Tại Sao Nên Chuyển Đổi Sang Hóa Đơn Điện Tử Trước Năm 2020?

Hóa đơn giấy phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước năm 2020 là quy định bắt buộc của Chính phủ. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

Những bất cập của hóa đơn giấy

Những bất cập của hóa đơn giấy có thể được khắc phục bằng hóa đơn điện tử Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, lộ trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử đã được Chính phủ quy định cụ thể và tái khẳng định trong thông tư 68/2019/TT-BTC.

Từ ngày 01/11/2020, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp,… bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Bên cạnh những doanh nghiệp đi tiên phong cho việc thực hiện thì vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang do dự và phải đối mặt với rất nhiều bất cập gây nên do sử dụng hóa đơn giấy như:

• Tốn kém chi phí in ấn, lưu kho, chuyển phát lại mất thời gian chờ đợi.
• Viết tay hóa đơn không chỉ lâu mà còn đòi hỏi sự tập trung cao độ để đảm bảo tính chính xác.
• Dễ xảy ra tình trạng thất lạc hóa đơn dẫn tới bị xử phạt hành chính.
• Khó khăn trong việc tra cứu.

Lợi ích của việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước 01/11/2020 là gì?

Những lợi ích tuyệt vời khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước 2020 Tại thời điểm này, giới chuyên môn nhận định đây là khoảng thời gian vàng để doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử nhờ những lợi ích thiết thực vô cùng to lớn. Dưới đây là các thiết thực to lớn đó:

• Tiết kiệm thời gian thi hành
• Nhanh chóng thích nghi với hóa đơn điện tử
• Tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp so với đối thủ

Hãy cùng MIFI tiếp tục tìm hiểu chi tiết về các lợi ích khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Tiết kiệm thời gian thi hành

Rõ ràng là khi càng gần tới thời hạn bắt buộc thi hành, hàng trăm ngàn doanh nghiệp trên cả nước sẽ càng ồ ạt cùng lúc đăng ký sử dụng. Điều này dẫn tới việc phải chờ đợi lâu hơn cũng như khó hơn trong việc kịp thời nhận được tư vấn chi tiết từ cơ quan thuế và các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Bởi vậy mà chuyển đổi sớm trước thời hạn được khuyến khích thực hiện để có lợi nhất cho doanh nghiệp.

Nhanh chóng thích nghi với hóa đơn điện tử

Đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp truyền thống thì khái niệm “hóa đơn điện tử” còn khá mới mẻ. Vì thế, nếu không có thời gian để trải nghiệm và làm quen, chắc hẳn không ít kế toán sẽ cảm thấy bối rối, khó nắm bắt và khó xử lý công việc. Kể từ 14/11/2019, Thông tư 68/2019/TT-BTC cũng chính thức có hiệu lực với những thay đổi đáng kể trong quy định hóa đơn điện tử so với các văn bản trước đây. Do đó các doanh nghiệp cần thay đổi sớm để kịp thời thích ứng.

Tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp so với đối thủ

Đặt trong mối tương quan giữa sự phát triển và không ngừng cạnh tranh của thị trường, việc doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử chính là nắm lấy cơ hội bứt phá để tăng lợi thế cạnh tranh và tiến gần hơn tới thành công. Cụ thể các lợi thế đó là:

• Tiết kiệm chi phí

Rõ ràng là việc chuyển qua hóa đơn điện tử không mất chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho cũng như phạt do hỏng/thất lạc hóa đơn. Nhờ đó tiết kiệm được một khoản chi phí cố định lớn. Đồng thời, trong thời điểm hiện tại chi phí chuyển đổi cũng có thể được tối ưu bởi nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn đang tung ra những chương trình ưu đãi cực kỳ hấp dẫn cho doanh nghiệp triển khai sớm. Bài viết nên đọc: Tiết Kiệm 90% Chi Phí Khi Chuyển Đổi Sang Hóa Đơn Điện Tử  

• Giảm thủ tục hành chính

Thay vì thực hiện theo quy trình truyền thống là viết tay, trình ký, đóng dấu rồi cuối cùng chuyển phát nhanh thì nhờ chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể rút ngắn tối đa thủ tục cũng như thời gian hoàn thành chỉ trong vài phút từ nhập liệu cho tới gửi đi đến tay khách hàng.

• Đẩy nhanh quá trình kinh doanh và thanh toán

Thông thường phải mất trung bình từ 3 ngày tới 1 tuần để khách hàng nhận được hóa đơn thông qua chuyển phát nhanh sau đó tiến hành thanh toán. Tuy nhiên, việc gửi hóa đơn điện tử qua Email sẽ giúp khách ngay lập tức nhận được hóa đơn, từ đó rút ngắn thời gian thanh toán, nhanh chóng thu hồi công nợ.

• Tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng

Trên thực tế hóa đơn điện tử được thiết kế cực kỳ đẹp mắt, rõ ràng và đầy đủ thông tin, nhờ đó nhanh chóng tạo được ấn tượng tốt trong mắt khách hàng về một doanh nghiệp hiện đại, năng động và chuyên nghiệp.

Chú trọng vào vấn đề bảo mật khi Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử

Không nên đặt niềm tin tuyệt đối vào các phần mềm điện tử giá rẻ

Việc lựa chọn những phần mềm hóa đơn điện tử giá rẻ sẽ mang đến cho Doanh nghiệp những rủi ro tiềm ẩn trong việc bảo mật thông tin của hóa đơn. Các nhà cung cấp dịch vụ "giá rẻ" thường không được đánh giá cao về khả năng an toàn cho hệ thống dữ liệu, thiếu khả năng phản ứng và xử lý khi có vấn đề xảy ra. Tại Việt Nam, thị trường hóa đơn điện tử đang còn ở những bước đầu triển khai. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử còn giới hạn ở các doanh nghiệp. Chính vì vậy, mối quan tâm về lưu trữ và bảo mật dữ liệu hóa đơn còn chưa được chú trọng, khiến nhiều Chủ doanh nghiệp "lơ là" trong việc lựa chọn phần mềm hóa đơn.

 Tiêu chí để lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử an toàn

Để nâng cao hệ thống bảo mật và hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu hóa đơn, hãy lựa chọn những phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo những tiêu chí bảo mật sau:

• Được lưu trữ và Back-up thường xuyên tại hệ thống Cloud tiêu chuẩn.
• Sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến để đảm bảo thông tin luôn được giữ an toàn
• Key access được mã hóa đảm quá trình nhận gửi hóa đơn khép kín và an toàn.
• Ít nhất là 2 lớp bảo mật (Mật khẩu) và mã OTP có sự xác nhận của Chủ doanh nghiệp

Lựa chọn một phần mềm Hóa đơn điện tử an toàn sẽ giúp các Doanh nghiệp yên tâm kinh doanh hơn, tránh khỏi những rủi ro tiềm ẩn mà “vấn nạn” mất hóa đơn mang đến. Chính vì vậy, các chủ doanh nghiệp nên cân nhắc và chú trọng đến việc lựa chọn một giải pháp chuyển đổi hóa đơn điện tử an toàn. Xem thêm bài viết:

• Xem Nhẹ Vấn Đề Lưu Trữ Hóa Đơn Doanh Nghiệp Sẽ Phải Trả Giá Đắt