"Thảm Họa" Thất Thoát Dữ Liệu - Bài Học Đắt Giá Từ StableHost

Nếu không dành sự quan tâm đúng mức cho việc bảo mật dữ liệu, doanh nghiệp có thể gặp phải thảm họa mất dữ liệu, làm ảnh hưởng đến kinh doanh. 

Việc điều hành công việc, kinh doanh, quản trị nhân sự của doanh nghiệp trở nên tiện lợi hơn nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin. Tuy nhiên, song song đó, các doanh nghiệp vẫn đối mặt với những thách thức về rủi ro thất thoát dữ liệu. Việc bảo vệ các thông tin trọng yếu trở nên thách thức hơn đối với các cá nhân, tổ chức. Trường hợp của StableHost là một bài học đắt giá mà các doanh nghiệp có thể tham khảo, rút kinh nghiệm để tránh thảm họa mất dữ liệu..

Thảm hóa mất dữ liệu

Thảm họa mất dữ liệu - “Cơn ác mộng” về Bảo mật thông tin vẫn còn đó

Các rủi ro về bảo mật thông tin hiện diện ở mọi nơi, từ việc bị Hacker tấn công, trộm dữ liệu, hay do lỗi người dùng, bất cẩn trong công việc,... Các nguy cơ này có thể làm ảnh hưởng lớn đến công việc kinh doanh, vận hành doanh nghiệp. 

Hơn thế nữa, việc thất thoát dữ liệu có thể làm khách hàng, nhân viên mất niềm tin vào doanh nghiệp trong việc bảo vệ thông tin cá nhân của họ. Uy tín công ty có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng, thậm chí có thể bị phạt tiền, gặp các vấn đề tài chính khác. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần bảo vệ tài sản trí tuệ để giữ lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Case Study về Stablehost

Việc thất thoát dữ liệu có thể ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

StableHost đã từng bị đơn vị cung cấp dịch vụ Datacenter Location Singapore PhoenixNAP tắt toàn bộ Server. Theo đó, mọi dữ liệu khách hàng được chuyển sang Phoenix. StableHost gửi thông báo chính thức qua Twitter à Email về tình trạng này. Cả 4 Server bao gồm Sin01, Sin02, Sin03, Sin04 ở Location Singapore đều bị Down. 

Sự cố này đã gây không ít sự phàn nàn, không hài lòng từ người dùng của StableHost, thậm chí làm mất sự tin tưởng của khách hàng.

Nguyên nhân ban đầu được StableHost đưa ra là do Client nào đó bị Abuse Complaint. Toàn bộ khách hàng trên Server Singapore đang trong quá trình chuyển sang máy chủ mới ở Phoenix. Các dữ liệu có thể không phải bản mới nhất vì được lấy từ Server Backup và cũng chưa biết bao giờ sẽ xong. Khách hàng phải đợi những Email thông báo tiếp theo từ StableHost. Sau khi họ gửi cho địa chỉ IP để trỏ Domain về, Website mới hoạt động trở lại. 

Một trường hợp khác về mất dữ liệu Hóa đơn điện tử

Thảm họa mất dữ liệu khiến chủ doanh nghiệp phải đau đầu tìm cách xử lý.

Thất lạc, mất hóa đơn là mối lo lắng chung của các doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử như giải pháp để hạn chế thấp nhất các tác nhân vật lý như cháy, ướt, rách,… lên hóa đơn giấy truyền thống. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế sự thất lạc, mất mát không mong muốn đối với thông tin hóa đơn đang sở hữu.

Tuy nhiên, dùng hóa đơn điện tử (HĐĐT) không đồng nghĩa với việc an toàn 100%. Một số rủi ro như hư hỏng nguồn chứa dữ liệu, Virus xâm nhập,... có thể làm mất hóa đơn điện tử. 

Trường hợp thực tế, một doanh nghiệp tại Quận 09 đã gặp sự cố mất dữ liệu hóa đơn điện tử nghiêm trọng. Các dữ liệu về khách hàng lớn nhỏ trong hai năm của họ hoàn toàn mất sạch ngay chính trên hệ thống máy chủ của mình. Điều ngày làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của công ty.

Nâng cao trách nhiệm trong Bảo mật thông tin Doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ chịu hậu quả thế nào khi để thất thoát dữ liệu?

Mất lợi thế cạnh tranh

Sẽ rất nguy hiểm nếu dữ liệu của doanh nghiệp bị thất thoát, bị tin tặc nắm toàn bộ dữ liệu nhạy cảm. Các thông tin khách hàng, bí mật kinh doanh, thông tin hợp tác với đối tác,... của doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Thất thoát những thông tin này đồng nghĩa với việc làm mất lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. 

Việc mất dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến doanh thu, kéo theo nhiều hệ lụy khác như mất cơ hội được đầu tư và hợp tác với doanh nghiệp khác,…

Vấn đề pháp lý

Doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề về pháp lý nếu làm thất thoát dữ liệu.

Doanh nghiệp làm rò rỉ thông tin khách hàng có thể bị phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu việc thất thoát thông tin gây thiệt hại, doanh nghiệp phải bồi thường theo quy định của pháp luật. Các mức phạt từ vài chục đến hàng trăm triệu đồng.

Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

Khi làm thất thoát dữ liệu, doanh nghiệp sẽ gánh chịu những hậu quả khôn lường, ảnh hưởng hoạt động kinh doanh. Khách hàng có thể mất niềm tin với công ty, doanh thu của doanh nghiệp có thể sụt giảm, kéo theo nhiều hệ lụy khác như mất cơ hội được đầu tư, giá cổ phiếu giảm,…

Trách nhiệm của Chủ doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp cần nhận thức vấn đề Bảo mật đúng đắn

Việc bảo mật dữ liệu đang là điều bắt buộc, nhất là trong bối cảnh cạnh tranh 4.0 hiện nay. Đó được xem là thước đo cho uy tín, sự đáng tin cậy của doanh nghiệp. Trường hợp của Stablehost là một bài học đắt giá để các doanh nghiệp ghi nhớ, rút kinh nghiệm. Vì bê bối thất thoát dữ liệu có thể dẫn đến mất niềm tin của khách hàng với thương hiệu, gây những thiệt hại khổng lồ.

Không đặt niềm tin vào các phần mềm giá rẻ 

Hóa đơn điện tử lưu trữ tiện lợi, dễ dàng các dữ liệu chứng từ, hóa đơn của doanh nghiệp. Như đã đề cập ở trên, HĐĐT vẫn có thể gặp nguy cơ bị thất thoát. Doanh nghiệp nên tránh lựa chọn phần mềm hóa đơn giá rẻ, đơn vị không uy tín. Bởi nếu vậy sẽ có nguy cơ rò rỉ dữ liệu, gây nhiều nguy cơ cho doanh nghiệp. Các phần mềm giá rẻ sẽ không được đầu tư hệ thống bảo mật cao, đồng thời các đơn vị kém uy tín cũng không có kinh nghiệm, khả năng xử lý các tình huống bất ngờ. Do đó, nguy cơ lớn hơn, doanh nghiệp dễ gặp thảm họa mất dữ liệu hơn.

Đào tạo kỹ năng và nâng cao trách nhiệm nhân viên

Doanh nghiệp cần đào tạo kỹ năng của nhân viên về vấn đề bảo mật thông tin.

Không ít công ty bỏ qua, hoặc thực hiện qua loa bước đào tạo kỹ năng và nâng cao trách nhiệm nhân viên. Một số chủ doanh nghiệp giả định nhân viên đã biết, hoặc giải quyết được khi vấn đề xảy ra. Điều này hoàn toàn sai lầm. Công nghệ phát triển không ngừng, thủ đoạn của tin tặc cũng ngày càng tinh vi hơn. Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các khóa học về cách sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt, nên đào tạo, cảnh báo về các phần mềm gây hại, các rủi ro bảo mật mới, nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên để đảm bảo an toàn cao hơn cho dữ liệu doanh nghiệp. 

Nâng cao Bảo mật cho Hóa đơn Điện tử là bước đầu bảo vệ hệ thống thông tin Doanh nghiệp

Vì sao nên bảo mật hệ thống thông tin hóa đơn?

Có thể khẳng định rằng, việc sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích hơn so với dùng chứng từ giấy thông thường. Tuy nhiên, do sự cố trên dữ liệu, doanh nghiệp vẫn có thể gặp tình trạng mất HĐĐT, gặp những sự cố không mong muốn nếu không có biện pháp phòng ngừa thích hợp. Việc khôi phục lại các dữ liệu trước đó rất khó khăn, thậm chí là không thể nếu bạn dùng dịch vụ của đơn vị thiếu uy tín. 

Doanh nghiệp làm mất hóa đơn có thể gặp rắc rối về pháp lý, ảnh hưởng hoạt động sản xuất kinh doanh,... Có thể nói, việc bảo mật hệ thống thông tin hóa đơn là vô cùng quan trọng và cần thiết. Do đó chúng ta nên tham khảo thêm các dịch vụ hóa đơn điện tử bảo mật để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Tiêu chí lựa chọn một phần mềm Hóa đơn an toàn 

Hóa đơn điện tử Matbao Invoice dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp tránh thảm họa mất dữ liệu. Bạn có thể tham khảo 4 tiêu chí để chọn lựa cho doanh nghiệp của bạn phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, đó là:

• Cơ sở lưu trữ
• Quá trình gửi nhận an toàn
• Sao lưu tự động và Backup thường xuyên
• Công nghệ mã hóa

Hãy tiếp tục tìm hiểu rõ hơn về:

Cơ sở lưu trữ

Cơ sở dữ liệu, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống có quy mô và bảo mật lớn như Microsoft Azure. 

Quá trình gửi nhận an toàn

Hóa đơn phải đảm bảo được nhận, gửi an toàn, chủ doanh nghiệp chủ động kiểm soát và quản lý toàn bộ quy trình nhận, gửi,lưu trữ thông tin hóa đơn chứng từ trong hệ thống phần mềm.

Sao lưu tự động và Backup thường xuyên

Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp phải được sao lưu thường xuyên với công nghệ sao lưu hiện đại. Một số nền tảng đáng tin cậy như Azure Backup, Backup and Sync Google,..

Công nghệ mã hóa

Phần mềm hóa đơn nên ứng dụng tiêu chuẩn 256 bit với công nghệ AES mới nhất để mã hóa toàn bộ thông tin tại doanh nghiệp.

Matbao Invoice là một trong những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và chất lượng nhất hiện nay tại thị trường Việt Nam. Matbao Invoice được thiết kế cho CEO, CFO, đạt chuẩn thông tư 68/2019/TT-BTC, giúp bảo vệ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời phần mềm đáp ứng đủ các nghiệp vụ kế toán và vô cùng dễ sử dụng. Liên hệ ngay Matbao Invoice để được tư vấn chi tiết nhất và tránh gặp thảm họa mất dữ liệu cho doanh nghiệp.