh cáo. Đồng thời phải dừng ngay việc khởi tạo hóa đơn, có điều chỉnh và sửa chữa kịp thời. 
• Ngoài ra các tổ chức, cá nhân có thể phải nhận hình thức xử phạt bổ sung. Phạt đình chỉ quyền tự in hóa đơn từ 01 tháng đến 03 tháng.

Bên cạnh các lỗi phạt hóa đơn điện tử trên, dự thảo nghị định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn có bổ sung thêm nhiều hành vi vi phạm.

Cụ thể các hành vi vi phạm quy định tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử như sau:

• Chậm bổ sung thay đổi thông tin trên đăng ký sử dụng hóa đơn
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sai mã hoặc không có mã của cơ quan thuế
• Chậm bổ sung thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ 10 ngày trở lên
• Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền không có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Bổ sung các hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn điện tử, cụ thể: 

• Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế
• Lập hóa đơn sai loại hóa đơn giao cho khách hàng
• Ngày ghi trên hóa đơn đã lập xảy ra trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế
• Lập hóa đơn nhưng không giao hoặc chuyển cho người mua
• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn điện tử xuất sai thời điểm sẽ bị xử phạt như thế nào?

Hóa đơn xuất sai thời điểm được coi là không hợp lệ và doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định.

Xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi phạt hóa đơn điện tử nhiều kế toán còn mắc phải. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm ký số. 

Cụ thể, bạn có thể tham khảo thời điểm lập hóa đơn điện tử áp dụng với từng đối tượng được quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

• Đối với bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Không phân biệt người bán đã thu hay chưa thu được tiền. 

• Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ. Không phân biệt bên cung cấp dịch vụ đã thu được tiền hay chưa.

• Trường hợp giao hàng nhiều lần: Bạn sẽ phải lập hóa đơn cho giá trị, khối lượng hàng hóa/dịch vụ được giao tương ứng cho mỗi lần giao hàng. 

Mức xử phạt:

• Mức phạt tiền áp dụng với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. 

• Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, doanh nghiệp sẽ chịu hình thức phạt cảnh cáo.

Để lộ thông tin dữ liệu, nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bị xử phạt

Dự thảo bổ sung quy định nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bị xử phạt đến 10.000.000 đồng nếu để lộ thông tin và dữ liệu.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt nếu để lộ thông tin và dữ liệu khách hàng.  Đây là quy định được bổ sung trong dự thảo nghị định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Số lượng các doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường ngày càng nhiều. Việc bổ sung quy định trên đòi hỏi các đơn vị này phải chú trọng hơn đến tính an toàn, bảo mật.

Từ đó có được những tổ chức cung cấp dịch vụ chất lượng, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Mức xử phạt:

Khi để lộ thông tin và dữ liệu khách hàng, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ của MATBAO INVOICE về các lỗi phạt hóa đơn điện tử. Hy vọng nội dung này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt là tránh được những sai phạm không đáng có, gây thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp.

Xem thêm bài liên quan:

• Dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn của MATBAO INVOICE